Employer of Record vs Entità legale propria: Qual è la soluzione migliore per la vostra azienda?

Se state pensando di portare la vostra attività a livello globale e state valutando le opzioni di utilizzare un "employer of record" piuttosto che creare una "propria entità legale", questo articolo fornirà un confronto dettagliato del processo decisionale tra eor e entità legale, delineando i vantaggi e gli svantaggi per aiutarvi a determinare l'approccio più adatto per espandere la vostra impresa.

In qualità di provider di EOR , abbiamo dovuto registrare noi stessi entità legali in diversi Paesi, quindi abbiamo sperimentato le differenze in prima persona.

Punti di forza

• Employer of Record (EOR) forniscono alle aziende un modo efficiente per assumere dipendenti internazionali, garantendo la conformità alle leggi locali sul lavoro e riducendo gli oneri amministrativi.
• La costituzione di un'entità legale propria comporta notevoli costi iniziali e correnti, ma offre il pieno controllo dei processi aziendali. È consigliabile un'entità legale locale, soprattutto se si prevedono entrate locali.
• EOR I servizi consentono un ingresso più rapido nel mercato e una scalabilità operativa con minori rischi finanziari, mentre la creazione di un'entità legale richiede risorse sostanziali e comporta maggiori responsabilità nella gestione della conformità. Inoltre, i servizi di EOR facilitano l'espansione globale aiutando le aziende a superare le complessità dell'ingresso in nuovi mercati in modo conforme.

Comprendere i servizi di Employer of Record (EOR)

Un Employer of Record (EOR) funge da datore di lavoro legale per i lavoratori, assumendo ufficialmente il compito di assumere i dipendenti e di gestire le responsabilità del lavoro, come la conformità, il libro paga, la tassazione e l'amministrazione dei benefici.

A differenza delle agenzie di staffing che gestiscono esclusivamente le attività di reclutamento, gli EOR assumono il controllo completo di tutti gli aspetti dell'impiego dopo l'assunzione di un lavoratore. Questa differenziazione chiave consente alle aziende di semplificare i processi di gestione delle risorse umane e di concentrarsi sugli obiettivi aziendali primari.

Per le aziende che intendono assumere personale internazionale, i servizi di EOR possono essere particolarmente vantaggiosi. Questi servizi assicurano l'aderenza alle leggi locali sul lavoro nelle diverse regioni, fornendo contratti di lavoro legalmente conformi e gestendo i benefit per i dipendenti e i requisiti fiscali locali. I servizi di EOR facilitano l'occupazione globale offrendo un approccio semplificato alla gestione delle assunzioni internazionali, rendendo più facile per le aziende espandere la propria portata geografica mantenendo la conformità e l'efficienza.

Creazione di un'entità legale propria

Il processo di costituzione di un'entità legale dipende da Paese a Paese. In molti Paesi il processo di registrazione è semplice e in alcuni addirittura completamente digitale. Altri Paesi possono essere meno avanzati, richiedendo più tempo per la raccolta, ad esempio, di documenti apostillati dal Paese d'origine. Stabilire un'attività in un paese straniero comporta anche la necessità di navigare tra le complessità delle leggi e dei regolamenti locali in materia di occupazione, che possono variare in modo significativo.

Mentre la registrazione di un'entità legale può essere effettuata in poche settimane e non è molto costosa, la liquidazione di un'entità legale è l'oposito. È abbastanza comune che questo processo richieda più di un anno e sia molto più costoso.

Dopo la registrazione dell'entità legale, la società deve diventare operativa. Queste fasi possono richiedere un notevole dispendio di tempo e di risorse amministrative. In un Paese, ad esempio, abbiamo impiegato quasi un anno per aprire un conto bancario e registrarci al sistema fiscale governativo.

Implicazioni finanziarie

Un provider di EOR di solito addebita un canone mensile per dipendente, quindi il costo mensile aumenta linearmente con le dimensioni del team.

I costi di gestione di una persona giuridica dipendono meno dal numero di dipendenti. In genere, si devono sostenere costi per la contabilità, le dichiarazioni fiscali, l'elaborazione delle buste paga, la domiciliazione e spese amministrative significative. Queste spese amministrative possono includere le retribuzioni correnti e le spese generali di gestione, che possono essere considerevoli.

Quando l'organico aumenta, si raggiunge un punto di pareggio, in cui un'entità legale propria potrebbe significare un costo mensile inferiore. Ma non dimenticate di considerare gli sforzi amministrativi aggiuntivi, come occuparsi della sicurezza sul posto di lavoro o fornire un contatto locale per le risorse umane. Inoltre, l'impiego di EOR può aiutare le aziende a evitare le costose spese legali legate alla creazione di un'entità estera e a mantenere la conformità con le normative locali, riducendo così al minimo i potenziali rischi finanziari.

Gestione della conformità

La gestione della conformità è una parte vitale della conduzione di un'attività commerciale internazionale. I servizi di EOR sono in grado di gestire queste responsabilità delegando i seguenti compiti:

• Elaborazione dei contratti di lavoro
• Gestione dei processi retributivi
• Supervisione dell'amministrazione dei benefit
• Navigare tra le normative fiscali

La loro conoscenza del territorio riduce al minimo i rischi associati alla non conformità e alle potenziali sanzioni. La creazione di un'entità locale, pur garantendo il pieno controllo operativo, comporta maggiori responsabilità legali e di conformità, in particolare per le aziende che desiderano consolidare la propria presenza in mercati specifici.

La costituzione di un'entità legale richiede:

• Controllo interno sul rispetto delle leggi locali in materia di occupazione
• Afferrare regole fiscali complesse
• Mantenimento continuo della conformità
• Sviluppo di quadri finanziari e legali
• Impegno con consulenti esperti

La presentazione del rapporto annuale rimane conforme.

Una supervisione indipendente aumenta la probabilità di una classificazione errata dei contraenti e di violazioni delle leggi locali. Sfruttando la loro conoscenza approfondita delle norme nazionali in materia di lavoro e di fiscalità, gli EOR riducono le preoccupazioni relative al rispetto dei requisiti normativi, alleggerendo così il carico di lavoro del personale della vostra azienda.

Velocità di commercializzazione

Il vantaggio dei servizi di EOR consiste nel consentire un rapido ingresso nel mercato. Gestendo i compiti amministrativi e assicurando il rispetto dei requisiti di conformità, gli EOR minimizzano notevolmente i ritardi burocratici. Se il dipendente viene selezionato e le condizioni vengono negoziate, l'assunzione può avvenire in 1-2 giorni. I servizi di EOR facilitano un rapido ingresso nel mercato, consentendo alle aziende di stabilire rapidamente le operazioni in nuovi territori, cogliendo le opportunità senza i ritardi associati alla creazione di un'entità legale.

D'altra parte, la creazione di un'entità legale è spesso un'impresa lunga che può durare molti mesi a causa di procedure complesse e soggette a rinvii. Questi ritardi possono ostacolare la vostra capacità di stare al passo con l'evoluzione del mercato e dei concorrenti, rinviando di conseguenza i potenziali guadagni e la vostra presenza sul mercato.

Controllo delle operazioni

La gestione di un'entità propria vi garantisce la completa autorità sulle pratiche delle risorse umane, sul rispetto delle normative e sull'esecuzione dei piani aziendali. Questo dominio consente la sincronizzazione di:

• Operazioni dei dipendenti in linea con l'etica dell'azienda
• Acquisizione dei talenti, programmi di sviluppo e tattiche di coinvolgimento dei dipendenti
• L'enfasi sulla stabilità duratura e sull'autosufficienza nelle operazioni

Lavorare con un Employer of Record (EOR) può offrire una notevole versatilità e alleggerire i carichi amministrativi. La collaborazione con un EOR vi permette di aggirare la complessa burocrazia e di assicurare il rispetto delle leggi locali sul lavoro senza che i vostri team debbano fare un lavoro pesante, liberando la loro capacità di concentrarsi più intensamente sul supporto diretto ai dipendenti e sulle funzioni organizzative fondamentali.

Scalabilità e flessibilità

EOR sono perfette per le aziende che vogliono scalare le operazioni in tutto il mondo ed esplorare nuovi mercati senza l'obbligo di creare un'entità. Gli EOR facilitano l'assunzione e la scalata rapida in mercati dinamici, offrendo la flessibilità di assumere talenti globali senza creare entità legali in diversi Paesi. Diversi modelli di EOR , come ad esempio:

• I modelli diretti EOR prevedono l'assunzione diretta di cittadini locali.
• I modelli indiretti utilizzano terze parti locali per assumere talenti per conto dell'azienda cliente.
• I modelli ibridi combinano entrambi gli approcci, offrendo un'ampia copertura ma portando potenzialmente a incoerenze e complessità.

Questi modelli offrono vari livelli di copertura e flessibilità. Mentre i servizi di EOR offrono una notevole flessibilità, la creazione di entità proprie offre un maggiore controllo sulle operazioni aziendali, anche se comporta una maggiore richiesta di risorse e obblighi di conformità.

EOR I partner offrono la massima flessibilità di assunzione, consentendo di scalare in modo rapido ed efficiente la forza lavoro per soddisfare le richieste del mercato senza i vincoli di una struttura aziendale rigida. Questa adattabilità è fondamentale per le aziende che operano in ambienti competitivi e veloci.

Gestione del rischio

Quando un'azienda vuole espandersi a livello globale, la gestione dei rischi diventa fondamentale. Employer of Record I servizi di (EOR) aiutano a garantire la conformità alle leggi locali in materia di occupazione, riducendo i rischi legali che le aziende devono affrontare. Si fanno carico di responsabilità quali l'elaborazione delle buste paga, la gestione dei benefit e l'osservanza delle normative fiscali, fattori chiave per la conformità alle leggi locali e per evitare potenziali multe.

Al contrario, creare un'entità legale significa assumersi tutte le responsabilità relative a leggi, tasse e operazioni senza alcun supporto esterno. Questo approccio richiede un investimento significativo di risorse e una conoscenza approfondita degli intricati dettagli delle leggi locali sul lavoro e delle norme fiscali. Senza queste competenze, le aziende devono affrontare un rischio maggiore di non conformità e le possibili sanzioni che ne derivano: si tratta quindi di un'impresa intensa e piena di sfide.

Esperienza dei dipendenti

Preservare un'esperienza positiva per i dipendenti è fondamentale per trattenere i migliori professionisti e garantire che rimangano produttivi. Fornendo pagamenti puntuali e precisi e pacchetti di benefit competitivi, i datori di lavoro svolgono un ruolo importante nel creare fiducia e soddisfazione nei dipendenti. Questo aspetto diventa particolarmente rilevante se si considera che quasi la metà dei lavoratori tende a lasciare il proprio ruolo entro il primo anno a causa di benefit insoddisfacenti.

La gestione dei processi di onboarding e offboarding da parte degli EOR ha un effetto significativo sull'intero percorso di un dipendente in azienda. Un'integrazione perfetta nel posto di lavoro attraverso un onboarding efficiente incoraggia i nuovi arrivati a sviluppare un forte legame con il datore di lavoro, portandoli a impegnarsi a lungo termine. Parallelamente, la conduzione di un'ordinata attività di offboarding può garantire che coloro che partono lo facciano con impressioni finali favorevoli.

Gli EOR offrono diversi vantaggi, tra cui:

• Flessibilità per i membri del personale di svolgere le proprie mansioni a distanza.
• Congruenza con le aspettative dei moderni lavoratori della conoscenza
• Opportunità per i dipendenti di impegnarsi con organizzazioni i cui valori risuonano profondamente con le loro convinzioni personali e le loro preferenze in materia di cultura del lavoro.

Scegliere il modello giusto per la propria azienda

La scelta tra la costituzione di un'entità legale e l'impiego di un Employer of Record (EOR) dipende da diverse variabili, come ad esempio:

• Capacità di scalare
• Velocità di ingresso nel mercato
• Adesione alle leggi di conformità estere
• Competenza in materia di risorse umane
• Strategie per il ritiro

Le organizzazioni devono valutare le loro esigenze specifiche, le strategie di espansione, gli obiettivi nel mercato locale, l'approccio all'acquisizione dei talenti, le risorse interne a disposizione e il livello di comfort nei confronti del rischio quando decidono quale sia l'opzione più adatta a loro.

L'utilizzo dei servizi di EOR consente alle aziende di modificare rapidamente la propria forza lavoro, garantendo al contempo il rispetto dei requisiti normativi locali al momento della partenza. Questa versatilità è particolarmente vantaggiosa per le aziende che cercano di districarsi tra le complicate legislazioni in materia di occupazione. D'altra parte, la creazione di un'entità legale può offrire significativi vantaggi duraturi, dimostrando la dedizione dell'azienda al mercato locale.

Passaggio da EOR a Entità legale

La scelta tra EOR e diventare un'entità legale dipende dai vostri piani di crescita, dalle risorse che avete a disposizione e dal rischio che siete disposti a correre. Molte aziende ricorrono ai servizi di EOR temporaneamente, durante le fasi di transizione, per coprire le esigenze occupazionali. Quando si trasformano in un'entità legale propria, le aziende acquisiscono una completa autonomia sulle loro attività, assumendosi al contempo l'onere di gestire da sole la conformità e i doveri legali.

L'uscita da una struttura EOR è di solito meno complessa dal punto di vista legale e può comportare una riduzione dei costi associati all'uscita. Questa elasticità rende l'utilizzo degli EOR interessante per le organizzazioni che desiderano esplorare nuovi mercati senza impegnarsi completamente nella creazione di entità autonome.

Sintesi

In sintesi, la decisione di utilizzare i servizi di Employer of Record (EOR) o di creare un'entità legale comporta vantaggi e ostacoli distinti. Le soluzioni di EOR consentono alle aziende di godere di flessibilità, di risparmiare sui costi e di entrare rapidamente nei mercati: un'accoppiata perfetta per le aziende che mirano a una rapida scalata. Al contrario, la costituzione di un'entità legale offre un controllo operativo completo e indica una dedizione duratura all'ambiente del mercato locale. Il successo della vostra espansione internazionale dipende dalla scelta del percorso che si allinea alle vostre aspirazioni aziendali, alle risorse disponibili e alla vostra propensione al rischio: scegliete con giudizio per entrare efficacemente nel mercato.

Domande frequenti

 

Che cos'è un Employer of Record (EOR)?

Un'azienda che opera come Employer of Record (EOR) si assume la responsabilità di assumere ufficialmente persone per conto di un'altra azienda, assicurando il rispetto della conformità legale e normativa, gestendo le buste paga, le questioni fiscali e amministrando i benefit.

Quali sono le principali implicazioni finanziarie dell'utilizzo di EOR rispetto alla creazione di una persona giuridica?

Il coinvolgimento di un Employer of Record (EOR) può offrire costi stabili e ridotti nelle fasi iniziali rispetto alla costituzione di un'entità legale, che comporta notevoli impegni finanziari iniziali e continui.

Come fa un EOR a gestire la compliance?

Esternalizzando responsabilità come la gestione dei contratti di lavoro, l'amministrazione delle buste paga, il coordinamento dei benefit e l'adesione alle normative fiscali, Employer of Record (EOR) attenua i rischi di conformità e riduce i carichi amministrativi attraverso un'efficace gestione della compliance.

Quali sono i vantaggi della costituzione di una persona giuridica?

La creazione di un'entità legale garantisce una completa autonomia sulle procedure delle risorse umane, sul rispetto delle normative e sull'esecuzione delle strategie aziendali, dimostrando impegno e coerenza all'interno dell'area.

Un'azione del genere può rafforzare la fiducia e la convinzione nell'impresa.

Quando un'azienda dovrebbe prendere in considerazione il passaggio da EOR a un'entità legale?

Quando un'azienda mira a stabilire una posizione più solida in un particolare mercato e possiede la capacità di gestire autonomamente tutti gli obblighi legali e di conformità, dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di passare da un accordo EOR a un'entità legale propria.