Conocer los requisitos legales para la contratación de personal en empresas extranjeras es tan importante como conocer la legislación laboral alemana.
Uno de los principales objetivos de la contratación internacional es el uso eficiente del presupuesto; sin embargo, debido a problemas de incumplimiento normativo, puede acarrear multas cuantiosas. La razón principal de estas sanciones es la falta de un conocimiento profundo de los requisitos legales.
Si quieres contratar personal en Alemania, este artículo te resultará de gran utilidad. En él se recogen todos los requisitos necesarios para contratar personal en Alemania.
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Conocer los requisitos legales para la contratación de personal en empresas extranjeras es tan importante como conocer la legislación laboral alemana.
Uno de los principales objetivos de la contratación internacional es el uso eficiente del presupuesto; sin embargo, debido a problemas de incumplimiento normativo, puede acarrear multas cuantiosas. La razón principal de estas sanciones es la falta de un conocimiento profundo de los requisitos legales.
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Stephan Dorn
Socio Director
En Alemania, no es estrictamente obligatorio constituir una persona jurídica para contratar empleados. Sin embargo, una GmbH (sociedad de responsabilidad limitada) es la opción más habitual para registrar la empresa. Las sucursales y las filiales son alternativas cuando los objetivos de expansión son más ambiciosos.
La inscripción en el Registro Mercantil es obligatoria para determinadas formas jurídicas, como las sociedades de responsabilidad limitada (GmbH), las sociedades de responsabilidad limitada de capital reducido (UG), las sociedades anónimas (AG) y las sucursales autónomas de empresas extranjeras. Otras formas de empresa pueden requerir únicamente la inscripción en el Registro Mercantil.
Las empresas deben inscribir su actividad comercial en la oficina de comercio local antes de iniciar sus operaciones.
Tras el registro, las empresas reciben un número de identificación fiscal. Este número es imprescindible para el cumplimiento de las obligaciones fiscales en materia de impuesto de sociedades, IVA y nóminas.
Las empresas deben registrarse oficialmente en la Agencia Tributaria para que surtan efecto sus obligaciones fiscales. Entre estas obligaciones se incluyen la presentación de declaraciones del IVA y el pago de las cotizaciones sociales.
Los empleadores deben darse de alta en la Agencia Tributaria y en la Seguridad Social. Una vez hecho esto, podrán obtener un número de empleador y habilitar la gestión de nóminas.
Por lo general, los contratos de trabajo pueden celebrarse por escrito, pero los empleadores deben comunicar las condiciones esenciales del empleo por escrito o en formato escrito, tal y como exigen las normas vigentes. Los contratos de duración determinada siguen requiriendo la forma escrita.
Las empresas deben clasificar correctamente a sus trabajadores. Una clasificación errónea puede acarrear multas, pagos atrasados y responsabilidades legales.
Los empleadores deben comprobar que el empleado tiene derecho a trabajar en Alemania. Además, deben conservar una identificación válida, un número de identificación fiscal y los datos de la Seguridad Social.
En muchos casos, como empresario extranjero, debe cumplir los convenios colectivos específicos del sector que establecen los salarios mínimos, las condiciones laborales y las prestaciones.
Las empresas deben retener el impuesto sobre la renta (impuesto sobre el salario) de los sueldos de los empleados y ingresarlo a las autoridades fiscales.
Las empresas extranjeras con un establecimiento permanente en Alemania deben retener el impuesto sobre el salario (Lohnsteuer) de los sueldos de sus empleados y abonarlo a las autoridades fiscales.
Los empleadores extranjeros que no tengan un establecimiento permanente en Alemania no suelen estar obligados a retener el impuesto sobre el salario; en su lugar, los empleados declaran sus ingresos en su declaración de la renta anual.
No obstante, si un empleado trabaja en Alemania durante más de 183 días en un año natural, pueden aplicarse obligaciones de retención incluso sin que exista un establecimiento permanente.
Las declaraciones del impuesto sobre el salario (Lohnsteuer) se presentan mensualmente, trimestralmente o anualmente, en función del volumen de impuestos del año anterior. Las declaraciones del impuesto sobre sociedades se presentan anualmente. Los empleadores deben asegurarse de que su calendario de presentación se ajuste a los umbrales establecidos por la Agencia Tributaria.
Debes dar de alta a los empleados en el sistema de la Seguridad Social alemán. Este sistema cubre el seguro médico, las pensiones, el desempleo y la asistencia a largo plazo.
Las empresas deben asumir una parte considerable de los costes de la seguridad social, que suelen repartirse con los empleados.
Debes tramitar la nómina cada mes. Esto debe hacerse con precisión, presentando los informes correspondientes sobre impuestos y cotizaciones a las autoridades competentes.
Los empleadores deben pagar, como mínimo, el salario mínimo legal establecido por la legislación alemana. El Gobierno actualiza periódicamente este importe.
Los empleadores deben pagar, como mínimo, el salario mínimo legal establecido por la legislación alemana. A partir del 1 de enero de 2026, el salario mínimo bruto es de 13,90 € por hora, y está previsto un nuevo aumento hasta los 14,60 € a partir del 1 de enero de 2027. Este salario es revisado y actualizado periódicamente por la Comisión del Salario Mínimo (Mindestlohnkommission).
Según la Ley de Jornada Laboral (Arbeitszeitgesetz), la jornada laboral está limitada, por regla general, a 8 horas diarias. Esta puede ampliarse hasta un máximo de 10 horas diarias, siempre que la media calculada sobre un período de 6 meses o 24 semanas no supere las 8 horas diarias. Los trabajadores deben disfrutar de un mínimo de 11 horas consecutivas de descanso entre jornadas laborales.
En Alemania, los trabajadores tienen derecho legal a vacaciones anuales remuneradas y a días festivos oficiales remunerados.
En virtud de la Ley de Continuidad de la Remuneración (Entgeltfortzahlungsgesetz), los trabajadores tienen derecho a percibir el salario íntegro durante una enfermedad por un máximo de seis semanas (42 días naturales) por cada episodio de enfermedad. Transcurrido este plazo, la seguridad social se hace cargo mediante el subsidio por enfermedad (Krankengeld). Los trabajadores deben presentar un certificado médico (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung) a la empresa.
Los contratos de trabajo deben respetar los plazos de preaviso establecidos por la ley. Estos varían en función de la antigüedad, y la rescisión debe cumplir con los requisitos legales.
La Ley de Protección contra el Despedimiento (Kündigungsschutzgesetz, KSchG) protege a los trabajadores contra el despido improcedente en empresas con más de 10 empleados, una vez transcurridos al menos seis meses de antigüedad. En tales casos, los despidos deben estar socialmente justificados y basarse en motivos de conducta, personales o operativos. Las empresas más pequeñas, con 10 empleados o menos, se rigen por normas menos estrictas, pero deben evitar igualmente los despidos discriminatorios.
Cuando se contrata a empleados en Alemania, es obligatorio darles de alta en un seguro médico público o privado. En este seguro, tanto los empleadores como los empleados aportan una cuota.
Las empresas deben cotizar al sistema público de pensiones para financiar las prestaciones de jubilación de los empleados.
Las empresas están obligadas a realizar aportaciones obligatorias al seguro de desempleo. El objetivo es proporcionar ayuda económica a los empleados en caso de que pierdan su empleo.
Según la Ley Federal de Vacaciones (Bundesurlaubsgesetz, BUrlG), los trabajadores tienen derecho por ley a un mínimo de 20 días de vacaciones pagadas al año, calculados sobre la base de una semana laboral de 5 días (24 días en el caso de una semana laboral de 6 días). En la práctica, la mayoría de los empleadores ofrecen entre 25 y 30 días a través de convenios colectivos o de la política de la empresa.
Las empresas deben cumplir la legislación en materia de protección de la maternidad y garantizar el derecho al permiso parental. Además, deben garantizar la protección del puesto de trabajo durante el periodo de permiso.
Los empleadores deben garantizar un entorno de trabajo seguro, realizar evaluaciones de riesgos y velar por el cumplimiento de las normas de salud y seguridad en el trabajo.
Las empresas extranjeras deben garantizar la igualdad de trato, independientemente del género, la nacionalidad, la religión, la edad o la discapacidad, tanto en la contratación como en las prácticas laborales.
Como empresario extranjero, debe gestionar los datos de conformidad con el RGPD. Esto incluye el almacenamiento seguro, el acceso restringido y el tratamiento lícito de los datos personales.
Las autoridades alemanas exigen a los empleadores que mantengan registros precisos de sus empleados, tales como contratos, datos de nóminas, documentos fiscales y horarios de trabajo, con fines de auditoría y cumplimiento normativo.
Las empresas deben presentar declaraciones fiscales periódicas. Estas declaraciones incluyen los informes mensuales sobre el impuesto sobre los salarios y las declaraciones anuales del impuesto de sociedades.
Debe comunicar mensualmente todas las cotizaciones de los empleados a las instituciones de la Seguridad Social con datos precisos.
Las empresas deben llevar una contabilidad adecuada y elaborar estados financieros de conformidad con las normas contables alemanas.
Las empresas extranjeras deben mantener toda la documentación organizada y actualizada. Esta debe estar lista para ser revisada en cualquier momento por las autoridades fiscales o en el marco de inspecciones laborales.
El incumplimiento de la obligación de retener o declarar correctamente los impuestos puede dar lugar a multas, intereses de demora y la devolución de las cantidades adeudadas.
Clasificar erróneamente a los empleados como autónomos puede dar lugar al pago retroactivo de impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social, así como a sanciones adicionales.
El incumplimiento de la normativa sobre jornada laboral, salario mínimo o protección de los trabajadores puede dar lugar a multas y litigios.
El hecho de no darse de alta o de no cotizar adecuadamente a los sistemas de la seguridad social puede dar lugar a pagos retroactivos y a medidas coercitivas por parte de las autoridades.
Un Employer of Record una organización externa que contrata legalmente a los trabajadores en nombre de una empresa extranjera en Alemania.
La empresa de gestión de personal EOR el empleador oficial, y la empresa extranjera supervisa las tareas diarias, el rendimiento y las operaciones comerciales del empleado. Con EOR, puedes contratar empleados rápidamente sin necesidad de registrar la GmbH, la sucursal o la filial.
La EOR todas las responsabilidades legales relacionadas con el empleo. Las responsabilidades más destacadas son los contratos de trabajo, la gestión de nóminas, las retenciones fiscales, las cotizaciones a la Seguridad Social y el cumplimiento de la legislación laboral alemana. La principal ventaja de todo ello es el riesgo mínimo de incurrir en sanciones por errores normativos o por desconocimiento de los requisitos locales.
Al recurrir a un EOR, se evitan automáticamente tareas administrativas complejas, como el registro de la empresa, la presentación de declaraciones de impuestos sobre los salarios y las obligaciones de información periódicas. Además, se minimizan riesgos como la clasificación errónea de los trabajadores, los errores en la nómina y el incumplimiento de las obligaciones en materia de seguridad social.
Este modelo resulta especialmente útil para aquellas empresas que desean probar el mercado alemán, contratar equipos reducidos o ampliar sus operaciones rápidamente sin comprometerse a constituir una entidad jurídica completa. EOR flexibilidad al tiempo que garantiza el pleno cumplimiento de la normativa laboral alemana.
Uno de los principales proveedores en este ámbito es FMC Group, una empresa de capital alemán que ofrece Employer of Record en Alemania y en más de 50 países.
Al contratar a empleados con sede en Alemania, las empresas que recurren a FMC Group plenamente con la Ley alemana de cesión de trabajadores (AÜG), ya que FMC Group la autorización de cesión de trabajadores (Arbeitnehmerüberlassungserlaubnis) necesaria.
Con FMC Group empleador legal, su empresa podrá acceder rápidamente al mercado, reducir el riesgo de incumplimiento normativo y FMC Group un apoyo administrativo completo. Al mismo tiempo, conservará plenamente el control diario sobre sus empleados.