Krankenversicherung in Deutschland für ausländische Arbeitgeber [Leitfaden 2026]

Die Krankenversicherung gehört aufgrund ihres obligatorischen Charakters zu den wichtigsten Verpflichtungen eines Arbeitgebers. Ausländische Arbeitgeber müssen nicht nur deren Bedeutung verstehen, sondern sich auch über Beitragssätze, Lohnabzüge, Meldepflichten und vieles mehr informieren.

In Deutschland wird die Krankenversicherung der Arbeitnehmer im Rahmen des Sozialversicherungssystems geregelt. Wenn Arbeitgeber Fehler bei der Anmeldung der Arbeitnehmer, bei der Beitragszahlung oder bei anderen Vorschriftsbefolgungsmaßnahmen begehen, kann dies zu schwerwiegenden rechtlichen Problemen führen.

Dieser Leitfaden erläutert aus Sicht des Arbeitgebers, wie die Krankenversicherung in Deutschland funktioniert. Sie erfahren, wer versicherungspflichtig ist, worin der Unterschied zwischen gesetzlicher und privater Krankenversicherung besteht, welche Beitragspflichten bestehen, welche Pflichten Arbeitgeber haben und welche häufigen Fehler Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Krankenversicherung begehen. Am Ende des Beitrags finden Sie außerdem alternative Möglichkeiten, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und in Deutschland problemlos Mitarbeiter einzustellen.

Bild von Stephan Dorn
Stephan Dorn

Autor

Leitfaden zur Krankenversicherung in Deutschland für ausländische Arbeitgeber 2026
Leitfaden zur Krankenversicherung in Deutschland für ausländische Arbeitgeber 2026

Krankenversicherung in Deutschland für ausländische Arbeitgeber [Leitfaden 2026]

Die Krankenversicherung gehört aufgrund ihres obligatorischen Charakters zu den wichtigsten Verpflichtungen eines Arbeitgebers. Ausländische Arbeitgeber müssen nicht nur deren Bedeutung verstehen, sondern sich auch über Beitragssätze, Lohnabzüge, Meldepflichten und vieles mehr informieren.

In Deutschland wird die Krankenversicherung der Arbeitnehmer im Rahmen des Sozialversicherungssystems geregelt. Wenn Arbeitgeber Fehler bei der Anmeldung der Arbeitnehmer, bei der Beitragszahlung oder bei anderen Vorschriftsbefolgungsmaßnahmen begehen, kann dies zu schwerwiegenden rechtlichen Problemen führen.

Dieser Leitfaden erläutert aus Sicht des Arbeitgebers, wie die Krankenversicherung in Deutschland funktioniert. Sie erfahren, wer versicherungspflichtig ist, worin der Unterschied zwischen gesetzlicher und privater Krankenversicherung besteht, welche Beitragspflichten bestehen, welche Pflichten Arbeitgeber haben und welche häufigen Fehler Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Krankenversicherung begehen. Am Ende des Beitrags finden Sie außerdem alternative Möglichkeiten, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und in Deutschland problemlos Mitarbeiter einzustellen.

Bild von Stephan Dorn
Stephan Dorn

Autor

Inhaltsübersicht

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf

Stephan Dorn Foto

Stephan Dorn

Geschäftsführender Gesellschafter

flagge der vereinigten staaten deutschland flagge

Das Krankenversicherungssystem in Deutschland verstehen

Das Krankenversicherungssystem in Deutschland verstehen

Ist eine Krankenversicherung in Deutschland Pflicht?

Ja, die Krankenversicherung ist in Deutschland zu 100 % obligatorisch. Jeder Arbeitnehmer muss krankenversichert sein. Die Regelung der Krankenversicherung gehört zu Ihren wichtigsten Aufgaben als ausländischer Arbeitgeber in Deutschland.

Wer muss krankenversichert sein?

Fast jeder, der in Deutschland arbeitet, benötigt eine Krankenversicherung. Hier erfahren Sie, was Sie über die verschiedenen Arten von Arbeitnehmern wissen müssen:

Vollzeitbeschäftigte

  • Alle Vollzeitbeschäftigten müssen krankenversichert sein.
  • Dies ist die häufigste Form der Beschäftigung.
  • Sie müssen sie unmittelbar nach Arbeitsantritt bei einer Krankenkasse anmelden.
  • Sie übernehmen einen Teil der Kosten, und Sie zahlen ebenfalls einen Teil der Krankenkassenbeiträge.

Teilzeitbeschäftigte

  • Auch Teilzeitbeschäftigte müssen krankenversichert sein.
  • Auch wenn sie nur ein paar Stunden pro Woche arbeiten, brauchen sie dennoch Versicherungsschutz.
  • Es gelten dieselben Regeln wie für Vollzeitbeschäftigte.
  • Sie müssen sie genauso wie Vollzeitbeschäftigte anmelden.

Minijobber

  • Minijobs sind kleine Tätigkeiten, bei denen man nur sehr wenige Stunden arbeitet (in der Regel bis zu 603 Euro pro Monat im Jahr 2026 – gegenüber 556 Euro im Jahr 2025)
  • Minijobs an sich führen nicht automatisch zu einer gesetzlichen Krankenversicherung. Minijobber sind häufig über die Familienversicherung, eine andere Hauptbeschäftigung oder eine freiwillige Krankenversicherung versichert. 
  • Die gute Nachricht: Sie müssen nicht den vollen Arbeitgeberanteil für Minijobber zahlen.
  • Arbeitgeber zahlen für Minijobber einen festen, niedrigeren Beitragssatz.
  • Sie müssen sie jedoch trotzdem anmelden und sicherstellen, dass sie versichert sind.

Ausländische Arbeitnehmer und Expats

  • Auch ausländische Arbeitnehmer und Expats müssen krankenversichert sein.
  • Für Personen aus anderen Ländern gibt es keine Ausnahme.
  • Sie können eine gesetzliche oder eine private Krankenversicherung in Anspruch nehmen.
  • Wenn sie aus einem anderen EU-Land kommen, können sie möglicherweise einen Versicherungsnachweis aus ihrem Heimatland vorlegen.
  • Wenn sie jedoch keinen Versicherungsschutz aus einer anderen Quelle haben, müssen Sie dafür sorgen, dass sie eine deutsche Krankenversicherung abschließen.
  • Diese Regel gilt unabhängig davon, ob sie aus den USA, Großbritannien, Indien, Pakistan oder einem anderen Land stammen.

Öffentliche vs. private Krankenversicherung

In Deutschland gibt es zwei Hauptarten der Krankenversicherung. Arbeitnehmer, deren Jahreseinkommen die Jahresarbeitsentgeltgrenze – im Jahr 2026 bei 77.400 € – übersteigt, können aus der gesetzlichen Krankenversicherung austreten und stattdessen eine private Krankenversicherung wählen; wer weniger verdient, ist in der Regel verpflichtet, im gesetzlichen (öffentlichen) System zu verbleiben. 

Gesetzliche Krankenversicherung (GKV)

  • Dies ist die reguläre, standardmäßige Krankenversicherung.
  • Die meisten deutschen Arbeitnehmer sind in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert.
  • Es wird von der Regierung geregelt und über viele verschiedene Krankenkassen bereitgestellt.
  • Die Kosten richten sich danach, wie viel der Mitarbeiter verdient.
  • Sowohl Sie (der Arbeitgeber) als auch der Arbeitnehmer tragen jeweils die Hälfte der Kosten.

Private Krankenversicherung (PKV)

  • Das ist vergleichbar mit herkömmlichen Versicherungsgesellschaften in anderen Ländern.
  • In der Regel entscheiden sich besser verdienende Arbeitnehmer oder Menschen mit besonderen Bedürfnissen für eine private Versicherung.
  • Die Kosten richten sich nicht nach dem Gehalt, sondern nach dem Alter, dem Gesundheitszustand und dem gewünschten Versicherungsumfang.
  • Private Versicherungen können schneller sein oder mehr Optionen bieten, sind aber nicht immer günstiger.
  • Nicht alle Arbeitnehmer können sich für eine private Versicherung entscheiden; es gibt Vorschriften darüber, wer diese wählen darf.

Wie viel zahlen Arbeitgeber in Deutschland für die Krankenversicherung?

Wie viel zahlen Arbeitgeber in Deutschland für die Krankenversicherung?

Beitragssätze von Arbeitgebern und Arbeitnehmern

Schauen wir uns einmal an, wie die deutsche Regierung im Jahr 2026 die Krankenversicherungskosten zwischen ausländischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern aufgeteilt hat:

Gesamtkosten für die Krankenversicherung: 14,6 % + zusätzlicher Beitrag

  • Der Arbeitnehmer zahlt: 7,3 % seines Gehalts + die Hälfte des Zusatzbeitrags
  • Sie (der Arbeitgeber) zahlen: 7,3 % des Gehalts + die Hälfte des Zusatzbeitrags

Was ist der „Zusatzbeitrag“?

Jede gesetzliche Krankenkasse legt ihren eigenen Zusatzbeitragssatz fest, der regelmäßig überprüft wird und sich im Laufe der Zeit ändern kann. Im Jahr 2026 liegen die Sätze der einzelnen Kassen zwischen etwa 2,18 % und 4,4 %, wobei der von der Regierung festgelegte durchschnittliche Zusatzbeitrag bei 2,9 % liegt (der tatsächliche, nach Mitgliederzahl gewichtete Durchschnitt liegt näher bei 3,1 %–3,4 %).

Obergrenze für Krankenversicherungsbeiträge

Es gibt eine Obergrenze für den Gehaltsbetrag, der zur Berechnung der Krankenversicherung herangezogen wird. Diese wird als „Beitragsbemessungsgrenze“ bezeichnet.

Im Jahr 2026 liegt die Beitragsbemessungsgrenze bei 69.750 Euro pro Jahr, was 5.812,50 Euro pro Monat entspricht. Dies ist der Höchstbetrag, den Sie für Ihre Berechnungen zugrunde legen können. Verdient Ihr Mitarbeiter mehr als 5.812,50 Euro pro Monat, zahlen Sie dennoch nur Krankenkassenbeiträge, die auf der Grundlage von 5.812,50 Euro berechnet werden.

Die folgenden Berechnungen dienen lediglich der Veranschaulichung und basieren auf hypothetischen zusätzlichen Beitragssätzen. Die tatsächlichen Beitragssätze hängen von der vom Arbeitnehmer gewählten gesetzlichen Krankenkasse ab. 

Beispiel für die Kosten der betrieblichen Krankenversicherung

Schauen wir uns zur Verdeutlichung einige konkrete Beispiele an:

Beispiel 1

Der Mitarbeiter verdient 3.000 Euro pro Monat.

Zusätzlicher Beitrag aus dem Fonds: 2,9 % (also jeweils 1,45 %)

Ihr Zinssatz: 7,3 % + 1,45 % = 8,75 % 

Ihre monatlichen Kosten: 3.000 × 8,75 % = 262,50 Euro

Monatliche Kosten für den Mitarbeiter: Ebenfalls 262,50 Euro; 

Insgesamt: 525 Euro pro Monat

Beispiel 2

Der Mitarbeiter verdient 5.000 Euro pro Monat.

Zusätzlicher Beitrag aus dem Fonds: 2,9 % (also jeweils 1,45 %)

Ihr Zinssatz: 7,3 % + 1,45 % = 8,75 %

Ihre monatlichen Kosten: 5.000 × 8,75 % = 437,50 Euro 

Monatliche Kosten für den Mitarbeiter: Ebenfalls 437,50 Euro

Insgesamt: 875 Euro pro Monat

Von den Krankenkassen erhobene Zusatzbeiträge

Bitte beachten Sie, dass der Basissatz von 14,6 % nicht die Gesamtkosten darstellt. Jede Krankenkasse erhebt einen zusätzlichen Betrag.

In Deutschland gibt es viele verschiedene gesetzliche Krankenkassen. Dazu gehören beispielsweise die AOK, die TK (Techniker-Krankenkasse), die BARMER, die HEK und viele weitere. Insgesamt gibt es in Deutschland mehr als 90 verschiedene Krankenkassen. Ihr Mitarbeiter hat das Recht, sich für eine Krankenkasse seiner Wahl zu entscheiden.

Pflichten des Arbeitgebers in Bezug auf die Krankenversicherung in Deutschland

Pflichten des Arbeitgebers in Bezug auf die Krankenversicherung in Deutschland

Anmeldung von Mitarbeitern bei einer Krankenkasse

Als ausländischer Arbeitgeber müssen Sie Ihre Mitarbeiter unverzüglich bei Arbeitsantritt (ab dem ersten Arbeitstag) anmelden. Es ist nicht zulässig, damit bis zum Monatsende zu warten.

Aber wie meldet man Mitarbeiter an?

Die Meldungen werden elektronisch über das offizielle deutsche Sozialversicherungsmeldesystem (DEÜV) übermittelt. 

Sie benötigen folgende Angaben von den Mitarbeitern:

  • Vollständiger Name
  • Anschrift in Deutschland
  • Geburtsdatum
  • Sozialversicherungsnummer (falls vorhanden)
  • Angaben zum Gehalt
  • Welche Krankenkasse sie nutzen (oder ihnen zur Auswahl stellen)

Lohnabzüge und monatliche Beiträge

Die Zahlungen zur Krankenversicherung müssen Sie über die Lohnabrechnung abwickeln. Berechnen Sie zunächst die Beträge, ziehen Sie dann die Beiträge von den Gehältern der Mitarbeiter ab und zahlen Sie jeden Monat den vollen Betrag ein (sowohl die Arbeitnehmer- als auch die Arbeitgeberanteile sowie etwaige Zusatzbeiträge).

Meldepflichten und Dokumentation

Sie müssen Aufzeichnungen führen und Informationen für behördliche Kontrollen und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften melden.

Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen

  1. Mitarbeiteranmeldeformulare – Nachweis, dass Sie jeden Mitarbeiter angemeldet haben
  2. Lohnabrechnungen – Die monatlichen Lohnabrechnungen mit dem Abzug für die Krankenversicherung
  3. Zahlungsbestätigungen – Nachweis, dass Sie jeden Monat Beiträge an die Krankenkasse gezahlt haben
  4. Krankenversicherungsbescheinigungen – Unterlagen der Krankenkasse, die den Versicherungsschutz bestätigen
  5. Sozialversicherungsunterlagen – Alle Sozialversicherungsunterlagen für jeden Mitarbeiter

Was Sie melden müssen

  • Neue Mitarbeiter: Melden Sie, wenn jemand seine Tätigkeit aufnimmt
  • Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen: Melden Sie es, wenn jemand aus dem Dienst ausscheidet
  • Gehaltsänderungen: Wenn sich das Gehalt eines Mitarbeiters erheblich erhöht oder verringert, aktualisieren Sie den Fonds.
  • Adressänderungen: Wenn ein Mitarbeiter umzieht, aktualisieren Sie bitte seine Daten
  • Von Teilzeit zu Vollzeit: Wenn sich die Beschäftigungsart eines Mitarbeiters ändert, melden Sie dies bitte

Die Krankenkassen bearbeiten Beitragsmeldungen. Meldungen der Arbeitgeber an die deutsche Sozialversicherung müssen in der Regel elektronisch unter Verwendung der vorgeschriebenen Meldeverfahren eingereicht werden. 

Fristen, die Arbeitgeber einhalten müssen

Wichtige Fristen, die Sie (als ausländischer Arbeitgeber) auf keinen Fall verpassen dürfen:

 

Aufgabe

Frist

Was passiert, wenn man es verpasst?

Neuen Mitarbeiter registrieren

Vor oder am ersten Arbeitstag

Geldbußen von bis zu 10.000 Euro pro Mitarbeiter

Krankenversicherung bezahlen

Der drittletzte Bankarbeitstag des laufenden Monats 

Verzugsgebühren (ca. 1 % pro Monat)

Abgang eines Mitarbeiters melden

Innerhalb eines Monats nach Beendigung

Möglicherweise zahlen Sie für Versicherungsschutz, den sie gar nicht benötigen

Jährliche Bestätigung

Bis Ende Januar jedes Jahres

Fehlender Jahresbericht = Geldbußen

Wie ausländische Arbeitgeber die Einhaltung der Krankenversicherungspflichten in Deutschland vereinfachen können

Wie ausländische Arbeitgeber die Einhaltung der Krankenversicherungspflichten in Deutschland vereinfachen können

Verwendung eines „ Employer of Record “ (EOR)

Ein „ Employer of Record “ (EOR) fungiert als rechtlicher Arbeitgeber der Arbeitnehmer in Deutschland. Gleichzeitig ist der ausländische Arbeitgeber für die täglichen Aufgaben und die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers zuständig. Der „ EOR “ übernimmt folgende personalbezogene Verwaltungsaufgaben:

  • Einarbeitung und Registrierung von Mitarbeitern
  • Anmeldung bei einer Krankenkasse
  • Bearbeitung der Gehaltsabrechnung
  • Monatliche Sozialversicherungsbeiträge
  • Steuerabzug und Steuererklärung
  • Einhaltung der Bestimmungen des Arbeitsvertrags
  • Laufende Personalverwaltung

So wickelt „ FMC Group “ die Verwaltung von Krankenversicherungen ab

FMC Group bietet Employer of Record Dienstleistungen in Deutschland an. Im Rahmen seines Dienstes „ EOR “ verwaltet FMC Group :

  • Anmeldung der Mitarbeiter bei der zuständigen Krankenkasse
  • Krankenversicherungsbeiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern
  • Monatliche Lohnabrechnungen und Abzüge
  • Meldepflichten im Bereich der Sozialversicherung
  • Beitragszahlungen an die zuständigen Behörden
  • Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften und Dokumentation

FMC Group verfügt über mehr als 15 Jahre internationale Berufserfahrung und kümmert sich präzise und pünktlich um die Verpflichtungen im Bereich der Krankenversicherung.

Vorteile der Auslagerung der Lohn- und Sozialversicherungsabwicklung

Die Auslagerung der Lohn- und Sozialversicherungsabwicklung an einen EOR bietet ausländischen Arbeitgebern mehrere Vorteile:

  • Unternehmen können schnell Mitarbeiter einstellen.
  • Compliance-Risiken im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung, Steuern und Sozialabgaben werden reduziert.
  • Der Verwaltungsaufwand für die internen Teams wird reduziert.
  • Ein „ EOR “ ist eine kostengünstige Option (auch wenn die Anbieter von „ EOR “ einen Aufpreis verlangen).
  • Durch eine korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung und ein gut organisiertes System profitieren die Mitarbeiter von einem besseren Arbeitserlebnis.

Nehmen Sie Kontakt mit Stephan auf

Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören