SERVIZI DI GESTIONE STIPENDI IN GERMANIA · REGISTRAZIONE DEI DATORI DI LAVORO STRANIERI · ASSISTENZA LOCALE IN MATERIA DI RISORSE UMANE
Servizi di assunzione diretta e gestione delle buste paga in Germania per aziende straniere
La vostra azienda in qualità di datore di lavoro. Il nostro team tedesco dedicato alle risorse umane al vostro fianco.
Assumete il vostro team ovunque in Germania tramite la vostra azienda già esistente – senza bisogno di una filiale tedesca. Dal 1999, FMC Group aiuta le aziende internazionali ad affacciarsi e a crescere nei mercati esteri. Il nostro team in Germania vi assiste nella registrazione come datore di lavoro e si occupa della gestione mensile delle buste paga e dell’amministrazione delle risorse umane a livello locale – in inglese o in tedesco, sia per voi che per i vostri dipendenti.
Inizia subito oppure passa da un " Employer of Record " quando sei pronto a diventare il datore di lavoro.
- Assunzione a nome della vostra azienda
- Commissioni trasparenti – nessuna percentuale sullo stipendio
- Un team di risorse umane bilingue in Germania al servizio vostro e dei vostri dipendenti
Un’azienda straniera può assumere dipendenti in Germania senza una GmbH?
Sì. Un’azienda straniera può assumere dipendenti in Germania senza costituire una GmbH o un’altra filiale tedesca. La vostra azienda stipula il contratto di lavoro e rimane il datore di lavoro. Si registra come datore di lavoro straniero, gestisce le buste paga in Germania e versa i contributi previdenziali e, se del caso, l’imposta sul reddito da lavoro dipendente.
Questo modello viene spesso definito “registrazione del datore di lavoro straniero” o “gestione delle buste paga per i non residenti”. FMC Group lo offre come servizio unico: assistenza nelle registrazioni presso l’ente assicurativo contro gli infortuni sul lavoro, l’Agenzia federale per il lavoro e l’ufficio delle imposte, elaborazione mensile delle buste paga e supporto locale in materia di risorse umane – il tutto coordinato da un unico team in Germania.
Perché scegliere un impiego diretto in Germania?
La vostra azienda, i vostri dipendenti – nessuna filiale
La tua azienda stipula il contratto di lavoro e instaura un rapporto diretto con il tuo team in Germania. Non è necessario costituire una filiale tedesca solo per assumere personale.
Conveniente per un impiego a lungo termine
Per i contratti di lavoro a lungo termine, i costi di servizio possono essere inferiori rispetto a un accordo EOR, senza alcuna percentuale sullo stipendio. Nella proposta illustriamo le differenze di costo relative alla vostra situazione specifica.
Lavoro a lungo termine, senza limite di 18 mesi
Il limite di 18 mesi previsto dalla legge AÜG per il leasing di personale non si applica a un vero e proprio rapporto di lavoro diretto. Costruisci il tuo team tedesco pensando al lungo termine.
A chi è rivolto il nostro servizio di assunzione diretta e gestione delle buste paga
Pensato per aziende europee ed extraeuropee con team di piccole dimensioni e in crescita in qualsiasi località della Germania – fin dal primo dipendente. Tra le situazioni tipiche figurano:
- Il primo dipendente in Germania: come assumere il primo dipendente in Germania senza costituire una società.
- Servizio, assistenza e ruoli tecnici: costituire un team vicino ai clienti tedeschi oppure assumere sviluppatori e specialisti con sede in Germania.
- Transizione dall’EOR: assunzione diretta dei dipendenti provenienti da un’ Employer of Record e – la nostra o quella di un altro fornitore – ad esempio prima del termine di 18 mesi.
- Trasferimento dei dipendenti: organizzazione del trasferimento in Germania di un dipendente già in servizio.
- Ruoli commerciali: possibili, ma i dipendenti che stipulano contratti per conto dell’azienda possono determinare la presenza di una stabile organizzazione – chiarire questo aspetto prima dell’assunzione.
La configurazione più adeguata dipende dalla vostra azienda e dalle attività dei dipendenti. Segnaliamo tempestivamente le questioni che richiedono una valutazione legale o fiscale a parte, in modo che non ritardino l’avvio della vostra attività.
Servizi di gestione delle buste paga in Germania per datori di lavoro stranieri – coordinati da un unico team locale
Assunzione diretta con supporto amministrativo locale
La vostra società estera
Il datore di lavoro
Contratto di lavoro
Il tuo dipendente in Germania
Assunto direttamente dalla vostra azienda
Supporto amministrativo per la tua azienda e i tuoi dipendenti
Gruppo FMC · Team risorse umane tedesco
Registrazione dei datori di lavoro, servizi di gestione delle buste paga e assistenza locale in materia di risorse umane
La vostra azienda rimane il datore di lavoro. FMC si occupa degli aspetti amministrativi per entrambe le parti.
Tutto ciò di cui la vostra azienda ha bisogno per gestire le buste paga in Germania in qualità di datore di lavoro straniero, con un unico referente dedicato per la vostra azienda e i vostri dipendenti – in inglese o in tedesco.
Registrazione del datore di lavoro e configurazione delle buste paga
In primo luogo, vi assistiamo nella registrazione presso l’ente assicurativo contro gli infortuni sul lavoro competente (Berufsgenossenschaft). Il numero di assicurazione contro gli infortuni (Unternehmensnummer) è necessario per richiedere il numero di registrazione aziendale (Betriebsnummer) presso l’Agenzia federale per il lavoro. Laddove sia prevista l’imposta sui salari, vi assistiamo anche nella registrazione ai fini fiscali presso l’ufficio delle imposte. Successivamente, provvediamo a inserire i dati della vostra azienda e dei vostri dipendenti, nonché a impostare il calendario mensile delle buste paga.
Libro paga mensile e rendicontazione
Ogni mese ricevi le buste paga, i registri di busta paga, le comunicazioni relative alla previdenza sociale e i prospetti contributivi, un file di pagamento SEPA e, se del caso, le dichiarazioni relative alle imposte sui salari tramite ELSTER. Tu provvedi a comunicare le variazioni relative alle buste paga, verifichi i risultati ed esegui i pagamenti.
Assistenza locale in materia di risorse umane e portale per i dipendenti
La vostra azienda e i vostri dipendenti possono contattare il nostro team delle risorse umane in Germania in inglese o in tedesco. I dipendenti possono accedere alle buste paga e alla documentazione relativa alle retribuzioni tramite un portale online protetto. Emettiamo i certificati necessari ai dipendenti per le autorità e le prestazioni sociali – ad esempio per l’indennità di malattia, l’assegno parentale o l’indennità di disoccupazione –, gestiamo le richieste di rimborso U1/U2 e forniamo assistenza in caso di richieste da parte delle casse malattia e delle autorità.
Rappresentante legale e corrispondenza ufficiale
Ove richiesto, FMC agisce in qualità di vostro rappresentante con sede in Germania per la tenuta dei registri salariali ai sensi dell’articolo 28f, comma 1b, del SGB IV, sulla base di una procura inclusa nel nostro contratto. Come servizio opzionale, fungiamo anche da vostro destinatario autorizzato per la corrispondenza ufficiale.
Chi si occupa di cosa?
- Rapporto di lavoro e gestione quotidianaResponsabilità: la vostra azienda
- Registrazioni dei datori di lavoroResponsabilità: FMC fornisce supporto e coordina
- Libro paga mensile, rendiconti e dichiarazioniResponsabilità: FMC, nell’ambito del servizio di gestione delle buste paga
- Stipendio e contributi obbligatoriResponsabilità: la vostra azienda, utilizzando il file di pagamento fornito
- Rappresentante legale per la tenuta dei registri salariali (art. 28f SGB IV)Responsabilità: FMC, ove richiesto, in virtù della procura
Ambito del servizio
FMC fornisce servizi di gestione delle buste paga e delle pratiche amministrative relative al rapporto di lavoro. La vostra azienda rimane il datore di lavoro. La consulenza legale e fiscale, compresa la redazione dei contratti di lavoro, non rientra nel servizio.
Tutti i documenti relativi alle buste paga vengono archiviati per conto vostro. Su richiesta, sono disponibili assistenza in caso di verifiche relative alla previdenza sociale o alle imposte sui salari, nonché ulteriori servizi di coordinamento in materia di risorse umane.
Come funziona il tuo contratto di lavoro diretto
01
Parla dei tuoi piani di assunzione
Indicaci dove ha sede la tua azienda, quali figure professionali intendi assumere in Germania, il numero di membri del tuo team e la data di inizio prevista. Ti illustreremo l’iter amministrativo e le informazioni necessarie per la preparazione di un’offerta.
02
Confermare la configurazione e l'ambito del servizio
Esaminiamo insieme a te i ruoli previsti e le modalità di lavoro, definendo le registrazioni, le autorizzazioni, le responsabilità e il processo di gestione delle buste paga. Riceverai una proposta con un dettaglio trasparente della configurazione e dei canoni mensili.
03
Completare le registrazioni e configurare il sistema di gestione delle buste paga
Ci occupiamo di coordinare le registrazioni e la configurazione delle buste paga. Alcune fasi sono interdipendenti: ad esempio, dal 2024 l’Agenzia federale per il lavoro richiede il numero di assicurazione contro gli infortuni (Unternehmensnummer) prima di rilasciare il numero di registrazione dell’azienda (Betriebsnummer).
04
Avviare il ciclo mensile di elaborazione delle buste paga
Inviate le modifiche relative alle buste paga entro la scadenza mensile. Ricevete le buste paga, i report e i documenti fiscali, i vostri dipendenti hanno accesso al portale e il nostro team delle risorse umane risponde alle domande che sorgono nel corso del mese. La vostra azienda provvede all’effettuazione dei pagamenti.
Prevedere circa sei settimane per la pianificazione
A titolo indicativo, è consigliabile prevedere circa sei settimane per l’espletamento delle pratiche. Le registrazioni si susseguono l’una dopo l’altra e i tempi di elaborazione da parte delle autorità e dell’ente di assicurazione contro gli infortuni possono variare. La presentazione di una documentazione completa contribuisce a rispettare i tempi previsti.
Discuti con noi la data di inizio prevista prima di fissare un calendario di assunzione. Ti illustreremo i requisiti necessari e la disponibilità del sistema di gestione delle buste paga per il tuo caso specifico.
Perché le aziende internazionali scelgono FMC Group
Un team di risorse umane bilingue in Germania
La vostra azienda e i vostri dipendenti avranno a disposizione un referente dedicato, in inglese o in tedesco, per domande relative alle buste paga, alla documentazione e alle pratiche amministrative quotidiane. Il nostro team tedesco ha sede a Stoccarda e assiste i dipendenti in tutta la Germania.
Occupazione diretta e EOR da parte di un unico partner
Inizia con l’EOR per qualche giorno e passa al rapporto di lavoro diretto quando ti senti pronto – oppure inizia direttamente. Un unico partner per entrambi i modelli, senza cambiare il tuo referente.
Struttura delle commissioni trasparente
Un costo una tantum di attivazione e canoni mensili fissi in base al numero di dipendenti che avete in Germania. Nessuna percentuale sullo stipendio, nessun sovrapprezzo nascosto – i servizi aggiuntivi vengono concordati in anticipo.
Assunzione diretta o EOR: quale modello si adatta meglio ai tuoi piani?
Entrambi i modelli prevedono la disponibilità di un team locale in Germania. Le differenze riguardano: chi è il datore di lavoro, in quanto tempo è possibile iniziare e quali sono i costi del servizio. In entrambi i modelli si applicano i costi di legge a carico del datore di lavoro: stipendio, contributi previdenziali e, se del caso, imposta sul reddito da lavoro dipendente.
- Chi è il datore di lavoro a tutti gli effetti?Assunzione diretta presso FMC: la vostra attuale società esteraFMC Employer of Record: l’ente tedesco che assume per conto di FMC
- Quando potresti iniziare?Assunzione diretta presso FMC: prevedi circa sei settimane per le registrazioni e l'attivazione della busta pagaFMC Employer of Record: Spesso entro 1–2 giorni
- Come sono strutturate le tariffe dei servizi di FMC?Assunzione diretta con FMC: costo una tantum di attivazione e canoni mensili fissi in base al numero di dipendenti. Per i rapporti di lavoro a lungo termine, spesso inferiori alle tariffe dei servizi EOR Employer of Record e FMC: canone mensile per il servizio EOR che copre l’intero rapporto di lavoro
- Chi gestisce le attività quotidiane?Assunzione diretta presso FMC: la vostra aziendaFMC Employer of Record: La tua azienda, nell’ambito del contratto EOR
- Di cosa si occupa FMC?Assunzione diretta presso FMC: assistenza nella registrazione, gestione delle buste paga mensili e amministrazione delle risorse umane a livello locale Employer of Record e FMC: rapporto di lavoro, contratti, gestione delle buste paga e amministrazione delle risorse umane
- Si applica un limite di 18 mesi?Assunzione diretta presso FMC: No Employer of Record e FMC: in genere 18 mesi presso lo stesso datore di lavoro ai sensi dell’AÜG, salvo eccezioni
- Quando è la soluzione giusta?Assunzione diretta presso FMC: desiderate che la vostra azienda sia il datore di lavoro a lungo termine – sin dall’inizio o dopo l’EOR Employer of Record e FMC: desiderate la soluzione più conveniente: FMC è il datore di lavoro e potete iniziare rapidamente
L'assunzione diretta è una soluzione a sé stante: non è necessario ricorrere prima all'EOR. Scegli l'EOR se la praticità e la rapidità sono le tue priorità; scegli l'assunzione diretta se desideri che la tua azienda sia il datore di lavoro a lungo termine.
Scopri l'Employer of Record , GermaniaPassaggio dall’EOR all’occupazione diretta in Germania
Il vostro dipendente lavora tramite un’ Employer of Record e – la nostra o quella di un altro fornitore – e state per raggiungere il limite di 18 mesi? L’assunzione diretta rappresenta il passo successivo a lungo termine, con il continuo supporto locale da parte di FMC.
Iniziate a pianificare prima che scada il limite di incarico previsto. Per il leasing di personale soggetto alla legge AÜG, il limite generale è di 18 mesi presso lo stesso committente, fatte salve alcune eccezioni. Possono essere conteggiati anche gli incarichi precedenti, compresi quelli svolti tramite un altro fornitore, purché gli intervalli tra un incarico e l’altro non superino i tre mesi. Il cambio di fornitore EOR non comporta automaticamente il riavvio del conteggio.
La transizione richiede un coordinamento delle modalità di assunzione, delle registrazioni e della pianificazione delle buste paga. Prima della transizione è necessario riesaminare i contratti dei dipendenti, ove richiesto, le disposizioni in materia di preavviso, l’anzianità di servizio, le ferie e i benefici. Il cambiamento non è automatico.
Ci indichi la data di inizio dell'incarico attuale e se il dipendente ha già lavorato in precedenza per la vostra azienda tramite un altro fornitore di servizi EOR o di leasing.
Articolo 1, comma 1, lettera b) dell’AÜG: incarichi precedenti e limite generale
Domande sull’assunzione diretta in Germania
Un’azienda straniera può assumere dipendenti in Germania senza una GmbH?
Sì. Un’azienda straniera può assumere direttamente personale in Germania, senza dover costituire una GmbH o un’altra filiale tedesca. La vostra azienda stipula il contratto di lavoro, si registra come datore di lavoro straniero e gestisce le buste paga in Germania. L’opportunità di effettuare ulteriori registrazioni o di adottare una struttura diversa dipende dalle attività svolte dal dipendente – ad esempio, se il ruolo potrebbe dar luogo a una stabile organizzazione.
Come funziona la registrazione dei datori di lavoro stranieri in Germania?
La registrazione segue una sequenza prestabilita. Innanzitutto, la vostra azienda aderisce all’ente competente per l’assicurazione infortuni obbligatoria (Berufsgenossenschaft) e riceve il proprio numero di assicurazione infortuni (Unternehmensnummer). A partire da gennaio 2024, l’Agenzia federale per il lavoro richiede questo numero prima di rilasciare il numero di registrazione dell’azienda (Betriebsnummer). Laddove sia applicabile l’imposta sui salari, l’ufficio delle imposte assegna quindi un numero fiscale per le retribuzioni. Infine, i dati dell’azienda e dei dipendenti vengono inseriti nel sistema di gestione delle buste paga e il dipendente viene iscritto alla propria cassa malattia. FMC vi assiste in ogni fase e coordina per voi l’intera procedura.
In che modo un'azienda con sede al di fuori della Germania, ad esempio un'azienda statunitense, può assumere dipendenti in Germania?
Che la vostra azienda abbia sede in un altro paese europeo o al di fuori dell’Europa, ad esempio negli Stati Uniti, avete due opzioni principali senza dover aprire una sede legale in Germania. Potete assumere direttamente la persona in qualità di datore di lavoro straniero, con FMC che si occuperà della registrazione, della gestione delle buste paga e dell’amministrazione delle risorse umane a livello locale. Oppure potete avvalervi del servizio “ Employer of Record ” (EOR) di FMC, in cui FMC assume la persona per vostro conto. L’assunzione diretta è indicata per i contratti a lungo termine a vostro nome; l’EOR rappresenta invece una soluzione più rapida e conveniente per iniziare. In entrambi i casi si applica il diritto del lavoro tedesco. Eventuali requisiti in materia di immigrazione o di permesso di lavoro devono essere gestiti separatamente.
Quanto costano i servizi di gestione delle buste paga in Germania con FMC?
FMC applica una commissione una tantum per l’attivazione del servizio e canoni mensili fissi in base al numero di dipendenti che impiegate in Germania. Non è prevista alcuna percentuale sullo stipendio. In caso di rapporti di lavoro a lungo termine, tali costi di servizio possono risultare inferiori rispetto a un accordo EOR: nella proposta vi illustreremo le differenze di costo relative alla vostra situazione specifica. In entrambi i modelli si applicano i costi obbligatori a carico del datore di lavoro, quali lo stipendio, i contributi previdenziali e l’imposta sul reddito da lavoro dipendente. I servizi aggiuntivi, come l’assistenza in materia di revisione contabile, vengono concordati e preventivati in anticipo.
Come funziona la gestione delle buste paga in Germania?
In Germania, il calcolo delle retribuzioni avviene mensilmente. Laddove sussista l’obbligo di ritenuta alla fonte, il datore di lavoro detrae l’imposta sul reddito da lavoro dipendente (Lohnsteuer), l’eventuale sovrattassa di solidarietà e l’imposta ecclesiastica per i fedeli, in base alla classe fiscale del dipendente. I contributi per la previdenza sociale, l’assicurazione sanitaria, l’assicurazione contro la disoccupazione e l’assicurazione per l’assistenza a lungo termine sono ripartiti tra datore di lavoro e dipendente; il datore di lavoro versa inoltre l’assicurazione infortuni obbligatoria e i contributi previsti dalla legge. I contributi vengono comunicati alla cassa malattia e versati entro scadenze fisse. FMC coordina questo ciclo per voi ogni mese.
È possibile ricorrere all'assunzione diretta fin dall'inizio?
Sì. L’EOR non è un prerequisito. È possibile iniziare subito con un rapporto di lavoro diretto oppure passare a tale modalità in un secondo momento, partendo da un accordo EOR già in essere.
FMC è il datore di lavoro?
No. Nel caso dell’assunzione diretta, la vostra azienda è il datore di lavoro legale e firma il contratto di lavoro. FMC fornisce servizi di gestione delle buste paga e amministrazione delle risorse umane a livello locale. Se preferite che sia FMC a fungere da datore di lavoro, il nostro servizio “ Employer of Record ” rappresenta l’alternativa.
I nostri dipendenti possono contattare direttamente il vostro team delle risorse umane?
Sì. I vostri dipendenti possono contattare il nostro team delle risorse umane in Germania in inglese o in tedesco per qualsiasi domanda relativa alle buste paga, ai certificati e alle pratiche amministrative relative alle retribuzioni. Le buste paga e i documenti relativi alle retribuzioni sono disponibili su un portale online riservato ai dipendenti.
Dobbiamo trattenere l'imposta tedesca sui salari?
Non in tutti i casi. L’obbligo di ritenuta dipende dalla situazione del datore di lavoro, in particolare dal fatto che disponga o meno di una sede in Germania o di un rappresentante permanente ai fini fiscali. Qualora non sussista alcun obbligo di ritenuta, il dipendente potrebbe essere tenuto a versare direttamente l’imposta sul reddito tedesca. La gestione delle buste paga segue il trattamento confermato per il caso specifico. Cfr. § 38 EStG.
L’assunzione di un dipendente in Germania può dar luogo a una stabile organizzazione?
È possibile, a seconda del ruolo. Può configurarsi una stabile organizzazione, ad esempio, se un dipendente stipula abitualmente contratti per conto della vostra azienda o lavora da una sede fissa controllata dalla vostra azienda. Ciò incide sulla tassazione delle società, non sul rapporto di lavoro in sé. È opportuno chiarire questo aspetto prima dell’assunzione – soprattutto per i ruoli commerciali – in modo da poter scegliere la struttura giusta fin dall’inizio.
FMC può agire in qualità di nostro rappresentante ai sensi dell'articolo 28f dell'SGB IV?
Sì. Un datore di lavoro straniero privo di una sede in Germania che impieghi personale soggetto al sistema previdenziale tedesco deve nominare un rappresentante in Germania incaricato di tenere i registri delle buste paga. Ove necessario, FMC assume tale ruolo sulla base di una procura inclusa nel nostro contratto. La funzione di destinatario autorizzato per la corrispondenza ufficiale costituisce un servizio separato e facoltativo. Cfr. § 28f, comma 1b, SGB IV.
Il rapporto di lavoro diretto è limitato a 18 mesi?
Il limite di distacco previsto dall’AÜG si applica al leasing di manodopera, non a un vero e proprio rapporto di lavoro diretto tra la vostra azienda e il proprio dipendente. Restano comunque valide le altre norme tedesche in materia di lavoro, comprese quelle relative ai contratti a tempo determinato. Cfr. § 1 AÜG.
In quali casi è più opportuno ricorrere a una GmbH tedesca piuttosto che all’assunzione diretta o all’EOR?
Non esiste una soglia fissa in termini di numero di dipendenti. La costituzione di una filiale in Germania diventa una soluzione da prendere in considerazione quando la vostra attività in Germania supera le dimensioni di un piccolo team, quando avete bisogno di stipulare contratti con fornitori locali, di affittare uffici o di avere una presenza legale in loco, oppure quando le vostre attività comporterebbero comunque la creazione di una stabile organizzazione. Molte aziende iniziano con un modello EOR o con l’assunzione diretta e costituiscono una GmbH in un secondo momento. Saremo lieti di valutare insieme a voi quale modello si adatti meglio ai vostri piani.
Quanto tempo richiede la configurazione?
Come linea guida per la pianificazione, è bene prevedere circa sei settimane. Le registrazioni seguono una sequenza prestabilita e i tempi dipendono dalla completezza dei documenti, dall’elaborazione da parte delle autorità e dell’ente di assicurazione contro gli infortuni, nonché dal calendario delle buste paga. Se avete bisogno che qualcuno inizi prima, un “ Employer of Record ” può colmare il divario.
Parliamo del tuo team in Germania
Che tu stia pianificando la tua prima assunzione, cercando di rafforzare un team già esistente o passando da un modello EOR: prenota una consulenza gratuita e senza impegno di 30 minuti oppure inviaci i tuoi dati.
E adesso che succede?
Durante il colloquio, discuteremo dei tuoi progetti, della procedura di registrazione e delle tempistiche. Riceverai quindi un preventivo con un dettaglio trasparente dei costi di attivazione e delle tariffe mensili.
Il tuo referente
Stephan Dorn
Socio amministratore, FMC Group
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