Die Krankenversicherung gehört aufgrund ihres obligatorischen Charakters zu den wichtigsten Verpflichtungen eines Arbeitgebers. Ausländische Arbeitgeber müssen nicht nur deren Bedeutung verstehen, sondern sich auch über Beitragssätze, Lohnabzüge, Meldepflichten und vieles mehr informieren.
In Deutschland wird die Krankenversicherung der Arbeitnehmer im Rahmen des Sozialversicherungssystems geregelt. Wenn Arbeitgeber Fehler bei der Anmeldung der Arbeitnehmer, bei der Beitragszahlung oder bei anderen Vorschriftsbefolgungsmaßnahmen begehen, kann dies zu schwerwiegenden rechtlichen Problemen führen.
Dieser Leitfaden erläutert aus Sicht des Arbeitgebers, wie die Krankenversicherung in Deutschland funktioniert. Sie erfahren, wer versicherungspflichtig ist, worin der Unterschied zwischen gesetzlicher und privater Krankenversicherung besteht, welche Beitragspflichten bestehen, welche Pflichten Arbeitgeber haben und welche häufigen Fehler Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Krankenversicherung begehen. Am Ende des Beitrags finden Sie außerdem alternative Möglichkeiten, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und in Deutschland problemlos Mitarbeiter einzustellen.
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Die Krankenversicherung gehört aufgrund ihres obligatorischen Charakters zu den wichtigsten Verpflichtungen eines Arbeitgebers. Ausländische Arbeitgeber müssen nicht nur deren Bedeutung verstehen, sondern sich auch über Beitragssätze, Lohnabzüge, Meldepflichten und vieles mehr informieren.
In Deutschland wird die Krankenversicherung der Arbeitnehmer im Rahmen des Sozialversicherungssystems geregelt. Wenn Arbeitgeber Fehler bei der Anmeldung der Arbeitnehmer, bei der Beitragszahlung oder bei anderen Vorschriftsbefolgungsmaßnahmen begehen, kann dies zu schwerwiegenden rechtlichen Problemen führen.
Dieser Leitfaden erläutert aus Sicht des Arbeitgebers, wie die Krankenversicherung in Deutschland funktioniert. Sie erfahren, wer versicherungspflichtig ist, worin der Unterschied zwischen gesetzlicher und privater Krankenversicherung besteht, welche Beitragspflichten bestehen, welche Pflichten Arbeitgeber haben und welche häufigen Fehler Arbeitgeber im Zusammenhang mit der Krankenversicherung begehen. Am Ende des Beitrags finden Sie außerdem alternative Möglichkeiten, Zeit zu sparen, Fehler zu vermeiden und in Deutschland problemlos Mitarbeiter einzustellen.
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Stephan Dorn
Geschäftsführender Gesellschafter
Ja, die Krankenversicherung ist in Deutschland zu 100 % obligatorisch. Jeder Arbeitnehmer muss krankenversichert sein. Die Regelung der Krankenversicherung gehört zu Ihren wichtigsten Aufgaben als ausländischer Arbeitgeber in Deutschland.
Fast jeder, der in Deutschland arbeitet, benötigt eine Krankenversicherung. Hier erfahren Sie, was Sie über die verschiedenen Arten von Arbeitnehmern wissen müssen:
In Deutschland gibt es zwei Hauptarten der Krankenversicherung. Arbeitnehmer, deren Jahreseinkommen die Jahresarbeitsentgeltgrenze – im Jahr 2026 bei 77.400 € – übersteigt, können aus der gesetzlichen Krankenversicherung austreten und stattdessen eine private Krankenversicherung wählen; wer weniger verdient, ist in der Regel verpflichtet, im gesetzlichen (öffentlichen) System zu verbleiben.
Schauen wir uns einmal an, wie die deutsche Regierung im Jahr 2026 die Krankenversicherungskosten zwischen ausländischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern aufgeteilt hat:
Gesamtkosten für die Krankenversicherung: 14,6 % + zusätzlicher Beitrag
Was ist der „Zusatzbeitrag“?
Jede gesetzliche Krankenkasse legt ihren eigenen Zusatzbeitragssatz fest, der regelmäßig überprüft wird und sich im Laufe der Zeit ändern kann. Im Jahr 2026 liegen die Sätze der einzelnen Kassen zwischen etwa 2,18 % und 4,4 %, wobei der von der Regierung festgelegte durchschnittliche Zusatzbeitrag bei 2,9 % liegt (der tatsächliche, nach Mitgliederzahl gewichtete Durchschnitt liegt näher bei 3,1 %–3,4 %).
Es gibt eine Obergrenze für den Gehaltsbetrag, der zur Berechnung der Krankenversicherung herangezogen wird. Diese wird als „Beitragsbemessungsgrenze“ bezeichnet.
Im Jahr 2026 liegt die Beitragsbemessungsgrenze bei 69.750 Euro pro Jahr, was 5.812,50 Euro pro Monat entspricht. Dies ist der Höchstbetrag, den Sie für Ihre Berechnungen zugrunde legen können. Verdient Ihr Mitarbeiter mehr als 5.812,50 Euro pro Monat, zahlen Sie dennoch nur Krankenkassenbeiträge, die auf der Grundlage von 5.812,50 Euro berechnet werden.
Die folgenden Berechnungen dienen lediglich der Veranschaulichung und basieren auf hypothetischen zusätzlichen Beitragssätzen. Die tatsächlichen Beitragssätze hängen von der vom Arbeitnehmer gewählten gesetzlichen Krankenkasse ab.
Schauen wir uns zur Verdeutlichung einige konkrete Beispiele an:
Der Mitarbeiter verdient 3.000 Euro pro Monat.
Zusätzlicher Beitrag aus dem Fonds: 2,9 % (also jeweils 1,45 %)
Ihr Zinssatz: 7,3 % + 1,45 % = 8,75 %
Ihre monatlichen Kosten: 3.000 × 8,75 % = 262,50 Euro
Monatliche Kosten für den Mitarbeiter: Ebenfalls 262,50 Euro;
Insgesamt: 525 Euro pro Monat
Der Mitarbeiter verdient 5.000 Euro pro Monat.
Zusätzlicher Beitrag aus dem Fonds: 2,9 % (also jeweils 1,45 %)
Ihr Zinssatz: 7,3 % + 1,45 % = 8,75 %
Ihre monatlichen Kosten: 5.000 × 8,75 % = 437,50 Euro
Monatliche Kosten für den Mitarbeiter: Ebenfalls 437,50 Euro
Insgesamt: 875 Euro pro Monat
Bitte beachten Sie, dass der Basissatz von 14,6 % nicht die Gesamtkosten darstellt. Jede Krankenkasse erhebt einen zusätzlichen Betrag.
In Deutschland gibt es viele verschiedene gesetzliche Krankenkassen. Dazu gehören beispielsweise die AOK, die TK (Techniker-Krankenkasse), die BARMER, die HEK und viele weitere. Insgesamt gibt es in Deutschland mehr als 90 verschiedene Krankenkassen. Ihr Mitarbeiter hat das Recht, sich für eine Krankenkasse seiner Wahl zu entscheiden.
Als ausländischer Arbeitgeber müssen Sie Ihre Mitarbeiter unverzüglich bei Arbeitsantritt (ab dem ersten Arbeitstag) anmelden. Es ist nicht zulässig, damit bis zum Monatsende zu warten.
Aber wie meldet man Mitarbeiter an?
Die Meldungen werden elektronisch über das offizielle deutsche Sozialversicherungsmeldesystem (DEÜV) übermittelt.
Sie benötigen folgende Angaben von den Mitarbeitern:
Die Zahlungen zur Krankenversicherung müssen Sie über die Lohnabrechnung abwickeln. Berechnen Sie zunächst die Beträge, ziehen Sie dann die Beiträge von den Gehältern der Mitarbeiter ab und zahlen Sie jeden Monat den vollen Betrag ein (sowohl die Arbeitnehmer- als auch die Arbeitgeberanteile sowie etwaige Zusatzbeiträge).
Sie müssen Aufzeichnungen führen und Informationen für behördliche Kontrollen und zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften melden.
Die Krankenkassen bearbeiten Beitragsmeldungen. Meldungen der Arbeitgeber an die deutsche Sozialversicherung müssen in der Regel elektronisch unter Verwendung der vorgeschriebenen Meldeverfahren eingereicht werden.
Wichtige Fristen, die Sie (als ausländischer Arbeitgeber) auf keinen Fall verpassen dürfen:
Aufgabe | Frist | Was passiert, wenn man es verpasst? |
Neuen Mitarbeiter registrieren | Vor oder am ersten Arbeitstag | Geldbußen von bis zu 10.000 Euro pro Mitarbeiter |
Krankenversicherung bezahlen | Der drittletzte Bankarbeitstag des laufenden Monats | Verzugsgebühren (ca. 1 % pro Monat) |
Abgang eines Mitarbeiters melden | Innerhalb eines Monats nach Beendigung | Möglicherweise zahlen Sie für Versicherungsschutz, den sie gar nicht benötigen |
Jährliche Bestätigung | Bis Ende Januar jedes Jahres | Fehlender Jahresbericht = Geldbußen |
Ein „ Employer of Record “ (EOR) fungiert als rechtlicher Arbeitgeber der Arbeitnehmer in Deutschland. Gleichzeitig ist der ausländische Arbeitgeber für die täglichen Aufgaben und die Arbeitsleistung des Arbeitnehmers zuständig. Der „ EOR “ übernimmt folgende personalbezogene Verwaltungsaufgaben:
FMC Group bietet Employer of Record Dienstleistungen in Deutschland an. Im Rahmen seines Dienstes „ EOR “ verwaltet FMC Group :
FMC Group verfügt über mehr als 15 Jahre internationale Berufserfahrung und kümmert sich präzise und pünktlich um die Verpflichtungen im Bereich der Krankenversicherung.
Die Auslagerung der Lohn- und Sozialversicherungsabwicklung an einen EOR bietet ausländischen Arbeitgebern mehrere Vorteile: