SERVICES DE GESTION DE LA PAIE EN ALLEMAGNE · ENREGISTREMENT DES EMPLOYEURS ÉTRANGERS · ASSISTANCE RH LOCALE
Services d'embauche directe et de gestion de la paie en Allemagne pour les entreprises étrangères
Votre entreprise en tant qu'employeur. Notre équipe RH allemande à vos côtés.
Recrutez votre équipe partout en Allemagne via votre entreprise existante – aucune filiale allemande n’est nécessaire. Depuis 1999, FMC Group accompagne les entreprises internationales dans leur implantation et leur développement sur les marchés étrangers. Notre équipe en Allemagne vous aide à vous enregistrer en tant qu’employeur et se charge de votre paie mensuelle ainsi que de la gestion locale des ressources humaines – en anglais ou en allemand, pour vous et vos employés.
Commencez directement, ou passez de la phase « Employer of Record » à celle où vous êtes prêt à devenir employeur.
- Emploi au nom de votre entreprise
- Des frais transparents – aucun pourcentage du salaire
- Une équipe RH bilingue en Allemagne, à votre service et à celui de vos collaborateurs
Une entreprise étrangère peut-elle embaucher du personnel en Allemagne sans avoir constitué de GmbH ?
Oui. Une entreprise étrangère peut employer du personnel en Allemagne sans créer de GmbH ni d’autre filiale allemande. C’est votre entreprise qui signe le contrat de travail et qui reste l’employeur. Elle s’enregistre en tant qu’employeur étranger, gère la paie en Allemagne et s’acquitte des cotisations sociales ainsi que, le cas échéant, de l’impôt sur les salaires.
Ce modèle est souvent appelé « enregistrement des employeurs étrangers » ou « gestion de la paie des non-résidents ». FMC Group propose cette solution sous la forme d'un service unique : accompagnement pour vos déclarations auprès de l'organisme d'assurance accidents du travail, de l'Agence fédérale pour l'emploi et du centre des impôts, gestion mensuelle de la paie et assistance RH locale – le tout coordonné par une seule et même équipe en Allemagne.
Pourquoi opter pour un emploi en contrat à durée indéterminée en Allemagne ?
Votre entreprise, vos salariés – aucune filiale
Votre entreprise signe le contrat de travail et établit une relation directe avec votre équipe en Allemagne. Vous n'avez pas besoin de créer une filiale allemande uniquement pour recruter.
Rentable pour un emploi à long terme
Pour les contrats à long terme, les frais de service peuvent être inférieurs à ceux d'un contrat EOR, sans pourcentage sur le salaire. Nous vous expliquons les différences de coûts spécifiques à votre situation dans notre proposition.
Emploi à long terme, sans limite de 18 mois
La limite de 18 mois imposée à l'mise à disposition de personnel , conformément à l'AÜG, ne s'applique pas à une véritable relation de travail directe. Constituez votre équipe allemande sur le long terme.
À qui s'adresse notre service d'embauche directe et de gestion de la paie ?
Conçu pour les entreprises européennes et non européennes disposant d'équipes de petite taille et en pleine croissance, partout en Allemagne – dès l'embauche du premier collaborateur. Voici quelques exemples de situations typiques :
- Premier salarié en Allemagne : embaucher votre premier salarié en Allemagne sans créer de société.
- Services, assistance et postes techniques : constituer une équipe proche des clients allemands ou recruter des développeurs et des spécialistes basés en Allemagne.
- Transition depuis l'EOR : intégration des salariés issus d'une « Employer of Record » (la nôtre ou celle d'un autre prestataire) dans un contrat de travail direct, par exemple avant l'échéance des 18 mois.
- Expatriation des salariés : organisation du déménagement d'un salarié déjà en poste vers l'Allemagne.
- Postes dans la vente : c'est possible, mais les salariés qui concluent des contrats en votre nom peuvent créer un établissement stable – clarifiez ce point avant de les embaucher.
La configuration la plus adaptée dépend de votre entreprise et des activités de l'employé. Nous signalons dès le départ les questions nécessitant une expertise juridique ou fiscale spécifique, afin qu'elles ne retardent pas votre lancement.
Services de gestion de la paie en Allemagne pour les employeurs étrangers – coordonnés par une seule équipe locale
Emploi direct avec un soutien administratif local
Votre société étrangère
L'employeur
Contrat de travail
Votre salarié en Allemagne
Employé(e) directement par votre entreprise
Un accompagnement administratif pour votre entreprise et vos salariés
Groupe FMC · Équipe RH allemande
Enregistrement des employeurs, services de gestion de la paie et accompagnement RH au niveau local
Votre entreprise reste l'employeur. FMC se charge des formalités administratives pour les deux parties.
Tout ce dont votre entreprise a besoin pour gérer la paie en Allemagne en tant qu'employeur étranger, avec un interlocuteur dédié pour votre entreprise et vos salariés – en anglais ou en allemand.
Enregistrement de l'employeur et configuration de la paie
Tout d’abord, nous vous aidons à vous inscrire auprès de l’organisme d’assurance accidents du travail compétent (Berufsgenossenschaft). Son numéro d’assurance accidents (Unternehmensnummer) est nécessaire pour demander le numéro d’établissement (Betriebsnummer) auprès de l’Agence fédérale pour l’emploi. Lorsque l’impôt sur les salaires s’applique, nous vous aidons également à vous déclarer auprès du centre des impôts pour la retenue à la source. Nous configurons ensuite les données relatives à votre entreprise et à vos salariés, ainsi que votre calendrier de paie mensuel.
Paie mensuelle et rapports
Chaque mois, vous recevez les bulletins de paie, les registres de paie, les déclarations de sécurité sociale et les relevés de cotisations, un fichier de paiement SEPA et, le cas échéant, les déclarations d'impôt sur les salaires via ELSTER. Vous communiquez les modifications relatives à la paie, vérifiez les résultats et effectuez les paiements.
Assistance RH locale et portail des salariés
Votre entreprise et vos salariés peuvent contacter notre équipe RH en Allemagne en anglais ou en allemand. Les salariés ont accès à leurs bulletins de paie et aux documents relatifs à la paie via un portail en ligne sécurisé. Nous délivrons les attestations dont les salariés ont besoin pour les administrations et les prestations sociales – par exemple pour les indemnités de maladie, les allocations parentales ou les allocations chômage –, nous traitons les demandes de remboursement U1/U2 et répondons aux demandes des caisses d'assurance maladie et des administrations.
Représentant légal et correspondance officielle
Le cas échéant, FMC agit en tant que votre représentant en Allemagne pour la gestion des dossiers de paie, conformément à l'article 28f, paragraphe 1b, du SGB IV, sur la base d'une procuration incluse dans notre contrat. À titre de service optionnel, nous pouvons également agir en tant que destinataire habilité pour votre correspondance officielle.
Qui s'occupe de quoi ?
- Relation de travail et gestion quotidienneResponsabilité : votre entreprise
- Inscription des employeursResponsabilité : la FMC apporte son soutien et assure la coordination
- Paie mensuelle, rapports et déclarationsResponsabilité : FMC, dans le cadre du service de gestion de la paie
- Salaire et cotisations obligatoiresResponsabilité : votre entreprise, à l'aide du fichier de paiement fourni
- Représentant légal chargé des registres de paie (article 28f du SGB IV)Responsabilité : FMC, le cas échéant, en vertu de la procuration
Champ d'application du service
FMC propose des services de gestion de la paie et des formalités administratives liées à l'emploi. Votre entreprise reste l'employeur. Les conseils juridiques et fiscaux, y compris la rédaction des contrats de travail, ne font pas partie de cette prestation.
Tous les documents relatifs à la paie sont archivés pour vous. Une assistance en cas de contrôles des cotisations sociales ou fiscales, ainsi que des services supplémentaires de coordination RH, sont disponibles sur simple demande.
Comment fonctionne votre contrat de travail en direct ?
01
Discutez de vos projets de recrutement
Indiquez-nous où se trouve le siège de votre entreprise, les postes que vous prévoyez de pourvoir en Allemagne, la taille de votre équipe et la date de début prévue. Nous vous expliquerons la procédure administrative et les informations nécessaires à l'élaboration d'une proposition.
02
Valider la configuration et l'étendue des prestations
Nous passons en revue avec vous les postes prévus et les modalités de travail, puis nous définissons les déclarations, les autorisations, les responsabilités et le processus de paie. Vous recevez une proposition présentant une ventilation claire de la configuration et des frais mensuels.
03
Finalisation des inscriptions et mise en place de la paie
Nous nous chargeons de coordonner les déclarations d'emploi et la configuration de la paie. Certaines étapes s'enchaînent : par exemple, depuis 2024, l'Agence fédérale pour l'emploi exige le numéro d'assurance accidents (Unternehmensnummer) avant de délivrer le numéro d'établissement (Betriebsnummer).
04
Lancer le cycle mensuel de paie
Vous nous transmettez les modifications relatives à la paie avant la date limite mensuelle. Vous recevez les bulletins de paie, les rapports et les déclarations, vos salariés ont accès au portail et notre équipe RH répond à vos questions au fur et à mesure. C'est votre entreprise qui se charge d'effectuer les paiements.
Prévoyez environ six semaines pour la planification
À titre indicatif, prévoyez environ six semaines pour les démarches. Les étapes d'enregistrement s'enchaînent, et les délais de traitement auprès des administrations et de l'organisme d'assurance accidents peuvent varier. Des dossiers complets permettent de respecter le calendrier prévu.
Discutez avec nous de la date de prise de fonction que vous envisagez avant de vous engager sur un calendrier d'embauche. Nous ferons le point avec vous sur les conditions préalables et la préparation nécessaire en matière de paie dans votre cas particulier.
Pourquoi les entreprises internationales choisissent-elles le groupe FMC ?
Une équipe RH bilingue en Allemagne
Votre entreprise et vos salariés bénéficient d'un interlocuteur dédié, en anglais ou en allemand, pour toutes les questions relatives à la paie, aux documents et aux formalités administratives quotidiennes. Notre équipe allemande est basée à Stuttgart et accompagne les salariés partout en Allemagne.
Emploi direct et EOR assurés par un seul partenaire
Commencez par un contrat d'intérim et passez à un emploi en CDI lorsque vous serez prêt – ou commencez directement en CDI. Un seul interlocuteur pour les deux formules, sans changer de personne de contact.
Une structure tarifaire transparente
Des frais de mise en place uniques et des frais mensuels fixes calculés en fonction du nombre de salariés que vous employez en Allemagne. Pas de pourcentage sur les salaires, pas de majorations cachées – les services supplémentaires font l'objet d'un accord préalable.
Embauche directe ou EOR : quel modèle correspond le mieux à vos projets ?
Ces deux modèles vous permettent de disposer d'une équipe locale en Allemagne. Les différences portent sur l'identité de l'employeur, la rapidité avec laquelle vous pouvez démarrer et le coût du service. Les charges patronales légales – salaire, cotisations sociales et, le cas échéant, impôt sur le salaire – s'appliquent dans les deux modèles.
- Qui est l'employeur légal ?Embauche directe par FMC : votre société étrangère actuelleFMC Employer of Record: l'entité allemande de FMC chargée de l'embauche
- Dans quel délai pouvez-vous commencer ?Embauche directe chez FMC : prévoyez environ six semaines pour les formalités d'inscription et la mise en place de la paie Employer of Record s FMC : souvent sous 1 à 2 jours
- Comment sont structurés les frais de service de FMC ?Embauche directe auprès de FMC : frais de mise en place uniques et frais mensuels fixes calculés en fonction du nombre d’employés. Pour les contrats à long terme, ces frais sont souvent inférieurs aux frais de service EOR Employer of Record FMC : frais de service EOR mensuels couvrant l'intégralité de la relation de travail
- Qui supervise le travail au quotidien ?Embauche directe par FMC : votre entreprise Employer of Record FMC : votre entreprise, dans le cadre d'un contrat de mise à disposition de personnel (EOR)
- Quelles sont les prestations proposées par FMC ?Emploi direct chez FMC : aide à l'inscription, gestion mensuelle de la paie et administration RH locale Employer of Record FMC : la relation de travail, les contrats, la paie et l'administration des ressources humaines
- Une limite de 18 mois s'applique-t-elle ?Embauche directe par FMC : Non Employer of Record s FMC : en règle générale, 18 mois chez le même employeur en vertu de l'AÜG, sous réserve d'exceptions
- Dans quels cas cette solution est-elle adaptée ?Embauche directe chez FMC : vous souhaitez que votre entreprise soit l’employeur à long terme – dès le départ ou après une période d’EOR Employer of Record e FMC : vous recherchez la solution la plus pratique : FMC est l’employeur et vous pouvez démarrer rapidement
L'embauche directe est une solution autonome : vous n'avez pas besoin de passer d'abord par un prestataire EOR. Optez pour l'EOR si la simplicité et la rapidité sont vos priorités ; choisissez l'embauche directe si vous souhaitez que votre entreprise soit l'employeur à long terme.
Article 1 de l'AÜG : « mise à disposition de personnel » et limites de mission
Découvrez l'Employer of Record , en AllemagnePasser d'un contrat EOR à un emploi en CDI en Allemagne
Votre salarié travaille dans le cadre d’un contrat de travail temporaire ( Employer of Record ) – qu’il s’agisse du nôtre ou de celui d’un autre prestataire – et vous approchez de la limite des 18 mois ? L’embauche directe constitue la prochaine étape à long terme, avec le soutien local continu de FMC.
Commencez à planifier avant d’atteindre la limite de mission applicable. Pour les « mise à disposition de personnel s » soumis à l’AÜG, la limite générale est de 18 mois chez le même donneur d’ordre, sous réserve d’exceptions. Les missions antérieures peuvent être prises en compte, y compris celles effectuées par l’intermédiaire d’un autre prestataire, à condition que les interruptions ne dépassent pas trois mois. Le fait de changer de prestataire EOR ne remet pas automatiquement le compteur à zéro.
Cette transition nécessite une coordination des modalités d'emploi, des inscriptions et de la gestion de la paie. Il convient d'examiner, avant la transition, les contrats de travail (le cas échéant), les dispositions relatives aux préavis, l'ancienneté, les congés et les avantages sociaux. Ce changement n'est pas automatique.
Indiquez-nous la date de début de la mission en cours et précisez si le salarié a déjà travaillé pour votre entreprise par l'intermédiaire d'un autre prestataire EOR ou d'une autre agence d'intérim.
Article 1, paragraphe 1, point b), de l'AÜG : missions antérieures et limite générale
Questions sur l'emploi direct en Allemagne
Une entreprise étrangère peut-elle embaucher du personnel en Allemagne sans avoir constitué de GmbH ?
Oui. Une entreprise étrangère peut embaucher directement du personnel en Allemagne, sans avoir à créer une GmbH ou une autre filiale allemande. Votre entreprise signe le contrat de travail, s’enregistre en tant qu’employeur étranger et gère la paie en Allemagne. La nécessité d’enregistrements supplémentaires ou d’une structure différente dépend des activités exercées par le salarié – par exemple, si le poste est susceptible de donner lieu à un établissement stable.
Comment fonctionne l'enregistrement des employeurs étrangers en Allemagne ?
L'enregistrement suit une procédure bien définie. Tout d'abord, votre entreprise adhère à l'organisme d'assurance accidents du travail compétent (Berufsgenossenschaft) et se voit attribuer son numéro d'assurance accidents (Unternehmensnummer). Depuis janvier 2024, l'Agence fédérale pour l'emploi exige ce numéro avant de délivrer le numéro d'établissement (Betriebsnummer). Lorsque l'impôt sur les salaires s'applique, l'administration fiscale attribue ensuite un numéro d'identification fiscale pour la paie. Enfin, les données de l’entreprise et des salariés sont saisies dans le système de paie et le salarié est affilié à sa caisse d’assurance maladie. FMC vous accompagne à chaque étape et coordonne l’ensemble du processus pour vous.
Comment une entreprise étrangère, par exemple une entreprise américaine, peut-elle embaucher des salariés en Allemagne ?
Que votre entreprise soit implantée ailleurs en Europe ou hors d’Europe, par exemple aux États-Unis, deux options principales s’offrent à vous sans avoir à créer une entité allemande. Vous pouvez embaucher la personne directement en tant qu’employeur étranger, FMC se chargeant alors de l’enregistrement, de la gestion de la paie et de l’administration RH locale. Vous pouvez également recourir au service « Employer of Record » (EOR) de FMC, dans le cadre duquel FMC embauche la personne en votre nom. L’embauche directe convient aux contrats à long terme sous votre propre nom ; l’EOR constitue une solution plus rapide et plus pratique pour démarrer. Le droit du travail allemand s’applique dans les deux cas. Les éventuelles formalités d’immigration ou d’autorisation de travail doivent être traitées séparément.
Combien coûtent les services de gestion de la paie en Allemagne avec FMC ?
FMC facture des frais de mise en place uniques ainsi que des frais mensuels fixes calculés en fonction du nombre de salariés que vous employez en Allemagne. Il n’y a pas de pourcentage prélevé sur les salaires. Pour les contrats à long terme, ces frais de service peuvent s’avérer inférieurs à ceux d’un contrat EOR – nous vous expliquons les différences de coûts pour votre configuration dans la proposition. Les charges patronales légales, telles que les salaires, les cotisations sociales et l’impôt sur les salaires, s’appliquent dans les deux modèles. Les services supplémentaires, tels que l’assistance en matière d’audit, font l’objet d’un accord et d’une tarification à l’avance.
Comment fonctionne la gestion des salaires en Allemagne ?
En Allemagne, le calcul des salaires s'effectue mensuellement. Lorsqu'une obligation de retenue à la source s'applique, l'employeur prélève l'impôt sur le salaire (Lohnsteuer), la surtaxe de solidarité le cas échéant et l'impôt ecclésiastique pour les membres d'une confession, en fonction de la classe d'imposition du salarié. Les cotisations d’assurance retraite, maladie, chômage et dépendance sont réparties entre l’employeur et le salarié ; l’employeur prend également en charge l’assurance accidents obligatoire et les prélèvements obligatoires. Les cotisations sont déclarées à la caisse d’assurance maladie et versées dans des délais fixes. FMC se charge de coordonner ce cycle pour vous chaque mois.
Peut-on recourir à l'embauche directe dès le début ?
Oui. Le recours à un prestataire de services de gestion des effectifs (EOR) n'est pas obligatoire. Vous pouvez opter d'emblée pour un contrat de travail direct, ou passer à ce type de contrat ultérieurement si vous bénéficiez déjà d'un accord EOR.
FMC est-elle l'employeur ?
Non. Dans le cadre d'un emploi direct, c'est votre entreprise qui est l'employeur légal et qui signe le contrat de travail. FMC assure la gestion de la paie et l'administration locale des ressources humaines. Si vous préférez que FMC soit l'employeur, notre service « Employer of Record » constitue une alternative.
Nos collaborateurs peuvent-ils contacter directement votre service des ressources humaines ?
Oui. Vos collaborateurs peuvent contacter notre équipe RH en Allemagne, en anglais ou en allemand, pour toute question concernant les bulletins de paie, les attestations et les formalités administratives liées à la paie. Les bulletins de paie et les documents relatifs à la paie sont disponibles sur un portail en ligne sécurisé réservé aux collaborateurs.
Devons-nous prélever l'impôt allemand sur les salaires ?
Ce n'est pas toujours le cas. L'obligation de retenue à la source dépend de la situation de l'employeur, notamment du fait qu'il dispose ou non d'un établissement en Allemagne ou d'un représentant permanent à des fins fiscales. En l'absence d'obligation de retenue à la source, le salarié peut être amené à payer directement l'impôt sur le revenu allemand. La gestion de la paie suit le traitement confirmé pour le cas particulier. Voir l'article 38 de l'EStG.
Le fait d'employer une personne en Allemagne peut-il donner lieu à la création d'un établissement stable ?
C'est possible, selon le poste. Un établissement stable peut par exemple être constitué si un salarié conclut habituellement des contrats au nom de votre entreprise ou travaille depuis un lieu d'activité fixe contrôlé par celle-ci. Cela a une incidence sur la fiscalité des entreprises, et non sur la relation de travail elle-même. Précisez ce point avant l'embauche – en particulier pour les postes commerciaux – afin de pouvoir choisir la structure appropriée dès le départ.
La FMC peut-elle agir en tant que notre représentant au titre de l'article 28f du SGB IV ?
Oui. Un employeur étranger ne disposant pas d'un établissement en Allemagne et qui emploie du personnel soumis au régime allemand de sécurité sociale doit désigner un représentant en Allemagne chargé de tenir les registres de paie. Le cas échéant, FMC assume ce rôle sur la base d'une procuration incluse dans notre contrat. La fonction de destinataire habilité pour la correspondance officielle constitue un service distinct et facultatif. Voir l'article 28f, paragraphe 1b, du SGB IV.
L'emploi direct est-il limité à 18 mois ?
La limitation relative aux missions prévue par l'AÜG s'applique à l'mise à disposition de personnel, et non à une véritable relation de travail directe entre votre entreprise et son salarié. Les autres dispositions du droit du travail allemand applicables, notamment celles régissant les contrats à durée déterminée, restent d'application. Voir l'article 1 de l'AÜG.
Dans quels cas est-il plus judicieux de recourir à une GmbH allemande plutôt qu'à un contrat de travail direct ou à un contrat EOR ?
Il n'existe pas de seuil fixe en termes d'effectifs. La création d'une filiale allemande devient envisageable lorsque votre activité en Allemagne dépasse le stade d'une petite équipe, lorsque vous avez besoin de passer des contrats avec des prestataires locaux, de louer des bureaux ou d'avoir une présence juridique sur place, ou encore lorsque vos activités entraîneraient de toute façon la création d'un établissement stable. De nombreuses entreprises commencent par recourir à l'EOR (Employment of Record) ou à l'embauche directe, puis créent une GmbH par la suite. Nous serons ravis de discuter avec vous du modèle le mieux adapté à vos projets.
Combien de temps dure l'installation ?
Prévoyez environ six semaines à titre indicatif. Les démarches d'inscription se déroulent selon un certain ordre, et leur durée dépend de la conformité des documents fournis, du traitement par les autorités et l'organisme d'assurance accidents, ainsi que du calendrier de paie. Si vous avez besoin qu'une personne commence plus tôt, une « Employer of Record » peut faire le lien.
Parlons de votre équipe en Allemagne
Que vous envisagiez un premier recrutement, que vous souhaitiez renforcer une équipe existante ou que vous souhaitiez passer d'un contrat EOR : réservez une consultation gratuite de 30 minutes, sans engagement, ou envoyez-nous vos coordonnées.
Et maintenant, que va-t-il se passer ?
Lors de l'entretien, nous discutons de vos projets, de la procédure d'inscription et de votre calendrier. Vous recevez ensuite une proposition comprenant un détail clair des frais d'installation et des frais mensuels.
Votre interlocuteur
Stephan Dorn
Associé gérant, FMC Group
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