La Germania è uno dei paesi in cui vigono le leggi più severe in materia di protezione dei dati dei dipendenti. Molti datori di lavoro stranieri sottovalutano le rigide norme che regolano il trattamento di tali dati.
Dai registri relativi alle assunzioni e alle informazioni sui libri paga fino al monitoraggio dei dipendenti e ai dati sanitari, i datori di lavoro stranieri devono rispettare sia le norme del GDPR a livello dell’Unione Europea sia le leggi tedesche in materia di protezione dei dati specifiche per il settore del lavoro.
Il mancato rispetto di queste leggi tedesche può comportare ingenti sanzioni ai sensi del GDPR, controversie legali, danni alla reputazione e conflitti con i comitati aziendali. Ecco perché questa guida illustra le leggi più importanti in materia di protezione dei dati in Germania.
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La Germania è uno dei paesi in cui vigono le leggi più severe in materia di protezione dei dati dei dipendenti. Molti datori di lavoro stranieri sottovalutano le rigide norme che regolano il trattamento di tali dati.
Dai registri relativi alle assunzioni e alle informazioni sui libri paga fino al monitoraggio dei dipendenti e ai dati sanitari, i datori di lavoro stranieri devono rispettare sia le norme del GDPR a livello dell’Unione Europea sia le leggi tedesche in materia di protezione dei dati specifiche per il settore del lavoro.
Il mancato rispetto di queste leggi tedesche può comportare ingenti sanzioni ai sensi del GDPR, controversie legali, danni alla reputazione e conflitti con i comitati aziendali. Ecco perché questa guida illustra le leggi più importanti in materia di protezione dei dati in Germania.
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Stephan Dorn
Socio amministratore
La protezione dei dati dei dipendenti in Germania si riferisce alle norme giuridiche che regolano le modalità con cui i datori di lavoro raccolgono, trattano, conservano, controllano e condividono i dati personali dei dipendenti.
Nel trattamento dei dati relativi al personale, i datori di lavoro devono rispettare sia il GDPR che la legge federale sulla protezione dei dati (BDSG).
I dati dei dipendenti soggetti a protezione possono includere nomi, indirizzi, dettagli relativi alle retribuzioni, coordinate bancarie, cartelle cliniche, dati sulle prestazioni, e-mail, utilizzo dei dispositivi, informazioni biometriche e dati di monitoraggio. Queste leggi coprono l'intero ciclo di vita del rapporto di lavoro, dall'assunzione alla cessazione del rapporto.
Poiché la Germania attribuisce grande importanza ai diritti alla privacy individuale, il Paese è dotato di una normativa rigorosa in materia di privacy dei dipendenti. I datori di lavoro devono rispettare rigorosi requisiti di trasparenza, sicurezza e lecitezza del trattamento dei dati. Tali norme devono essere osservate in caso di monitoraggio dei dipendenti o di trattamento di dati personali sensibili.
Il GDPR è direttamente applicabile in tutta l'UE e stabilisce norme complete in materia di trattamento dei dati personali, compresi quelli dei dipendenti. Il GDPR prevede che i dati dei dipendenti debbano essere conservati in modo sicuro e utilizzati solo per motivi chiari e validi. In base a tale norma, i dipendenti hanno il diritto di accedere ai propri dati e possono richiederne la modifica.
Si tratta di una legge tedesca che integra il GDPR. Essa introduce ulteriori norme relative alle modalità di raccolta e utilizzo dei dati dei dipendenti in Germania.
Pertanto, in qualità di datore di lavoro straniero, devi rispettare entrambe le leggi. In caso contrario, potresti incorrere in una sanzione. Queste leggi tutelano i dipendenti, ne proteggono la privacy e impediscono l'uso improprio dei loro dati personali.
È possibile raccogliere e utilizzare i dati dei dipendenti solo se necessari ai fini delle loro mansioni lavorative, dell’assunzione o della cessazione del rapporto di lavoro. Ai sensi dell’articolo 26 della BDSG, non è consentito utilizzarli per altri scopi senza autorizzazione.
Alcuni dati relativi ai dipendenti sono particolarmente sensibili, come le informazioni sulla salute, l’etnia, la religione o l’appartenenza sindacale. Di norma, i datori di lavoro non possono utilizzare tali dati a meno che il lavoratore non dia il proprio consenso per iscritto o la legge non lo consenta.
L'articolo 24 della BDSG consente l'ulteriore trattamento dei dati per finalità diverse da quella originaria solo a condizioni rigorose, in particolare qualora sia compatibile con la finalità originaria o necessario ai fini di azioni legali o di sicurezza pubblica. Il punto fondamentale per stabilire se si tratti di un motivo valido consiste nel verificare se rientri in una di queste tre categorie:
Tra gli esempi di queste altre finalità figurano:
È necessario nominare un responsabile della protezione dei dati (DPO) se si verifica una delle seguenti condizioni:
Situazione | Quando è richiesta la nomina di un responsabile della protezione dei dati (DPO) |
Numero dei dipendenti | In Germania, è obbligatorio nominare un responsabile della protezione dei dati se almeno 20 dipendenti trattano regolarmente dati personali mediante sistemi automatizzati (§ 38 BDSG). |
Dati specifici + valutazione d'impatto | È necessario effettuare una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA), anche se il numero dei dipendenti è inferiore a 20 |
Vendita/condivisione dei dati | La vostra azienda raccoglie e conserva dati a fini commerciali per venderli o trasferirli (sia personalizzati che anonimizzati) |
Ricerche di mercato e sondaggi d'opinione | Lo scopo della vostra attività è lo svolgimento di ricerche di mercato o sondaggi di opinione mediante l'utilizzo di dati personali |
Enti pubblici | Siete un'autorità pubblica o un ente governativo (senza limiti sul numero di dipendenti) |
Dati speciali su larga scala | Trattate dati sensibili (salute, etnia, religione) su larga scala globeriadatenschutz |
Monitoraggio sistematico | La vostra attività principale consiste nel monitorare regolarmente le persone (ad esempio tramite telecamere di sorveglianza o osservando il loro comportamento online) |
Il responsabile della protezione dei dati deve possedere:
I comitati aziendali sono soggetti agli obblighi previsti dal GDPR e dalla BDSG; tuttavia, il loro ruolo preciso (titolare del trattamento o organismo autonomo) è giuridicamente complesso e ancora oggetto di dibattito nella giurisprudenza tedesca. Essi devono:
Quando il comitato aziendale tratta i dati dei dipendenti, si applicano comunque le norme del GDPR. Ciò significa che:
La presente legge si applica se la vostra azienda opera nel settore delle telecomunicazioni o dei servizi digitali, quali:
È quindi necessario garantire una protezione più rigorosa dei dati degli utenti. Ad esempio, è necessario garantire la riservatezza delle comunicazioni, ottenere il consenso prima di tracciare gli utenti e indicare chiaramente agli utenti e ai dipendenti quali dati vengono raccolti. I requisiti relativi al consenso all’uso dei cookie derivano principalmente dalla Direttiva ePrivacy dell’UE (attuata in Germania tramite la TDDDG) insieme alle norme del GDPR in materia di consenso.
Alcuni settori sono soggetti a norme specifiche in materia di dati poiché trattano informazioni sensibili. Tra questi figurano il settore sanitario, quello bancario e finanziario, quello assicurativo, la pubblica amministrazione, i trasporti e il commercio al dettaglio che utilizza telecamere.
I datori di lavoro possono controllare le e-mail di lavoro e l’utilizzo di Internet qualora sussistano motivi specifici, quali l’individuazione di problemi tecnici. I datori di lavoro non dovrebbero fare affidamento sul consenso come base giuridica primaria a causa dello squilibrio di potere nei rapporti di lavoro; il trattamento dei dati è invece tipicamente giustificato ai sensi del §26 BDSG o del legittimo interesse (art. 6 del GDPR). L’accesso alle comunicazioni personali è soggetto a severe restrizioni ed è generalmente consentito solo in casi eccezionali, quali il sospetto di attività criminale, e spesso richiede ulteriori garanzie.
Le telecamere a circuito chiuso possono essere utilizzate per motivi di sicurezza concreti, come la prevenzione dei furti. Non devono essere nascoste. Inoltre, non possono essere installate in luoghi privati come le sale pausa o gli spogliatoi.
Il tracciamento GPS dei lavoratori è consentito per determinati motivi, come il monitoraggio degli autisti addetti alle consegne o dei veicoli di servizio. I dipendenti devono esserne informati. Non è consentito tracciarli mentre si trovano a casa, a meno che non abbiano con sé attrezzature aziendali per lo svolgimento del lavoro. Un monitoraggio continuo o eccessivo è generalmente considerato sproporzionato e illegale, a meno che non sia strettamente necessario e giustificato.
La raccolta dei dati biometrici dipende da un’esigenza assoluta di sicurezza o di accesso. Il consenso esplicito è valido solo in casi eccezionali in cui sia realmente volontario; in caso contrario, il trattamento dei dati biometrici deve essere giustificato dalla necessità ai sensi del §26 BDSG o dell’art. 9 del GDPR. Ciò è consentito quando non esiste un modo più semplice per farlo. Ad esempio, se non è possibile utilizzare una tessera magnetica, è possibile ricorrere ai dati biometrici.
Il consenso del dipendente al monitoraggio è valido solo se:
Requisito | Cosa significa |
Libera scelta | I lavoratori possono rifiutare senza perdere il posto di lavoro |
Scritto | Il lavoratore firma o scrive la propria accettazione |
Cancella | Il lavoratore sa esattamente cosa monitorerai |
Specifico | Il consenso vale per un motivo specifico, non per “tutto” |
Può essere restituito | Il lavoratore può revocare il consenso in un secondo momento |
Senza pressioni | Il capo non può costringere né minacciare il lavoratore |
Ai sensi del GDPR, i datori di lavoro possono trasmettere i dati dei dipendenti al di fuori dell’UE solo se:
Il modo più comune in cui i datori di lavoro possono trasmettere legalmente i dati è quello di attenersi alle clausole contrattuali standard (SCC). Queste sono:
Sono disponibili sul sito web della Commissione europea.
È possibile trasferire i dati dei dipendenti al di fuori dell'UE se:
Il Paese ha ottenuto l'approvazione dell'UE (come il Regno Unito, Svizzera, Giappone) | Non sono necessari ulteriori passaggi |
Il Paese non ha l'approvazione dell'UE (come gli Stati Uniti, (India, Cina) | Firmare gli SCC e verificare se è necessaria una protezione aggiuntiva |
Il consenso esplicito è possibile, ma raramente raccomandato a causa dei requisiti rigorosi e della sua revocabilità; si preferiscono le clausole contrattuali standard (SCC) o le decisioni di adeguatezza. | Consenso scritto + il lavoratore può recedere in qualsiasi momento |
Documenti necessari per il contratto di lavoro | Solo per motivi lavorativi specifici (come il pagamento dello stipendio) |
I datori di lavoro devono fornire ai lavoratori un’informativa sulla privacy che spieghi:
L'informativa deve essere di facile comprensione, redatta in modo chiaro e fornita prima della raccolta dei dati.
La minimizzazione dei dati significa raccogliere solo i dati necessari per lo svolgimento del lavoro. I datori di lavoro non possono raccogliere informazioni aggiuntive “per ogni evenienza”. Ad esempio, per la maggior parte dei lavori i datori di lavoro non hanno bisogno di conoscere le credenze religiose dei dipendenti.
Le politiche di conservazione dei dati prevedono che i dati vengano conservati solo per il tempo necessario e cancellati quando non sono più necessari. Ad esempio, i datori di lavoro dovrebbero cancellare i dati relativi alle candidature di lavoro se la persona non viene assunta (di solito entro 3–6 mesi).
I datori di lavoro possono effettuare una DPIA quando:
Una DPIA è una valutazione dei rischi che si pone le seguenti domande:
È necessario tenere un registro di tutte le operazioni di trattamento dei dati, tra cui:
Cosa registrare | Esempio |
Perché raccogli i dati | Libro paga, assunzioni, sicurezza |
Quali dati raccogliete | Nome, indirizzo, stipendio, salute |
Con chi lo condividi | Settore bancario, assicurativo, pubblico |
Per quanto tempo lo conservi | I periodi di conservazione dipendono dagli obblighi di legge (ad esempio, da 6 a 10 anni per i documenti fiscali ai sensi del diritto commerciale e tributario tedesco). |
Misure di sicurezza | Password, crittografia, file protetti |
I datori di lavoro devono formare i dipendenti che trattano dati personali, quali il personale delle risorse umane, i dirigenti e i team informatici. Questi devono sapere come proteggere i dati ed evitare violazioni. I datori di lavoro devono inoltre disporre di politiche scritte in materia di protezione dei dati. La formazione deve essere aggiornata almeno una volta all’anno.
I lavoratori hanno il diritto di chiederti:
Richiesta | Cosa devi fare |
Consulta i loro dati | Rispondere entro un mese (il termine può essere prorogato di altri due mesi nei casi complessi). |
Correggere i loro dati | Correggi rapidamente le informazioni errate |
Cancella i loro dati | Rimuovilo se la legge lo consente |
Smettete di utilizzare i loro dati | Interrompere l'elaborazione in caso di opposizione |
Spostare i loro dati | Inviare i dati a un'altra società, se richiesto |
È necessario:
Garantire la protezione dei dati dei dipendenti in Germania non è facile. Molti datori di lavoro stranieri cercano di occuparsene autonomamente, ma si trovano ad affrontare problemi di natura legale. L’approccio migliore consiste nel ricorrere a un fornitore Employer of Record come FMC Group. Questi gestiscono i dati con la massima cura, assumono i dipendenti senza che sia necessaria la vostra entità locale, si occupano delle buste paga e dei contributi mensili e molto altro ancora.