En Turquie, chaque type d'activité commerciale nécessite une forme juridique spécifique.
La procédure d'enregistrement pour la création d'un bureau de représentation (BR) diffère considérablement de celle pour la création d'une société à responsabilité limitée. La création d'un RO est beaucoup plus simple, avec moins d'étapes à suivre, mais elle s'accompagne également de nombreuses restrictions.
Les entreprises confondent souvent les activités autorisées dans le cadre d'un bureau de représentation avec celles d'autres formes juridiques, telles que les sociétés par actions, ce qui peut entraîner des amendes coûteuses et d'autres problèmes. Voyons donc quelles sont les erreurs les plus courantes commises par les entreprises lors de la création d'un bureau de représentation.
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En Turquie, chaque type d'activité commerciale nécessite une forme juridique spécifique.
La procédure d'enregistrement pour la création d'un bureau de représentation (BR) diffère considérablement de celle pour la création d'une société à responsabilité limitée. La création d'un RO est beaucoup plus simple, avec moins d'étapes à suivre, mais elle s'accompagne également de nombreuses restrictions.
Les entreprises confondent souvent les activités autorisées dans le cadre d'un bureau de représentation avec celles d'autres formes juridiques, telles que les sociétés par actions, ce qui peut entraîner des amendes coûteuses et d'autres problèmes. Voyons donc quelles sont les erreurs les plus courantes commises par les entreprises lors de la création d'un bureau de représentation.
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L'une des principales erreurs commises par les entreprises est de croire qu'un bureau de représentation (ou de liaison) peut mener des activités commerciales ou génératrices de revenus.
En vertu de la législation turque, un bureau de représentation est strictement non commerciale. Son seul objectif est de représenter la société mère étrangère. Elle n'est pas destinée à exercer des activités commerciales en Turquie.
Concrètement, cela signifie
Un bureau de représentation ne peut pas :
Conséquences de la génération de revenus
Si les autorités constatent qu'un bureau de représentation exerce une activité commerciale, cela peut entraîner les conséquences suivantes :
Une surveillance accrue des futurs investissements de la société mère en Turquie
Chaque demande est strictement limitée à son champ d'application. Il n'est pas possible de générer des factures ni de gérer la paie dans le cadre d'un bureau de représentation, car la création d'un tel bureau a pour objectif principal d'effectuer des études de marché, d'organiser des formations techniques, d'assurer la coordination régionale et de maintenir la présence de la société mère.
Si les activités dépassent les limites définies dans votre demande, cela peut entraîner la fermeture de l'établissement, des amendes et des restrictions futures.
Il convient donc de définir et d'expliquer correctement le champ d'application approprié dans les demandes. Dans le cas contraire, soit les demandes seront rejetées d'emblée, soit l'exploitation sera entravée et les risques liés au renouvellement s'accroîtront.
L'inadéquation entre le personnel et les contrats constitue également un autre problème. La meilleure solution consiste à consulter un expert local.
Il existe un certain nombre de documents d'entreprise qui doivent être correctement préparés pour garantir le bon déroulement de la procédure.
Il arrive souvent que des documents ne soient pas munis d'une apostille ou d'une certification notariale, ou que les formulaires soient incomplets. Il convient de remplir correctement toutes les rubriques avant de soumettre les documents. Certes, chaque formulaire comporte des champs facultatifs, mais il est essentiel de bien distinguer ce qui est facultatif de ce qui est obligatoire. Il est également important de savoir quoi inscrire dans chaque rubrique.
La mise en forme doit être correcte et le texte ne doit comporter aucune erreur linguistique. Ces problèmes ralentissent le processus de validation et augmentent le risque de rejet. Certes, même après toutes ces erreurs, il est encore possible de créer un RO, mais la nouvelle soumission s'accompagne de nombreuses complications.
Une adresse est requise même pour les formulaires simples, mais elle est particulièrement indispensable pour les bureaux de représentation en Turquie.
Les entreprises étrangères pensent parfois qu'elles peuvent utiliser des adresses virtuelles lors de l'enregistrement d'un bureau de représentation, mais ce n'est pas le cas. La législation turque exige une adresse physique réelle, et d'autres aspects, tels que les permis de travail, l'affiliation à la sécurité sociale et la fiscalité, peuvent être affectés si des adresses virtuelles sont fournies.
De nombreuses entreprises commettent cette erreur car elles partent du principe que les premières démarches administratives ou les activités de prospection justifient un recrutement anticipé. D'autres sous-estiment peut-être le temps nécessaire à l'obtention du permis et souhaitent que leur personnel soit opérationnel dès le premier jour. En réalité, pour respecter la réglementation, il faut attendre que le permis soit officiellement délivré.
Il est nécessaire d'obtenir un permis avant d'embaucher des employés en Turquie. Une embauche prématurée peut exposer tant la succursale que la société mère à des risques juridiques.
Bien que les employés soient rémunérés par la société mère, le gouvernement turc ne considère que la procédure est conforme qu'une fois qu'un permis a été délivré.
De nombreuses entreprises commettent cette erreur car elles partent du principe que les premières activités administratives ou commerciales justifient un recrutement précoce. L'approche la plus prudente consiste à planifier le recrutement en fonction du calendrier d'obtention des permis et à limiter les activités initiales à des tâches préparatoires. Les tâches qui n’impliquent pas d’emploi en Turquie, telles que la coordination à distance ou les études de marché menées depuis le pays d’origine de la société mère.
Une erreur courante lors de la création d'un bureau de liaison en Turquie consiste à confondre un bureau de liaison (ou de représentation) avec une succursale ou une société à part entière.
Bien que ces structures puissent sembler similaires à première vue, elles sont très différentes sur le plan juridique et opérationnel. Un bureau de liaison est strictement non commercial, son champ d'action est limité, et il ne peut ni générer de revenus ni signer de contrats.
Il est vrai qu'une succursale ou une société turque peut exercer des activités commerciales, émettre des factures et mener des activités directement en Turquie, mais ces activités ne sont pas autorisées pour les bureaux de représentation.
Pour éviter cela, il est essentiel de définir clairement vos objectifs avant de vous lancer. Si votre objectif est de générer des revenus ou d'exercer une activité commerciale locale, une succursale ou une société à responsabilité limitée turque constitue la structure la plus appropriée.
Un bureau de représentation n'est pas une entité dont on peut se désintéresser une fois mise en place.
Même après la mise en place en bonne et due forme du bureau de représentation, les autorités locales exigent la présentation d'un rapport annuel. Si ce rapport n'est pas remis dans les délais impartis et si les règles ne sont pas respectées, cela peut entraîner des amendes ou la fermeture du bureau de représentation.
Une fois la mise en place initiale effectuée, il est nécessaire de planifier correctement les rapports annuels, les notifications, la comptabilité et les obligations en matière d'image de marque. Ces éléments sont obligatoires pour le bureau de représentation. Les autorités turques exigent des rapports réguliers sur les activités du bureau, les changements de personnel et d'autres informations administratives.
Cette règle a pour principal objectif de tenir le gouvernement pleinement informé des activités de votre bureau de représentation, de vérifier s'il opère dans les limites de son champ d'action, et plus encore. Vous devez présenter des rapports annuels concernant votre bureau de représentation afin de respecter vos obligations légales ; dans le cas contraire, cela pourrait compromettre vos futurs projets d'expansion en Turquie.
De nombreuses entreprises étrangères négligent ces obligations, car elles partent du principe qu'un bureau à vocation non commerciale n'est soumis qu'à des obligations réglementaires minimes.
Pour éviter tout problème, les entreprises devraient établir un calendrier de mise en conformité, suivre attentivement les échéances et envisager de faire appel à des professionnels afin de s'assurer que toutes les exigences réglementaires sont systématiquement respectées.
Jusqu'à présent, vous avez compris que le fait de ne pas connaître parfaitement les règles juridiques peut entraîner de graves conséquences.
La meilleure solution consiste à s'associer à une entreprise locale qui propose ses services en Turquie, comme FMC Group.
FMC Group présent en Turquie et propose des services d'études de marché depuis plus de 27 ans. Nous assurons également la création de bureaux de représentation pour les ressortissants étrangers, les sociétés à responsabilité limitée et les sociétés par actions. De plus, nous fournissons EOR à l'échelle mondiale depuis plus de 15 ans.
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Non. Un bureau de représentation en Turquie est strictement non commerciale et ne peut pas émettre de factures, percevoir de paiements ni réaliser de ventes. Son objectif se limite à des des études de marché, de la promotion et des activités de liaison pour le compte de la société mère.
Le dépassement du champ d'activité autorisé est considéré comme une infraction réglementaire. Les autorités turques peuvent :
Oui, un bureau de liaison peut être transformé en succursale ou en société à responsabilité limitée turque, mais cela nécessite des procédures juridiques distinctes. Le processus de conversion implique l'enregistrement de la nouvelle entité auprès des autorités turques, le transfert des actifs si nécessaire et la mise en conformité avec la réglementation commerciale.
