In Turchia, le diverse attività commerciali richiedono forme giuridiche specifiche.
La procedura di registrazione per l'apertura di un ufficio di rappresentanza (RO) è piuttosto diversa da quella per la costituzione di una società a responsabilità limitata. La costituzione di un RO è molto più semplice, con meno passaggi da seguire, ma comporta anche molte limitazioni.
Spesso le aziende confondono le attività consentite nell'ambito di una RO con quelle di altre forme societarie, come le società per azioni, il che può comportare multe salate e altri problemi. Vediamo quindi quali sono gli errori più comuni che le aziende commettono durante la costituzione di una RO.
Autore
In Turchia, le diverse attività commerciali richiedono forme giuridiche specifiche.
La procedura di registrazione per l'apertura di un ufficio di rappresentanza (RO) è piuttosto diversa da quella per la costituzione di una società a responsabilità limitata. La costituzione di un RO è molto più semplice, con meno passaggi da seguire, ma comporta anche molte limitazioni.
Spesso le aziende confondono le attività consentite nell'ambito di una RO con quelle di altre forme societarie, come le società per azioni, il che può comportare multe salate e altri problemi. Vediamo quindi quali sono gli errori più comuni che le aziende commettono durante la costituzione di una RO.
Autore
Mettetevi in contatto con noi
Signora Yeşim Tektaşlı
Partner
Uno degli errori principali che le aziende commettono è quello di ritenere che un ufficio di rappresentanza (di collegamento) possa svolgere attività commerciali o redditizie.
Ai sensi della legislazione turca, un ufficio di rappresentanza è strettamente non commerciale. Il suo unico scopo è quello di rappresentare la società madre estera. Non è destinata a operare come entità commerciale in Turchia.
Cosa significa questo in pratica
Un ufficio di rappresentanza non può:
Conseguenze della generazione di entrate
Se le autorità accertano che un ufficio di rappresentanza svolge attività commerciali, le conseguenze potrebbero includere:
Maggiore attenzione agli investimenti futuri della società madre in Turchia
Ogni attività è strettamente limitata al proprio ambito specifico. Non è possibile emettere fatture né gestire le buste paga nell’ambito di un ufficio di rappresentanza, poiché lo scopo principale della costituzione di un ufficio di rappresentanza è quello disvolgere ricerche di mercato, organizzare corsi di formazione tecnica, garantire il coordinamento regionale e mantenere la presenza della società madre.
Se le attività superano i limiti previsti nella domanda, ciò può comportare la chiusura della sede operativa, l'applicazione di sanzioni pecuniarie e restrizioni future.
Pertanto, l’ambito di attività pertinente deve essere definito e illustrato correttamente nelle domande. In caso contrario, le domande potrebbero essere respinte sin dall’inizio oppure l’attività potrebbe essere ostacolata, con un aumento dei rischi legati al rinnovo.
Un altro problema è rappresentato dalla mancata corrispondenza tra il personale e i contratti. Rivolgersi a un esperto locale è la soluzione migliore.
Esistono diversi documenti aziendali che devono essere redatti correttamente per garantire il regolare svolgimento della procedura.
Spesso i documenti non sono provvisti di apostille o autenticazione notarile e i moduli sono incompleti. È necessario compilare correttamente tutte le voci prima di inviare i documenti. È vero, in ogni modulo ci sono anche campi facoltativi, ma è fondamentale capire cosa è facoltativo e cosa è obbligatorio. È importante anche sapere cosa scrivere in ogni voce.
La formattazione deve essere corretta e non devono esserci errori linguistici. Questi problemi rallentano il processo di approvazione e aumentano il rischio di rifiuto. Tuttavia, anche se si verificano tutti questi errori, è comunque possibile creare un RO, ma la nuova presentazione comporta molte seccature.
L'indirizzo è richiesto anche nei moduli più semplici, ma è particolarmente necessario per gli uffici di rappresentanza in Turchia.
Le aziende straniere a volte ritengono di poter utilizzare indirizzi virtuali al momento della registrazione di una sede legale in Turchia, ma ciò non è corretto. La legislazione turca richiede un indirizzo fisico reale e, se vengono forniti indirizzi virtuali, ciò può avere ripercussioni su altri aspetti, quali i permessi di lavoro, l’iscrizione alla previdenza sociale e la fiscalità.
Molte aziende commettono questo errore perché ritengono che le attività amministrative o di marketing iniziali giustifichino un'assunzione anticipata. Altre potrebbero sottovalutare il tempo necessario per ottenere l'autorizzazione e desiderano che il personale sia operativo fin dal primo giorno. In realtà, per rispettare la normativa è necessario attendere fino al rilascio ufficiale dell'autorizzazione.
In Turchia è necessario ottenere un'autorizzazione prima di assumere dipendenti. Un'assunzione prematura può esporre sia la filiale che la società madre a rischi legali.
Sebbene i dipendenti siano retribuiti dalla società madre, il governo turco ritiene che la procedura sia conforme solo se viene rilasciata un'autorizzazione.
Molte aziende commettono questo errore perché ritengono che le attività amministrative o di mercato iniziali giustifichino un'assunzione anticipata. L'approccio più sicuro consiste nel pianificare le assunzioni in base ai tempi necessari per ottenere i permessi e limitare le attività iniziali ai compiti preparatori. Si tratta di compiti che non comportano un impiego in Turchia, come il coordinamento a distanza o le ricerche di mercato dal paese di origine della società madre.
Un errore grave nella costituzione di un ufficio di rappresentanza in Turchia consiste nel confondere un ufficio di collegamento (di rappresentanza) con una filiale o una società a tutti gli effetti.
Sebbene a prima vista queste strutture possano sembrare simili, sono molto diverse dal punto di vista giuridico e operativo. Un ufficio di collegamento ha carattere strettamente non commerciale, ha un ambito di competenza limitato e non può generare entrate né stipulare contratti.
È vero che una filiale o una società turca può svolgere attività commerciali, emettere fatture e operare direttamente in Turchia, ma tali attività non sono consentite agli uffici di rappresentanza.
Per evitare ciò, è fondamentale definire chiaramente i propri obiettivi prima di procedere alla costituzione. Se il vostro obiettivo riguarda la generazione di ricavi o lo svolgimento di attività commerciali a livello locale, una filiale o una società a responsabilità limitata turca rappresenta la struttura più adeguata.
Un ufficio di rappresentanza non è un'entità che si può semplicemente «aprire e poi lasciar andare».
L'amministrazione locale richiede la presentazione di una relazione annuale anche dopo la corretta costituzione del RO. Se la relazione annuale non viene presentata entro i termini previsti e le norme non vengono rispettate, ciò può comportare l'applicazione di sanzioni pecuniarie o la revoca del RO.
Una volta completata la fase iniziale di costituzione, è necessario pianificare adeguatamente gli adempimenti relativi alle relazioni annuali, alle comunicazioni, alla contabilità e all’immagine aziendale. Tali adempimenti sono obbligatori per l’ufficio di rappresentanza. Le autorità turche richiedono la presentazione periodica di relazioni sulle attività dell’ufficio, sugli aggiornamenti relativi al personale e su altre informazioni amministrative.
Lo scopo principale di questa norma è quello di tenere il governo pienamente informato sulle attività svolte dall'ufficio di rappresentanza, sulla sua conformità all'ambito di competenza e su altri aspetti. È necessario presentare relazioni annuali relative all'ufficio di rappresentanza per adempiere agli obblighi di legge; in caso contrario, ciò potrebbe compromettere i vostri futuri piani di espansione in Turchia.
Molte aziende straniere trascurano questi obblighi perché ritengono che un ufficio non commerciale comporti responsabilità normative minime.
Per evitare problemi, le aziende dovrebbero definire un calendario di conformità, monitorare attentamente le scadenze e valutare la possibilità di avvalersi di un supporto professionale per garantire il costante rispetto di tutti i requisiti normativi.
Finora ti sei reso conto che, se non conosci bene le norme di legge, ciò potrebbe comportare gravi conseguenze.
La soluzione migliore è quella di collaborare con un'azienda locale che fornisca servizi in Turchia, come ad esempio FMC Group.
FMC Group in Turchia e fornisce servizi di ricerche di mercato da oltre 27 anni. Ci occupiamo inoltre della costituzione di uffici di rappresentanza per soggetti stranieri, società a responsabilità limitata e società per azioni. Infine, forniamo EOR a livello globale da oltre 15 anni.
Prenota una consulenza telefonica gratuita di 30 minuti con FMC Group diventa un esperto nella costituzione di uffici di rappresentanza in Turchia.
No. Un ufficio di rappresentanza in Turchia è rigorosamente non commerciale e non può emettere fatture, riscuotere pagamenti o effettuare vendite. Il suo scopo è limitato alle attività di ricerca di mercato, promozione e collegamento per conto della società madre.
Il superamento dell'ambito di attività approvato è considerato una violazione normativa. Le autorità turche possono:
Sì, un ufficio di collegamento può essere trasformato in una filiale o società a responsabilità limitata turca, ma ciò richiede procedure legali distinte. Il processo di conversione comporta la registrazione della nuova entità presso le autorità turche, il trasferimento dei beni se necessario e la garanzia della conformità alle normative commerciali.