In Deutschland darf man die Personalbeschaffung nicht einfach als eine Entscheidung zwischen der Einstellung eines Arbeitnehmers und der Beauftragung eines Selbstständigen betrachten. Die Beauftragung eines Selbstständigen mag zwar als schnellere und kostengünstigere Option erscheinen, doch die falsche Entscheidung kann zu einem teuren Fehler werden.
Das liegt daran, dass die deutschen Behörden die Tätigkeiten der Arbeitnehmer genau unter die Lupe nehmen. Dies wird im deutschen Recht als Scheinselbstständigkeit (Schein-Selbstständigkeit) und wird von der Deutschen Rentenversicherung oder von Gerichten anhand einer ganzheitlichen Bewertung von Faktoren wie persönlicher Abhängigkeit und Einbindung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers beurteilt. Wird ein Auftragnehmer später als Arbeitnehmer eingestuft, könnte Ihr Unternehmen zur Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen (für bis zu vier Jahre, bei Vorsatz sogar für 30 Jahre), Lohnsteuer und gesetzlichen Leistungen verpflichtet sein; in schwerwiegenden Fällen können Geschäftsführer zudem nach deutschem Recht strafrechtlich zur Verantwortung gezogen werden.
In diesem Leitfaden vergleichen wir anhand realer Geschäftsszenarien EOR der Beauftragung von Freiberuflern in Deutschland. Sie erfahren, wann die Beauftragung eines Freiberuflers und wann die Nutzung eines EOR sinnvoller EOR . Nach der Lektüre dieses Beitrags werden Sie in der Lage sein, das richtige Modell auszuwählen – unter Berücksichtigung Ihrer Einstellungsbedürfnisse, Ihres Budgets, Ihrer Compliance-Verpflichtungen und Ihrer langfristigen Geschäftsziele.
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In Deutschland darf man die Personalbeschaffung nicht einfach als eine Entscheidung zwischen der Einstellung eines Arbeitnehmers und der Beauftragung eines Selbstständigen betrachten. Die Beauftragung eines Selbstständigen mag zwar als schnellere und kostengünstigere Option erscheinen, doch die falsche Entscheidung kann zu einem teuren Fehler werden.
Das liegt daran, dass die deutschen Behörden die Tätigkeiten der Arbeitnehmer genau unter die Lupe nehmen. Dies wird im deutschen Recht als Scheinselbstständigkeit (Schein-Selbstständigkeit) und wird von der Deutschen Rentenversicherung oder von Gerichten anhand einer ganzheitlichen Bewertung von Faktoren wie persönlicher Abhängigkeit und Einbindung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers beurteilt. Wird ein Auftragnehmer später als Arbeitnehmer eingestuft, könnte Ihr Unternehmen zur Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen (für bis zu vier Jahre, bei Vorsatz sogar für 30 Jahre), Lohnsteuer und gesetzlichen Leistungen verpflichtet sein; in schwerwiegenden Fällen können Geschäftsführer zudem nach deutschem Recht strafrechtlich zur Verantwortung gezogen werden.
In diesem Leitfaden vergleichen wir anhand realer Geschäftsszenarien EOR der Beauftragung von Freiberuflern in Deutschland. Sie erfahren, wann die Beauftragung eines Freiberuflers und wann die Nutzung eines EOR sinnvoller EOR . Nach der Lektüre dieses Beitrags werden Sie in der Lage sein, das richtige Modell auszuwählen – unter Berücksichtigung Ihrer Einstellungsbedürfnisse, Ihres Budgets, Ihrer Compliance-Verpflichtungen und Ihrer langfristigen Geschäftsziele.
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Stephan Dorn
Geschäftsführender Gesellschafter
Unternehmen ziehen vor allem aus zwei Gründen zunächst auf freiberufliche Mitarbeiter zurück. In der Regel ist damit weniger Verwaltungsaufwand und sind die Vorlaufkosten geringer. Arbeitgeber gehen davon aus, dass sie sich nicht um die Lohnabrechnung, die Einbehaltung von Steuern oder die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen kümmern müssen. Diese Flexibilität scheint für ausländische Unternehmen attraktiv zu sein, ist es aber nicht.
Allerdings verringert die bloße Bezeichnung als „Auftragnehmer“ den Aufwand bei der Einstellung nicht. Wenn der Arbeitnehmer seine Tätigkeit wie ein Angestellter ausübt, kann die Behörde das Beschäftigungsverhältnis neu einstufen, unabhängig davon, welche Vereinbarung Sie unterzeichnet haben.
Ein EOR die bessere Option, wenn Sie Ihren ersten Mitarbeiter als Festangestellten einstellen möchten. Wir empfehlen beispielsweise einen EOR die betreffende Person:
Die Beauftragung eines unabhängigen Auftragnehmers ist eine geeignete Option, wenn Ihr Unternehmen zwei Voraussetzungen erfüllt: Der Auftragnehmer betreibt ein eigenständiges Unternehmen und erbringt Dienstleistungen zu seinen eigenen Bedingungen. Das bedeutet, dass dieses Beschäftigungsmodell geeignet ist, wenn der Auftragnehmer:
Die Beauftragung eines unabhängigen Auftragnehmers ist in der Regel die bessere Option, wenn es sich um projektbezogene Arbeit handelt.
Typische Beispiele sind die Beauftragung eines freiberuflichen Designers zur Erstellung von Marketingmaterialien, eines Beraters zur Optimierung von Geschäftsprozessen oder eines Softwareentwicklers zur Entwicklung einer bestimmten Funktion mit einem festgelegten Fertigstellungstermin.
Selbst bei einem kurzfristigen Einsatz Employer of Record ein Employer of Record die bessere Wahl sein. Dies ist der Fall, wenn der Mitarbeiter ähnliche Aufgaben wie festangestellte Mitarbeiter wahrnimmt. Wenn Sie beispielsweise jemanden für ein sechsmonatiges Projekt in Vollzeit einstellen und von ihm verlangen, dass er sich an Ihre Arbeitszeiten hält, an internen Besprechungen teilnimmt und Ihren Führungskräften Bericht erstattet, kann dies eher ein Arbeitsverhältnis als eine echte Auftragnehmerbeziehung begründen.
Bevor Sie sich bei einem kurzfristigen Projekt zwischen einem EOR einem Auftragnehmer entscheiden, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
Frage | Falls ja | Empfohlene Option |
Ist die Arbeit projektbezogen und hat sie einen klar definierten Umfang? | Ja | Auftragnehmer |
Wird die betreffende Person selbst entscheiden, wie und wann sie die Arbeit erledigt? | Ja | Auftragnehmer |
Werden sie für mehrere Kunden arbeiten? | Ja | Auftragnehmer |
Werden sie sich an Ihre Arbeitszeiten und internen Richtlinien halten? | Ja | Employer of Record |
Werden sie direkt an Ihre Vorgesetzten berichten? | Ja | Employer of Record |
Werden sie Teil Ihres Tagesgeschäfts werden? | Ja | Employer of Record |
Wenn Sie für ein freiberufliches Projekt einen einzelnen Remote-Fachmann beauftragen, ist die Beauftragung eines unabhängigen Auftragnehmers die richtige Wahl. Auftragnehmer kümmern sich selbst um ihre Steuern, Sozialversicherung und ihre geschäftlichen Angelegenheiten, sodass der Einstellungsprozess unkompliziert ist.
Es kommt der Zeitpunkt, an dem Sie ein Team aus Remote-Mitarbeitern aufbauen möchten. In dieser Situation wird die Verwaltung mehrerer freiberuflicher Mitarbeiter zu einer größeren Herausforderung. Sie müssen darauf achten, dass kein freiberuflicher Mitarbeiter falsch eingestuft wird. Darüber hinaus kann die Koordination von Verträgen, Rechnungsstellung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bei mehreren freiberuflichen Mitarbeitern zunehmend komplexer werden.
In diesem Fall Employer of Record ein Employer of Record eine skalierbarere Lösung. Sie können mehrere Mitarbeiter mit vorschriftsmäßigen Arbeitsverträgen beschäftigen und gleichzeitig die Lohnabrechnung, die Steuerabzüge, die Sozialversicherungsabwicklung, die gesetzlichen Sozialleistungen und die Personalverwaltung auslagern. Auf diese Weise können Sie sich auf das Leistungsmanagement konzentrieren, anstatt sich mit Verwaltungsaufgaben zu beschäftigen.
Überlegungen | Employer of Record EOR) | Unabhängiger Auftragnehmer |
Einen Remote-Mitarbeiter einstellen | Am besten geeignet für Vollzeitstellen, die mit einer Festanstellung vergleichbar sind | Am besten geeignet für echte freiberufliche oder projektbezogene Tätigkeiten |
Anpassung der Mitarbeiterzahl | Ermöglicht problemlos die Einstellung mehrerer Mitarbeiter | Mit steigender Zahl der Auftragnehmer nimmt der Verwaltungsaufwand zu |
Lohn- und Gehaltsabrechnung | Verwaltet von der EOR | Die Auftragnehmer stellen Ihrem Unternehmen direkt eine Rechnung |
Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften | Verwaltet von der EOR | Ihr Unternehmen muss sicherstellen, dass jeder Auftragnehmer tatsächlich unabhängig ist. |
Langfristige Teambildung | Ideal für den Aufbau einer stabilen Remote-Belegschaft | Eher geeignet für befristete oder spezialisierte Einsätze |
Wie oben bereits erwähnt, eignen sich freiberufliche Mitarbeiter gut für projektbezogene Aufträge oder spezialisierte Dienstleistungen. Wenn Sie jedoch möchten, dass ein freiberuflicher Mitarbeiter Teil Ihres Kernteams wird, beispielsweise als Führungskraft, wird diese Entscheidung sehr schwierig. Freiberufliche Mitarbeiter sind möglicherweise nicht mehr die richtige Wahl, wenn Sie:
Mit einem EOR können Sie Vollzeitmitarbeiter noch schneller einstellen. Der EOR Arbeitsverträge, die Lohnabrechnung, die Lohnsteuerabzüge, die Sozialversicherungsabwicklung, gesetzliche Sozialleistungen und die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften. Ein EOR besonders dann von großem Nutzen, wenn Sie:
Wenn Ihre Geschäftstätigkeit an Reife gewinnt, wird die Gründung einer eigenen deutschen Gesellschaft zu einer sinnvolleren Option. Dies ist der Zeitpunkt, an dem Ihr Unternehmen den Markt erschlossen hat und größere operative Unabhängigkeit benötigt. Ziehen Sie den Wechsel von einem EOR einer eigenen Gesellschaft in Betracht, wenn Sie:
Wenn Sie ein konkretes Projekt mit einem festgelegten Umfang und Zeitplan haben, sind freiberufliche Dienstleister die richtige Wahl. Beispiele hierfür sind die Beauftragung eines Cybersicherheitsberaters zur Durchführung eines Sicherheitsaudits, eines UX-Designers zur Neugestaltung Ihrer Website oder eines Rechtsberaters zur Beratung in regulatorischen Fragen.
Wenn der Fachkraft zu einem festen Bestandteil Ihres Unternehmens wird, EOR die Einstellung über einen EOR die sicherere Option. Dies gilt für Positionen wie Softwareentwickler, Vertriebsleiter, Marketingexperten, Customer-Success-Mitarbeiter oder Betriebsleiter, die zu Ihren täglichen Geschäftsabläufen beitragen.
Einstellungsszenario | Employer of Record EOR) | Unabhängiger Auftragnehmer |
Einstellung eines Vollzeit-Spezialisten | ✓ Schnelle Einarbeitung bei konformer Beschäftigung | Nicht empfehlenswert, wenn die Tätigkeit als reguläre Beschäftigung ausgeübt wird |
Einen Experten auf Projektbasis beauftragen | Geeignet, könnte aber über das erforderliche Maß hinausgehen | ✓ In der Regel die schnellere und praktischere Option |
Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Personalverwaltung | Verwaltet von der EOR | Nicht zutreffend; Auftragnehmer stellen ihre Leistungen in Rechnung |
Langfristige Personalplanung | ✓ Gut geeignet | Eingeschränkte Eignung |
Compliance-Risiko | Niedriger für mitarbeiterähnliche Funktionen | Höher, wenn das Verhältnis zum Auftragnehmer einem Arbeitsverhältnis ähnelt |
| Geschäftsszenario | Empfohlenes Einstellungsmodell | Warum? |
| Sie stellen Ihren ersten Mitarbeiter in Deutschland ein | Employer of Record EOR) | Bietet vorschriftsmäßige Beschäftigungsverhältnisse, ohne dass Sie sich um Gehaltsabrechnung, Steuern oder Personalverwaltung kümmern müssen. |
| Sie suchen jemanden für ein kurzfristiges Projekt | Selbstständiger Auftragnehmer (sofern es sich um eine wirklich unabhängige Tätigkeit handelt) | Bietet Flexibilität und einen geringeren Verwaltungsaufwand für projektbezogene Arbeit mit festgelegten Rahmenbedingungen. |
| Sie bauen ein Remote-Team in Deutschland auf | Employer of Record EOR) | Erleichtert die Einstellung, Einarbeitung und Verwaltung mehrerer Mitarbeiter und gewährleistet gleichzeitig die kontinuierliche Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. |
| Sie möchten eine falsche Einstufung von Arbeitnehmern vermeiden | Employer of Record EOR) | Beseitigt das Risiko, einen Mitarbeiter als selbstständigen Auftragnehmer zu behandeln. |
| Sie planen eine langfristige Expansion in Deutschland | Employer of Record EOR) (Anschließend erfolgt der Übergang zu Ihrem eigenen Unternehmen, sobald dies angemessen ist) | Ermöglicht die langfristige Einstellung von Mitarbeitern und bietet Ihnen gleichzeitig die Möglichkeit, später eine deutsche Niederlassung zu gründen, falls Ihr Unternehmen wächst. |
| Sie benötigen schnell spezielle Fachkenntnisse | Das hängt von der Rolle ab | Wählen Sie einen Auftragnehmer aus, der echte projektbezogene Fachkompetenz und eine EOR für Vollzeit-Spezialisten, die Teil Ihres Unternehmens werden. |
Wenn ein Auftragnehmer die Rolle eines Arbeitnehmers übernimmt, könnte Ihr Unternehmen Risiken aufgrund einer falschen Einstufung von Arbeitskräften ausgesetzt sein. FMC Group diese Risiken beseitigen, indem sie in Ihrem Auftrag Mitarbeiter in Deutschland einzustellen. Anstatt sich selbst durch die komplexen deutschen Arbeitsvorschriften zu kämpfen, können Sie Talente schnell einstellen und dabei alle gesetzlichen Vorschriften einhalten.
Wenn Sie mit FMC Group zusammenarbeiten, können Sie weiterhin die täglichen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter verwalten, während wir uns um die gesetzlichen Arbeitgeberpflichten und den Verwaltungsaufwand kümmern. Seit mehr als 15 Jahren FMC Group internationale Unternehmen bei der Abwicklung folgender Aufgaben:
Ganz gleich, ob Sie Ihren ersten Mitarbeiter einstellen, ein Remote-Team aufbauen oder Ihre Belegschaft in Deutschland erweitern möchten – wir können für Sie Mitarbeiter zuverlässig und ohne Compliance-Risiken einstellen. Vereinbaren Sie ein kostenloses 30-minütiges Beratungsgespräch, um Ihren individuellen Einstellungsplan und Ihre Strategie zu erhalten.