Registrierung als ausländischer Arbeitgeber in Deutschland: Was Steuerberater Ihnen nicht sagen

Schritt 1: Ernennung eines ständigen Vertreters in Deutschland

Bevor Sie sich als Arbeitgeber registrieren können, verlangen die deutschen Behörden, dass Sie einen ständigen Vertreter (Empfangsbevollmächtigten) mit einer deutschen Adresse zu benennen.

Zu den Optionen gehören:

• Der Mitarbeiter, den Sie einstellen (verursacht potenzielle Interessenkonflikte)
• Ihr Steuerberater oder Rechtsberater
• Ein professioneller Anbieter von Unternehmensdienstleistungen

Kritisches Risiko, das die meisten Steuerberater herunterspielen: Der ständige Vertreter kann persönlich für die Steuer- und Sozialversicherungspflichten Ihres Unternehmens haftbar gemacht werden.

Nach deutschem Recht (§ 69 Abgabenordnung)haften Geschäftsführer und Vertreter persönlich für nicht abgeführte Lohnsteuern. Dies gilt, wenn sie vorsätzlich oder grob fahrlässig handeln. Die gleiche Haftung gilt für nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge.

Dies führt zu einem großen Problem. Qualifizierte Fachleute weigern sich oft, als ständige Vertreter für ausländische Unternehmen zu fungieren, über die sie nicht die vollständige Kontrolle haben. Einige verlangen hohe Gebühren, um dieses Risiko einzugehen.

Schritt 2: Registrierung bei den deutschen Behörden

Die direkte Beschäftigung löst Meldepflichten bei mehreren deutschen Behörden aus:

Gewerbeamt-Registrierung:

• Registrieren Sie Ihre Geschäftstätigkeit bei der zuständigen Gemeinde.
• Gewerbeanmeldung erhalten

Anmeldung beim Finanzamt:

• Beantragen Sie eine deutsche Steuernummer
• Als Arbeitgeber für Lohnsteuerzwecke registrieren
• Einrichtung der Lohnsteuerabzugsverpflichtungen

Sozialversicherungsanmeldung:

• Bei der Rentenversicherung anmelden (Deutsche Rentenversicherung)
• Bei den Krankenkassen anmelden
• Bei der Arbeitslosenversicherung anmelden
• Bei der Pflegeversicherung anmelden
• Betriebsnummer von der Bundesagentur für Arbeit einholen

Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft):

• Ermitteln Sie, welcher Wirtschaftsverband Ihre Branche vertritt.
• Registrieren Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter
• Beginnen Sie mit der Zahlung der Unfallversicherungsprämien.

Zeitachse

Bei vollständigen Unterlagen und professioneller Unterstützung dauert es in der Regel 4 bis 6 Wochen vom Beginn des Verfahrens bis zur Einstellung des ersten Mitarbeiters. Verzögerungen sind häufig, wenn die Unterlagen unvollständig sind oder die Behörden Klarstellungen verlangen.

Schritt 3: Implementierung einer konformen Lohn- und Gehaltsabrechnung

Verständnis der deutschen Anforderungen an die Lohnabrechnung ist unerlässlich, da es bei der Lohnabrechnung nicht nur um die Berechnung der Brutto- und Nettolöhne geht. Dazu gehören:

Monatliche Verpflichtungen:

• Elektronische Lohnsteuerbescheinigungen (ELStAM-System)
• Sozialversicherungsbeitragsabrechnungen an jede Versicherungszweigstelle
• Alle Einreichungen müssen in deutscher Sprache verfasst sein.
• Es muss eine zertifizierte deutsche Lohnbuchhaltungssoftware verwendet werden, die für elektronische Übermittlungen zugelassen ist.
• Rechtzeitige Zahlung aller Steuern und Beiträge (bei verspäteter Zahlung fallen Zinsen in Höhe von 1 % pro Monat an)

Jährliche Verpflichtungen:

• Jährliche Lohnsteuerbescheinigungen für alle Mitarbeiter
• Jährliche Berichte an die Unfallversicherung
• Mitarbeit bei jährlichen Sozialversicherungsprüfungen (in der Regel alle vier Jahre, kann jedoch für ausländische Arbeitgeber früher erfolgen)

Ihr Steuerberater kümmert sich um die technischen Einreichungen, aber Sie bleiben letztendlich für die Richtigkeit und Einhaltung der Vorschriften verantwortlich. Wenn Ihr Berater Fehler macht, müssen Sie die Strafen und Nachzahlungen tragen.

Schritt 4: Erfüllung der Anforderungen des Arbeitsvertrags

Die deutschen Arbeitsvertragsregeln sehen bestimmte Formalitäten vor, die sich erheblich von denen anderer Rechtsordnungen unterscheiden:

Obligatorische schriftliche Dokumentation:

• Alle wesentlichen Beschäftigungsbedingungen müssen innerhalb eines Monats nach Beschäftigungsbeginn dokumentiert werden (Nachweisgesetz).
• Unbefristete Verträge können ab dem 1. Januar 2025 in Textform abgeschlossen werden (eine E-Mail mit eingescanntem Unterschrift reicht aus).
• Befristete Verträge erfordern weiterhin entweder handschriftliche (Nass-Tinten-)Unterschriften ODER qualifizierte elektronische Signaturen (QES), um gültig zu sein., daeinfache elektronische Signaturen reichen nicht aus.
• Verträge müssen Folgendes enthalten: genaue Stellenbeschreibung, Arbeitsort, Gehaltsaufschlüsselung, Arbeitszeiten, Jahresurlaubsanspruch, Kündigungsfristen, geltende Tarifverträge

Häufige Fallstricke:

• Standardarbeitsverträge in den USA oder Großbritannien enthalten häufig Klauseln, die nach deutschem Recht unwirksam sind.
• Kündigungsfreiheiten sind nicht durchsetzbar
• Zu weit gefasste Klauseln zur Übertragung von geistigem Eigentum können ungültig sein.
• Verjährungsfristen aus anderen Rechtsordnungen finden keine Anwendung.
• Verträge sollten von deutschen Arbeitsrechtsanwälten vorbereitet oder geprüft werden.

Sie können mit einer Geldstrafe von bis zu 2.000 € , wenn Sie erforderliche Dokumente nicht vorlegen. Wenn ein befristeter Vertrag eine falsche Unterschrift enthält, wird er automatisch zu einem unbefristeten Vertrag.

Schritt 5: Einführung einer obligatorischen Arbeitszeiterfassung

Nach dem deutschen Arbeitszeitnachweisgesetzmüssen alle Arbeitgeber nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 eine systematische Arbeitszeiterfassung für Arbeitnehmer, einschließlich Telearbeiter, einführen.

Anforderungen:

• Erfassen Sie täglich die Startzeit, Endzeit und Gesamtdauer der Arbeitszeit.
• Alle Pausen und Überstunden einbeziehen
• Die Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden täglich (spätestens 7 Tage nach Erbringung der Arbeitsleistung) einreichen.
• Das System muss objektiv, zuverlässig und zugänglich sein.
• Die elektronische Verfolgung ist ab März 2024 obligatorisch.
• Aufzeichnungen müssen verfügbar und abrufbar sein.

Was Steuerberater oft nicht erwähnen: Dies ist eine von der Lohnabrechnung getrennte Verpflichtung. Sie müssen in eine konforme Zeiterfassungssoftware investieren (5 bis 15 Euro pro Mitarbeiter und Monat) und für eine disziplinierte tägliche Einhaltung sorgen.

Strafen: Geldstrafen bis zu 25.000 für Verstöße, zusätzlich zur Unmöglichkeit, sich gegen Überstundenansprüche von Mitarbeitern zu verteidigen.

Schritt 6: Ernennung von Personal für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

Unter Arbeitsschutzgesetz muss jeder Arbeitgeber folgende Personen benennen:

1. Betriebsarzt

• Unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Art der Telearbeitsregelung obligatorisch
• Muss über eine spezielle Qualifikation in Arbeits- oder Arbeitsmedizin verfügen
• Muss schriftlich ernannt werden
• Verantwortlich für Vorsorgeuntersuchungen, Gesundheitsberatung am Arbeitsplatz, Unterstützung bei der Risikobewertung

2. Fachkraft für Arbeitssicherheit (Fachkraft für Arbeitssicherheit)

• Unabhängig von der Unternehmensgröße oder der Art der Telearbeitsregelung obligatorisch
• Muss über bestimmte Qualifikationen verfügen: Ingenieur, Techniker, Meister oder andere anerkannte Qualifikation plus Sifa-Ausbildung
• Muss schriftlich ernannt werden
• Verantwortlich für Sicherheitsberatung, Unterstützung bei der Risikobewertung, Überwachung der Einhaltung von Vorschriften

Kostenauswirkungen:

• Arbeitsmediziner: 50–150 € + pro Mitarbeiter jährlich
• Sicherheitsspezialist: 50–150 € + pro Mitarbeiter jährlich
• Viele Anbieter bieten gebündelte Dienstleistungen an.

Die Herausforderung

Deutschland sieht sich mit einem erheblichen Mangel an Arbeitsmedizinern konfrontiert. Unternehmen, insbesondere in ländlichen Gebieten, haben oft Schwierigkeiten, verfügbare Ärzte zu finden, obwohl sie gesetzlich verpflichtet sind, einen solchen zu bestellen.

Strafen: Geldstrafen bis zu 25.000 für die Nichtbenennung des erforderlichen Personals.

Wichtiger Hinweis: Diese Verpflichtungen gelten gleichermaßen für Remote-Mitarbeiter und Büroangestellte. Die Tatsache, dass Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, befreit Sie nicht von der Pflicht, Arbeitsmediziner und Sicherheitsspezialisten zu benennen.

Schritt 7: Durchführung und Dokumentation von Risikobewertungen

Jeder Arbeitgeber muss unabhängig von der Unternehmensgröße umfassende Gefährdungsbeurteilungen durchführen – auch für Homeoffice-Arbeitsplätze:

Anforderungen:

• Identifizieren Sie alle Gefahren am Arbeitsplatz: physikalische, chemische, ergonomische und psychosoziale Gefahren.
• Schweregrad und Wahrscheinlichkeit eines Schadens bewerten
• Notwendige Schutzmaßnahmen festlegen und umsetzen
• Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen
• Bewertungen aktualisieren, wenn sich die Bedingungen ändern

Dokumentation:

• Muss für alle Unternehmen schriftlich dokumentiert werden
• Bildet die Grundlage für die Festlegung, welche Gesundheitsuntersuchungen erforderlich sind.
• Muss für die Überprüfung durch die Behörden verfügbar sein

Besondere Überlegungen für Remote-Mitarbeiter:

• Der Arbeitgeber muss die Ergonomie und Ausstattung des Homeoffice beurteilen.
• Der Arbeitgeber ist auf die Mitarbeit der Arbeitnehmer angewiesen, da er ohne Erlaubnis nicht in die Wohnung eintreten darf.
• Der Arbeitgeber sollte Fragebögen oder Checklisten zur Verfügung stellen, damit die Mitarbeiter ihren Heimarbeitsplatz bewerten können.
• Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Mitarbeiter über eine angemessene Ausstattung verfügen (Schreibtisch, Stuhl, Beleuchtung, Computerausstattung).

Professionelle Hilfe für die erste Risikobewertung kostet in der Regel 500 bis 2.000 Euro. Der Preis hängt davon ab, wie komplex der Arbeitsplatz ist und wie viele Remote-Standorte Sie haben.

Das Risiko, das Steuerberater oft herunterspielen: Betriebsstätte

Hier ist das entscheidende Steuerthema, das weit mehr Aufmerksamkeit verdient, als es normalerweise erhält:

Eine direkte Einstellung ohne deutsche Niederlassung kann zur Begründung einer Betriebsstätte , wodurch Ihr ausländisches Unternehmen der deutschen Körperschaftsteuer unterliegt.

Steuerliche Auswirkungen:

• Körperschaftsteuer: ~15,8 % (15 % zuzüglich Solidaritätszuschlag)
• Gewerbesteuer: 7–17,2 % je nach Gemeinde
• Kombinierter effektiver Steuersatz: ~30 % auf Gewinne aus deutschen Quellen
• Rückwirkende Haftung, die sich möglicherweise bis zu 7 Jahre zurück erstreckt
• Pflicht zur Abgabe deutscher Körperschaftsteuererklärungen
• Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses nach deutschen Rechnungslegungsvorschriften

PE-Auslöser sind unter anderem:

• Physische Anwesenheit von mehr als 6 Monaten
• Durchführung laufender Geschäftstätigkeiten oder Erzielung von Einnahmen in Deutschland
• Einrichtung eines festen Geschäftssitzes
• Mitarbeiter, die befugt sind, Verträge abzuschließen

Es ist ungewiss, ob Ihre Konfiguration PE auslöst. Homeoffices allein verursachen in der Regel kein PE. Aber deutsche Mitarbeiter in Verbindung mit geschäftlichen Aktivitäten können zu einer Exposition führen.

Professionelle Beratung ist unerlässlich: Sie benötigen Steuerexperten, um Ihre spezifische Situation zu beurteilen und Ihre Geschäftstätigkeit so zu strukturieren, dass das Risiko einer Betriebsstätte minimiert wird. Aber selbst bei sorgfältiger Strukturierung bleibt Unsicherheit bestehen.