SERVICIOS DE GESTIÓN DE NÓMINAS EN ALEMANIA · REGISTRO DE EMPRESAS EXTRANJERAS · ASISTENCIA LOCAL EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS
Servicios de contratación directa y gestión de nóminas en Alemania para empresas extranjeras
Tu empresa como empleador. Nuestro equipo alemán de recursos humanos a tu lado.
Contrata a tu equipo en cualquier lugar de Alemania a través de tu empresa actual, sin necesidad de constituir una filial alemana. Desde 1999, FMC Group ayuda a empresas internacionales a introducirse y crecer en mercados extranjeros. Nuestro equipo en Alemania te ayuda con el registro como empleador y se encarga de la gestión mensual de nóminas y de la administración local de recursos humanos, tanto en inglés como en alemán, tanto para ti como para tus empleados.
Empieza directamente o pasa de un « Employer of Record » cuando estés listo para convertirte en empleador.
- Contrato de trabajo a nombre de tu empresa
- Tarifas transparentes: sin porcentaje sobre el salario
- Equipo bilingüe de RR. HH. en Alemania para ti y tus empleados
¿Puede una empresa extranjera contratar a personas en Alemania sin constituir una GmbH?
Sí. Una empresa extranjera puede contratar a trabajadores en Alemania sin necesidad de constituir una GmbH u otra filial alemana. Tu empresa firma el contrato de trabajo y sigue siendo la entidad empleadora. Se registra como empleador extranjero, gestiona la nómina alemana y abona las cotizaciones a la Seguridad Social y, en su caso, el impuesto sobre el salario.
Este modelo se conoce a menudo como «registro de empleadores extranjeros» o «gestión de nóminas para no residentes». FMC Group lo ofrece como un servicio integral: asistencia con los trámites de registro ante la entidad de seguro de accidentes de trabajo, la Agencia Federal de Empleo y la Agencia Tributaria, la gestión mensual de nóminas y el apoyo en materia de recursos humanos a nivel local, todo ello coordinado por un único equipo en Alemania.
¿Por qué optar por un empleo directo en Alemania?
Tu empresa, tus empleados: sin filiales
Tu empresa firma el contrato de trabajo y establece una relación directa con tu equipo en Alemania. No es necesario que constituyas una filial alemana solo para contratar personal.
Rentable para el empleo a largo plazo
En el caso de los contratos de trabajo de larga duración, las comisiones por el servicio pueden ser inferiores a las de un acuerdo de EOR, ya que no se aplica ningún porcentaje sobre el salario. En la propuesta te explicamos las diferencias de coste para tu caso concreto.
Empleo a largo plazo, sin límite de 18 meses
El límite de 18 meses para la cesión de trabajadores previsto en la AÜG no se aplica a una relación laboral directa y auténtica. Crea tu equipo alemán pensando en el largo plazo.
A quién va dirigido nuestro servicio de contratación directa y gestión de nóminas
Diseñado para empresas europeas y no europeas con equipos pequeños y en expansión en cualquier lugar de Alemania, desde el primer empleado en adelante. Entre las situaciones típicas se incluyen:
- Primer empleado en Alemania: cómo contratar a tu primer empleado en Alemania sin constituir una sociedad.
- Servicio, asistencia y puestos técnicos: crear un equipo cercano a los clientes alemanes o contratar a desarrolladores y especialistas con sede en Alemania.
- Transición desde el EOR: incorporar a los empleados de una empresa de gestión de personal ( Employer of Record ) —ya sea la nuestra o la de otro proveedor— a una relación laboral directa, por ejemplo, antes de que se cumpla el plazo de 18 meses.
- Traslado de empleados: gestión del traslado a Alemania de un empleado ya en plantilla.
- Puestos de ventas: es posible, pero los empleados que celebren contratos en tu nombre pueden dar lugar a un establecimiento permanente; acláralo antes de contratarlos.
La configuración adecuada depende de tu empresa y de las actividades del empleado. Identificamos desde el principio las cuestiones que requieren un análisis jurídico o fiscal específico, para que no retrasen tu puesta en marcha.
Servicios de gestión de nóminas en Alemania para empresas extranjeras: coordinados por un único equipo local
Empleo directo con apoyo administrativo local
Tu empresa extranjera
El empresario
Contrato de trabajo
Tu empleado en Alemania
Contratado directamente por tu empresa
Apoyo administrativo para tu empresa y tus empleados
Grupo FMC · Equipo de RR. HH. alemán
Registro de empresas, servicios de gestión de nóminas y asistencia local en materia de recursos humanos
Tu empresa sigue siendo la entidad empleadora. FMC se encarga de la gestión administrativa para ambas partes.
Todo lo que tu empresa necesita para gestionar las nóminas en Alemania como empresa extranjera, con un único punto de contacto exclusivo para tu empresa y tus empleados, en inglés o en alemán.
Registro de la empresa y configuración de la nómina
En primer lugar, le ayudamos a darse de alta en la entidad competente de seguro de accidentes de trabajo (Berufsgenossenschaft). Su número de seguro de accidentes de trabajo (Unternehmensnummer) es necesario para solicitar el número de identificación de la empresa (Betriebsnummer) en la Agencia Federal de Empleo. En los casos en que se aplique el impuesto sobre los salarios, también le ayudamos a darse de alta a efectos del impuesto sobre las nóminas ante la Agencia Tributaria. A continuación, configuramos los datos de su empresa y de sus empleados, así como su calendario mensual de nóminas.
Nómina mensual y presentación de informes
Cada mes recibes las nóminas, los libros de nóminas, las notificaciones de la Seguridad Social y los resúmenes de cotizaciones, un archivo de pagos SEPA y, en su caso, las declaraciones del impuesto sobre el salario a través de ELSTER. Tú facilitas los cambios en las nóminas, revisas los resultados y realizas los pagos.
Asistencia local en materia de recursos humanos y portal para empleados
Tu empresa y tus empleados pueden ponerse en contacto con nuestro equipo de RR. HH. en Alemania en inglés o en alemán. Los empleados acceden a sus nóminas y a la documentación relativa a la nómina a través de un portal en línea seguro. Emitimos los certificados que los empleados necesitan para las autoridades y las prestaciones —por ejemplo, para la prestación por enfermedad, la prestación parental o la prestación por desempleo—, tramitamos las solicitudes de reembolso U1/U2 y atendemos las consultas de las mutuas de salud y las autoridades.
Representante legal y correspondencia oficial
Cuando sea necesario, FMC actúa como su representante en Alemania en materia de registros de nóminas, de conformidad con el artículo 28f, apartado 1b, del SGB IV, en virtud de un poder incluido en nuestro contrato. Como servicio opcional, también actuamos como su destinatario autorizado para la correspondencia oficial.
¿Quién se encarga de qué?
- Relación laboral y gestión diariaResponsabilidad: Tu empresa
- Inscripciones de empresasResponsabilidad: La FMC presta apoyo y coordina
- Nómina mensual, informes y presentacionesResponsabilidad: FMC, como parte del servicio de gestión de nóminas
- Salario y pagos obligatoriosResponsabilidad: su empresa, utilizando el archivo de pagos facilitado
- Representante legal para los registros de nóminas (artículo 28f del SGB IV)Responsabilidad: FMC, cuando sea necesario, en virtud del poder notarial
Alcance del servicio
FMC ofrece servicios de gestión de nóminas y de administración laboral. Su empresa sigue siendo el empleador. El asesoramiento jurídico y fiscal, incluida la redacción de contratos de trabajo, no forma parte del servicio.
Todos los registros de nóminas se archivan por ti. Si lo solicitas, te ofrecemos asistencia en caso de inspecciones de la Seguridad Social o de impuestos sobre las nóminas, así como servicios adicionales de coordinación de recursos humanos.
Cómo funciona tu contrato de trabajo directo
01
Comenta tus planes de contratación
Indícanos dónde tiene su sede tu empresa, qué puestos de trabajo tienes previsto cubrir en Alemania, el tamaño de tu equipo y la fecha de inicio prevista. Te explicaremos el proceso administrativo y la información necesaria para elaborar una propuesta.
02
Confirmar la configuración y el alcance del servicio
Analizamos contigo los puestos previstos y las condiciones de trabajo, y definimos los registros, las autorizaciones, las responsabilidades y el proceso de nómina. Recibirás una propuesta con un desglose transparente de la configuración y las cuotas mensuales.
03
Realizar las inscripciones y configurar la nómina
Nos encargamos de coordinar las altas y la configuración de las nóminas. Algunos trámites se condicionan entre sí; por ejemplo, desde 2024, la Agencia Federal de Empleo exige el número de seguro de accidentes (Unternehmensnummer) antes de asignar el número de establecimiento (Betriebsnummer).
04
Iniciar el ciclo mensual de nóminas
Usted envía los cambios en las nóminas antes de la fecha límite mensual. Recibe las nóminas, los informes y los documentos de presentación, sus empleados tienen acceso al portal y nuestro equipo de RR. HH. responde a las dudas que surjan. Su empresa se encarga de realizar los pagos.
Prevé unas seis semanas para la planificación
A modo de orientación, calcula unas seis semanas para la tramitación. Los trámites se suceden uno tras otro, y los plazos de tramitación de las autoridades y de la entidad aseguradora de accidentes pueden variar. Disponer de la documentación completa ayuda a cumplir con los plazos previstos.
Consúltanos la fecha de incorporación prevista antes de comprometerte con un calendario de contratación. Te aclararemos los requisitos previos y la preparación necesaria para la gestión de nóminas en tu caso concreto.
Por qué las empresas internacionales eligen FMC Group
Un equipo de RR. HH. bilingüe en Alemania
Tu empresa y tus empleados disponen de una persona de contacto específica, en inglés o alemán, para cuestiones relacionadas con las nóminas, la documentación y la gestión administrativa diaria. Nuestro equipo alemán tiene su sede en Stuttgart y presta asistencia a los empleados en cualquier lugar de Alemania.
Empleo directo y EOR a través de un único socio
Empieza con EOR durante unos días y pasa al empleo directo cuando estés preparado, o empieza directamente. Un único socio para ambos modelos, sin cambiar de persona de contacto.
Estructura de tarifas transparente
Una cuota única de alta y cuotas mensuales fijas en función del número de empleados que tengas en Alemania. Sin porcentajes sobre el salario ni recargos ocultos; los servicios adicionales se acuerdan por adelantado.
¿Empleo directo o EOR?: ¿qué modelo se adapta mejor a tus planes?
Ambos modelos te ofrecen un equipo local en Alemania. Las diferencias radican en quién es el empleador, en cuánto tiempo puedes empezar a trabajar y en el coste del servicio. En ambos modelos se aplican los costes legales del empleador: el salario, las cotizaciones a la Seguridad Social y, en su caso, el impuesto sobre el salario.
- ¿Quién es el empleador legal?Contrato de trabajo directo con FMC: tu empresa extranjera actualFMC Employer of Record: la entidad alemana de FMC encargada de la contratación
- ¿Cuándo podrías empezar?Empleo directo con FMC: calcula unas seis semanas para los trámites de alta y la configuración de la nóminaFMC Employer of Record: Normalmente, en un plazo de 1 a 2 días
- ¿Cómo se estructuran las tarifas de los servicios de FMC?Contratación directa con FMC: cuota única de alta y cuotas mensuales fijas en función del número de empleados. En el caso de contrataciones a largo plazo, suelen ser inferiores a las tarifas de los servicios de EOR Employer of Record o de FMC: tarifa mensual por el servicio de EOR que cubre la totalidad de la relación laboral.
- ¿Quién dirige el trabajo diario?Contrato de trabajo directo con FMC: tu empresaFMC Employer of Record: Tu empresa, en el marco del acuerdo de EOR
- ¿De qué se encarga FMC?Empleo directo con FMC: asistencia en la inscripción, gestión de nóminas mensuales y administración local de recursos humanos Employer of Record e de FMC: la relación laboral, los contratos, la nómina y la gestión de recursos humanos
- ¿Se aplica un límite de 18 meses?Contrato directo con FMC: No Employer of Record o de FMC: Por lo general, 18 meses con el mismo contratante según la AÜG, salvo excepciones
- ¿Cuándo es una buena opción?Empleo directo con FMC: quieres que tu empresa sea el empleador a largo plazo, ya sea desde el principio o tras el EORFMC Employer of Record: Si buscas la opción más cómoda: FMC es el empleador y puedes empezar rápidamente
La contratación directa es una solución independiente: no es necesario recurrir primero al EOR. Opta por el EOR si lo que más te importa es la comodidad y la rapidez; opta por la contratación directa si quieres que tu empresa sea el empleador a largo plazo.
Artículo 1 de la AÜG: cesión de trabajadores y límites de asignación
Descubre « Employer of Record » en AlemaniaPasar de un contrato de trabajo temporal (EOR) a un empleo directo en Alemania
¿Tu empleado trabaja a través de una empresa de trabajo temporal ( Employer of Record ), ya sea la nuestra o la de otro proveedor, y se está acercando al límite de 18 meses? El empleo directo es el siguiente paso a largo plazo, con el apoyo local continuo de FMC.
Empieza a planificar antes de que se alcance el límite de asignación aplicable. En el caso de la cesión de trabajadores sujeta a la AÜG, el límite general es de 18 meses con el mismo contratante, salvo excepciones. Se pueden tener en cuenta las asignaciones anteriores, incluidas las realizadas a través de otro proveedor, siempre que los intervalos entre ellas no superen los tres meses. El cambio de proveedor de EOR no reinicia automáticamente el plazo.
La transición requiere medidas coordinadas en materia de empleo, altas y planificación de nóminas. Antes de la transición, es necesario revisar los contratos de los empleados —cuando sea necesario—, las cláusulas de preaviso, la antigüedad, las bajas y las prestaciones. El cambio no es automático.
Indícanos la fecha de inicio de su contrato actual y si el empleado ha trabajado anteriormente para tu empresa a través de otro proveedor de servicios de EOR o de cesión de personal.
Artículo 1, apartado 1, letra b), de la AÜG: trabajos anteriores y el límite general
Preguntas sobre el empleo directo en Alemania
¿Puede una empresa extranjera contratar a personas en Alemania sin constituir una GmbH?
Sí. Una empresa extranjera puede contratar personal en Alemania directamente, sin necesidad de constituir una GmbH u otra filial alemana. Tu empresa firma el contrato de trabajo, se registra como empleador extranjero y se encarga de la gestión de las nóminas en Alemania. La conveniencia de realizar registros adicionales o adoptar una estructura diferente depende de las actividades del empleado; por ejemplo, si el puesto pudiera dar lugar a un establecimiento permanente.
¿Cómo funciona el registro de empleadores extranjeros en Alemania?
El proceso de registro sigue una secuencia fija. En primer lugar, su empresa se afilia a la entidad competente de seguro de accidentes de trabajo (Berufsgenossenschaft) y recibe su número de seguro de accidentes (Unternehmensnummer). Desde enero de 2024, la Agencia Federal de Empleo exige este número antes de expedir el número de establecimiento (Betriebsnummer). Cuando se aplica el impuesto sobre los salarios, la oficina tributaria asigna a continuación un número de identificación fiscal para la nómina. Por último, se introducen los datos de la empresa y de los empleados en el sistema de nóminas y se da de alta al empleado en su caja de seguro médico. FMC le ayuda en cada paso y coordina todo el proceso por usted.
¿Cómo puede una empresa de fuera de Alemania, como una empresa estadounidense, contratar a empleados en Alemania?
Tanto si tu empresa tiene su sede en otro lugar de Europa como fuera de ella, por ejemplo en EE. UU., dispones de dos opciones principales sin necesidad de constituir una entidad alemana. Puedes contratar a la persona directamente como empleador extranjero, y FMC se encargará del registro, la nómina y la gestión local de recursos humanos. O bien, puedes recurrir al servicio « Employer of Record » (EOR) de FMC, mediante el cual FMC contrata a la persona en tu nombre. La contratación directa es adecuada para contrataciones a largo plazo a tu nombre; el servicio EOR es la opción más rápida y cómoda para empezar. En ambos casos se aplica la legislación laboral alemana. Cualquier requisito de inmigración o de permiso de trabajo debe tramitarse por separado.
¿Cuánto cuestan los servicios de gestión de nóminas en Alemania con FMC?
FMC cobra una cuota única de alta y cuotas mensuales fijas en función del número de empleados que contrates en Alemania. No se aplica ningún porcentaje sobre el salario. En el caso de contratos de larga duración, estas tarifas por servicios pueden resultar más bajas que las de un acuerdo EOR; en la propuesta te explicamos las diferencias de coste para tu caso concreto. En ambos modelos se aplican los costes legales a cargo del empleador, como el salario, las cotizaciones a la Seguridad Social y el impuesto sobre el salario. Los servicios adicionales, como la asistencia en auditorías, se acuerdan y se presupuestan por adelantado.
¿Cómo funciona la gestión de nóminas en Alemania?
En Alemania, la nómina se procesa mensualmente. Cuando existe la obligación de retención, el empresario deduce el impuesto sobre el salario (Lohnsteuer), el recargo de solidaridad —si procede— y el impuesto eclesiástico para los feligreses, en función de la categoría fiscal del empleado. Los seguros de pensiones, salud, desempleo y cuidados de larga duración se reparten entre el empleador y el empleado; el empleador también paga el seguro de accidentes obligatorio y las cotizaciones legales. Las cotizaciones se comunican a la mutua de salud y se abonan en los plazos establecidos. FMC se encarga de coordinar este proceso por ti cada mes.
¿Podemos recurrir a la contratación directa desde el principio?
Sí. El EOR no es un requisito previo. Puedes empezar directamente con un contrato de trabajo directo o pasar a él más adelante desde un acuerdo de EOR ya existente.
¿Es FMC la empresa que contrata?
No. En el caso del empleo directo, tu empresa es el empleador legal y es quien firma el contrato de trabajo. FMC se encarga de la gestión de nóminas y de la administración local de recursos humanos. Si prefieres que FMC sea el empleador, nuestra opción « Employer of Record » es la alternativa.
¿Pueden nuestros empleados ponerse en contacto directamente con vuestro equipo de RR. HH.?
Sí. Tus empleados pueden ponerse en contacto con nuestro equipo de RR. HH. en Alemania, en inglés o en alemán, para plantear cualquier duda sobre las nóminas, los certificados y los trámites administrativos relacionados con la nómina. Las nóminas y los documentos de nómina están disponibles en un portal online seguro para empleados.
¿Tenemos que retener el impuesto sobre el salario alemán?
No en todos los casos. La obligación de retención depende de las circunstancias del empleador, entre ellas, si cuenta con un establecimiento en Alemania o con un representante permanente a efectos fiscales. Cuando no exista obligación de retención, es posible que el empleado tenga que pagar directamente el impuesto sobre la renta alemán. La gestión de nóminas se ajusta al tratamiento confirmado para cada caso concreto. Véase el artículo 38 de la EStG.
¿Contratar a alguien en Alemania puede dar lugar a un establecimiento permanente?
Sí, dependiendo del puesto. Puede darse el caso de que se considere un establecimiento permanente, por ejemplo, si un empleado celebra habitualmente contratos en nombre de tu empresa o trabaja desde un lugar fijo de actividad que tu empresa controla. Esto afecta a la fiscalidad de las empresas, no a la relación laboral en sí. Acláralo antes de contratar —especialmente en el caso de los puestos de ventas— para que puedas elegir la estructura adecuada desde el principio.
¿Puede FMC actuar como nuestro representante en virtud del artículo 28f de la SGB IV?
Sí. Una empresa extranjera que no cuente con un establecimiento en Alemania y que contrate a personal sujeto al régimen de la Seguridad Social alemana debe designar a un representante en Alemania que se encargue de llevar los registros de nóminas. Cuando sea necesario, FMC asume esta función en virtud de un poder incluido en nuestro contrato. La actuación como destinatario autorizado de la correspondencia oficial es un servicio independiente y opcional. Véase el artículo 28f, apartado 1b, del SGB IV.
¿El contrato de trabajo directo tiene una duración máxima de 18 meses?
El límite de asignación establecido en la AÜG se aplica al alquiler de personal, no a una relación laboral directa y auténtica entre su empresa y su empleado. Siguen siendo de aplicación otras normas laborales alemanas pertinentes, incluidas las que regulan los contratos de duración determinada. Véase el artículo 1 de la AÜG.
¿En qué casos resulta más conveniente una GmbH alemana que la contratación directa o el modelo EOR?
No existe un umbral fijo en cuanto al número de empleados. La creación de una filial alemana empieza a ser una opción a tener en cuenta cuando tu negocio en Alemania crece más allá de un pequeño equipo, cuando necesitas contratar personal local, alquilar oficinas o contar con una presencia jurídica local, o cuando tus actividades darían lugar, de todos modos, a un establecimiento permanente. Muchas empresas empiezan con un modelo de EOR (Empleo por cuenta ajena) o con contratación directa y constituyen una GmbH más adelante. Estaremos encantados de analizar contigo qué modelo se adapta mejor a tus planes.
¿Cuánto tiempo lleva la instalación?
Como orientación para la planificación, hay que contar con unas seis semanas. Las inscripciones siguen un orden determinado, y los plazos dependen de que se presenten todos los documentos, de la tramitación por parte de las autoridades y de la entidad aseguradora de accidentes, así como del calendario de nóminas. Si necesitas que alguien empiece antes, un « Employer of Record » puede servir de puente hasta entonces.
Hablemos de tu equipo en Alemania
Tanto si estás planeando tu primera contratación, como si necesitas reforzar un equipo ya existente o dar el salto desde un modelo EOR: reserva una consulta gratuita de 30 minutos sin compromiso o envíanos tus datos.
¿Qué pasa ahora?
Durante la consulta, analizamos tus planes, el proceso de registro y tu calendario. A continuación, recibirás una propuesta con un desglose claro de los costes de puesta en marcha y las cuotas mensuales.
Tu persona de contacto
Stephan Dorn
Socio director, FMC Group
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