In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie als ausländischer Arbeitgeber in Deutschland eine Arbeitserlaubnis für Ihre Mitarbeiter beantragen können.
Tatsächlich ist dies genau das Verfahren, das wir bei FMC Group seit Jahren anwenden, um für unsere Kunden Arbeitserlaubnisse zu erhalten.
In diesem Beitrag geht es um:
Also, ohne weitere Umschweife: Stürzen wir uns gleich in diesen praktischen, schnörkellosen Leitfaden.
Autor
In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie als ausländischer Arbeitgeber in Deutschland eine Arbeitserlaubnis für Ihre Mitarbeiter beantragen können.
Tatsächlich ist dies genau das Verfahren, das wir bei FMC Group seit Jahren anwenden, um für unsere Kunden Arbeitserlaubnisse zu erhalten.
In diesem Beitrag geht es um:
Also, ohne weitere Umschweife: Stürzen wir uns gleich in diesen praktischen, schnörkellosen Leitfaden.
Autor
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf
Stephan Dorn
Geschäftsführender Gesellschafter
Eine deutsche Arbeitserlaubnis ist eine gesetzliche Genehmigung, die es Nicht-EU-Bürgern ermöglicht, in Deutschland zu leben und zu arbeiten. Sie wird von den zuständigen Behörden im Rahmen einer Aufenthaltserlaubnis zum Zweck der Erwerbstätigkeit erteilt. Ausländische Fachkräfte können dann gemäß den deutschen Einwanderungs- und Arbeitsgesetzen für einen bestimmten Arbeitgeber tätig sein.
Arbeitnehmer müssen vor Arbeitsantritt eine entsprechende Arbeitserlaubnis einholen. Die Arbeitserlaubnis hängt von ihrer Qualifikation, ihrem Gehalt, ihrem Beruf und der Art der Tätigkeit ab, die sie ausüben werden. Im Gegensatz zu anderen Ländern, wie beispielsweise Großbritannien, müssen Arbeitgeber in Deutschland keine Sponsorenlizenz besitzen, um ausländische Arbeitnehmer einzustellen.
In Deutschland benötigen Bürger der EU, des EWR und der Schweiz in der Regel keine Arbeitserlaubnis. Britische Staatsangehörige benötigen in einigen Fällen möglicherweise keine Arbeitserlaubnis, doch für Neuankömmlinge aus dem Vereinigten Königreich gelten die Vorschriften für Drittstaatsangehörige, sodass sie eine Aufenthaltserlaubnis und eine Arbeitserlaubnis benötigen. Im Allgemeinen müssen Nicht-EU-Bürger über eine Arbeitserlaubnis verfügen, um in Deutschland arbeiten zu dürfen.
Personen mit dauerhaftem Aufenthaltsrecht: Der dauerhafte Wohnsitz allein befreit niemanden automatisch von den deutschen Vorschriften zur Arbeitserlaubnis. Denken Sie daran, dass viele Nicht-EU-Bürger mit dauerhaftem Wohnsitz dennoch eine entsprechende deutsche Aufenthaltserlaubnis benötigen, um arbeiten zu dürfen.
Begriff | Was das normalerweise bedeutet | Wo Sie sich bewerben | Was es ermöglicht | Wann es verwendet wird |
Arbeitserlaubnis | Veraltete/gängige Kurzbezeichnung für die Arbeitserlaubnis; in Deutschland ist diese in der Regel in der Arbeitsmarktzulassung des Aufenthaltstitels enthalten. | In modernen deutschen Systemen handelt es sich dabei in der Regel nicht um eine eigenständige Anwendung. | Die Arbeitsrechte sind im Aufenthaltstitel oder im Visum festgelegt. | Wird im Alltagssprachgebrauch verwendet, jedoch in der Regel nicht als eigenständiges Rechtsdokument. [ |
Arbeitsvisum | Ein Einreisevisum zu Arbeitszwecken, in der Regel ein nationales D-Visum. | In den meisten Fällen vor der Einreise eine deutsche Auslandsvertretung. | Damit können Sie während der Gültigkeitsdauer nach Deutschland einreisen und dort arbeiten und den Titel bei Bedarf anschließend in eine Aufenthaltserlaubnis umwandeln. | Am besten geeignet, um aus dem Ausland zum Arbeiten nach Deutschland zu kommen. |
Aufenthaltsgenehmigung | Die in Deutschland erteilte längerfristige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis, die über die ursprüngliche Visumsdauer hinaus gilt. | Ausländerbehörde in Deutschland. | Ermöglicht einen längerfristigen Aufenthalt und eine Beschäftigung, je nach verliehenem Titel. | Wird nach der Einreise genutzt oder bei bestimmten Staatsangehörigkeiten direkt. |
Ja, ein ausländisches Unternehmen kann eine deutsche Arbeitserlaubnis beantragen. Allerdings handelt es sich dabei in der Regel nicht um eine „Förderung“ im britischen Sinne. In den meisten Fällen muss das Unternehmen über eine deutsche juristische Person, eine deutsche Niederlassung oder eine ordnungsgemäß strukturierte lokale Beschäftigungsvereinbarung verfügen.
Für eine reguläre deutsche Arbeitserlaubnis verlangen die Behörden das Vorliegen eines echten Arbeitsverhältnisses. Ein deutsches Unternehmen oder eine deutsche Niederlassung bietet die Stelle an, unterzeichnet den Arbeitsvertrag und unterstützt das Einwanderungsverfahren. Einfach ausgedrückt: Ein ausländisches Unternehmen allein reicht für eine reguläre Einstellung in der Regel nicht aus. Daher kann ein ausländisches Unternehmen Arbeitserlaubnisse für seine Mitarbeiter erhalten, indem es eine Niederlassung in Deutschland gründet oder die Dienste von „ Employer of Record “ in Anspruch nimmt.
Deutsche Arbeitgeber sollten sich darüber im Klaren sein, dass nicht jeder Arbeitnehmer über denselben Genehmigungsweg nach Deutschland einreist. In der folgenden Tabelle wird erläutert, welche Art von Genehmigung für Ihre Situation am besten geeignet ist:
Typ | Am besten für | Hauptanforderung an den Arbeitgeber | Wichtige Regel | Anmerkungen |
EU-Blaue Karte | Hochqualifizierte Fachkräfte, darunter auch berechtigte IT-Spezialisten. | Ein Stellenangebot oder ein Arbeitsvertrag in Deutschland, der bzw. der der Qualifikation entspricht. | Es gilt eine Gehaltsschwelle; für die Berechtigung zum Erhalt einer Blue Card sind die deutschen Schwellenwerte für das Jahr 2026 aufgeführt. | Oftmals der schnellste Weg für erfahrene oder gut bezahlte Fachkräfte. |
Visum für Fachkräfte | Ausländische Arbeitskräfte mit einer anerkannten Berufsausbildung oder einem anerkannten Hochschulabschluss. | Stellenangebot für eine qualifizierte Beschäftigung in Deutschland. | Die Qualifikation muss zur Stelle passen. | Ein weit verbreiteter Standardweg für viele neue Mitarbeiter. |
IT-Spezialist | IT-Fachkräfte, die gemäß den Blue-Card-Bestimmungen auch ohne formalen Abschluss in Frage kommen können, sofern sie über die erforderliche Berufserfahrung verfügen. | Stellenangebot im Bereich IT/IKT. | Mindestens drei Jahre einschlägige IT-Erfahrung, die in den letzten sieben Jahren erworben wurde. | Nützlich für erfahrene Entwickler und Tech-Talente. |
IKT-Karte | Unternehmensinterne Entsendungskräfte, die von einem Unternehmen oder Konzern außerhalb Deutschlands entsandt wurden. | Ausländische Arbeitgeber müssen den Arbeitnehmer nach Deutschland versetzen. | Befristeter Einsatz innerhalb derselben Unternehmensgruppe. | Keine übliche Route für die lokale Vermietung. |
Chancen-Karte | Arbeitssuchende, die nach Deutschland einreisen möchten, um dort Arbeit zu suchen. | Zu Beginn ist kein Stellenangebot erforderlich. | Dient der Stellensuche, nicht der sofortigen Einstellung. | Die Einbindung des Arbeitgebers beginnt, nachdem der Bewerber eine Stelle gefunden hat. |
Forschungsvisum | Forscher mit einer Gastvereinbarung oder einem Forschungsvertrag. | Aufnahmevereinbarung oder Vertrag mit einer deutschen Forschungseinrichtung. | Konzipiert für Forschungs- und Lehrzwecke. | Üblich an Universitäten und Forschungs- und Entwicklungseinrichtungen. |
Unterscheidungen in Bezug auf Arbeitgeber
Hier finden Sie einen übersichtlichen Schritt-für-Schritt-Leitfaden für Arbeitgeber, den Sie für den Arbeitserlaubnis-Workflow nutzen können.
Prüfen Sie zunächst, ob Ihr Unternehmen Arbeitnehmer in Deutschland beschäftigen darf. Um eine Arbeitserlaubnis zu erhalten, müssen Sie über eine eingetragene deutsche juristische Person verfügen. Falls Sie keine solche haben, können Sie über eine Employer of Record Personal einstellen.
Wählen Sie den am besten geeigneten Einwanderungsweg unter Berücksichtigung der Qualifikationen, der beruflichen Position, des Gehalts und der Staatsangehörigkeit des Mitarbeiters aus. Die frühzeitige Wahl der richtigen Aufenthaltsgenehmigung hilft, unnötige Verzögerungen im weiteren Verlauf des Verfahrens zu vermeiden.
Prüfen Sie, ob die akademischen oder beruflichen Qualifikationen des Arbeitnehmers in Deutschland anerkannt sind. Für viele Berufe sind anerkannte ausländische Qualifikationen erforderlich, doch für einige Berufe, beispielsweise im Gesundheitswesen, im Ingenieurwesen und im Rechtswesen, ist eine zusätzliche Zulassung erforderlich.
Stellen Sie alle für den Antrag erforderlichen Unterlagen zusammen. Sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber müssen unterschiedliche Unterlagen vorbereiten.
Sobald die Berechtigung, das Gehalt und die Qualifikationen bestätigt sind, erstellen Sie einen rechtskonformen deutschen Arbeitsvertrag. Dies ist eines der wichtigsten Dokumente für den Antrag auf eine Arbeitserlaubnis.
Je nach Staatsangehörigkeit und Einreiseweg des Arbeitnehmers wird der Antrag vor der Einreise bei der deutschen Auslandsvertretung oder – bei berechtigten Staatsangehörigkeiten – nach der Ankunft bei der örtlichen Ausländerbehörde gestellt.
Nach der Genehmigung erhält der Mitarbeiter das nationale Visum oder die Aufenthaltserlaubnis, die für die Einreise nach Deutschland und die Aufnahme der Beschäftigung erforderlich sind.
Sobald die Arbeitserlaubnis und das Visum genehmigt sind, kann der Mitarbeiter nach Deutschland reisen und mit der Erledigung der Formalitäten nach der Ankunft beginnen.
Nach der Ankunft muss der Arbeitnehmer seine Wohnadresse anmelden (Anmeldung), eine Steueridentifikationsnummer beantragen, sich bei der Krankenkasse anmelden, eine Sozialversicherungsnummer erhalten und gegebenenfalls seine elektronische Aufenthaltserlaubnis (eAT) beantragen.
Der letzte Schritt besteht darin, den Mitarbeiter für die Lohnabrechnung, die Quellensteuer und die Sozialversicherungsbeiträge anzumelden. Sobald alle gesetzlichen Anmeldeformalitäten erledigt sind, können Sie den Mitarbeiter über ein vorschriftsmäßiges deutsches Lohnabrechnungssystem bezahlen.
Dokument | Zweck |
Unterzeichneter Arbeitsvertrag oder verbindliches Stellenangebot | Bestätigt die Arbeitsbedingungen, das Gehalt und das Arbeitsverhältnis. |
Ausführliche Stellenbeschreibung | Zeigt die Rolle, die Aufgaben und an, ob die Stelle die Genehmigungsvoraussetzungen erfüllt. |
Angaben zur Registrierung des Arbeitgebers | Gibt das einstellende Unternehmen und dessen juristische Person in Deutschland an. |
Auszug aus dem Handelsregister | Weist nach, dass der Arbeitgeber rechtmäßig gegründet und aktiv ist. |
Nachweis über das Gehalt und die Arbeitsbedingungen | Weist nach, dass die Vergütung und die Arbeitsbedingungen den deutschen Anforderungen entsprechen. |
Vollmacht, falls zutreffend | Ermöglicht es einem Vertreter, den Antragsprozess abzuwickeln. |
Begründung für den Personalbedarf oder die Stelle, falls erforderlich | Erläutert, warum die Stelle mit dem ausländischen Arbeitnehmer besetzt werden muss. |
Zusätzliches Unterstützungsschreiben für den Mitarbeiter | Unterstützt die Beantragung eines Visums oder einer Aufenthaltsgenehmigung. |
Dokument | Zweck |
Gültiger Reisepass | Bestätigt die Identität und Staatsangehörigkeit. |
Ausgefülltes Antragsformular für ein Visum oder eine Aufenthaltsgenehmigung | Leitet das Antragsverfahren bei den deutschen Behörden ein. |
Biometrische Passfotos | Für den Visum-/Aufenthaltsgenehmigungsantrag erforderlich. |
Unterzeichneter Arbeitsvertrag oder verbindliches Stellenangebot | Zeigt die Arbeitsbedingungen, das Gehalt und die Beschäftigungsdauer an. |
Nachweis der Qualifikationen | Zeigt, dass der Mitarbeiter für die Stelle qualifiziert ist. |
Abschlusszeugnisse und Leistungsnachweise | Untermauert Angaben zu akademischen Qualifikationen. |
Anerkennung von Qualifikationen oder Nachweis der Gleichwertigkeit, falls zutreffend | Bestätigt, dass ausländische Abschlüsse in Deutschland anerkannt werden. |
Lebenslauf | Gibt einen Überblick über den Bildungsweg und den beruflichen Werdegang des Mitarbeiters. |
Motivationsschreiben oder Anschreiben, falls verlangt | Erläutert den Zweck der Versetzung und die Einzelheiten zur Funktion. |
Nachweis einer Krankenversicherung | Zeigt gegebenenfalls den Versicherungsschutz für die Dauer des Aufenthalts an. |
Nachweis der Sprachkenntnisse, falls erforderlich | Unterstützt die Berechtigung für bestimmte Rollen oder Genehmigungsarten. |
Nachweis der finanziellen Mittel, falls erforderlich | Weist nach, dass der Antragsteller bis zum Arbeitsantritt für seinen Lebensunterhalt aufkommen kann. |
Gegebenenfalls Vorabgenehmigung der Bundesagentur für Arbeit | Für bestimmte Funktionen und Genehmigungsverfahren erforderlich. |
Bühne | Typische Dauer |
Erstellung von Unterlagen durch Arbeitnehmer und Arbeitgeber | 1–3 Wochen |
Terminvereinbarung bei der Botschaft oder beim Konsulat | Unterscheidet sich erheblich je nach Land und Standort |
Bearbeitung des Visumantrags nach Einreichung | Etwa 1–3 Monate |
Gegebenenfalls zusätzliche Prüfung durch die Ausländerbehörde oder das Arbeitsamt | Kann zusätzliche Zeit hinzufügen |
Reise nach Deutschland und Anmeldung vor Ort | In der Regel einige Tage bis zwei Wochen nach der Ankunft |
Erteilung einer Aufenthaltserlaubnis in Deutschland, sofern diese nicht mit dem Einreisevisum verbunden ist | Oft mehrere Wochen |
Kostenposition | Typische Kosten für den Arbeitgeber | Anmerkungen |
Visagebühren | In der Regel 75 € pro erwachsenem Antragsteller | Die Gebühr für ein nationales Visum beträgt 75 € für Erwachsene; Kinder unter 18 Jahren zahlen 37,50 €. |
Anerkennung | Etwa 0–400+ Euro | Einige Prüfungen zur Anerkennung von Qualifikationen sind kostenlos, während eine ZAB-Bescheinigung etwa 208 € kosten kann; bei reglementierten Berufen können zusätzliche Prüfungsgebühren anfallen. |
Übersetzung | Etwa 20 bis 50 Euro pro Seite | Die Kosten für beglaubigte Übersetzungen variieren je nach Sprache, Land und Übersetzer. |
Einrichtung der Gehaltsabrechnung | Etwa 300–2.000 Euro als Einmalzahlung oder im Paket mit einem Anbieter | Das hängt davon ab, ob die Lohnabrechnung intern, durch einen Steuerberater oder mithilfe einer Software und externer Unterstützung erfolgt. |
Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers | Häufig etwa 20 % bis 24 % des Bruttogehalts, zuzüglich Unfallversicherung und Abgaben | Zu den wesentlichen Arbeitgeberbeiträgen zählen Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung; die Gesamtkosten variieren je nach Gehaltsobergrenze und Versicherungsgestaltung. |
Einrichtung der Entität | Etwa 2.000–10.000+ Euro | Beinhaltet die Gründung, notarielle Beglaubigung, Registrierung, Steueranmeldung sowie rechtliche und buchhalterische Unterstützung. |
EOR Gebühren | In der Regel eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter | Die Preise variieren je nach Anbieter und Leistungsumfang, aber „ EOR “ ist in der Regel eine wiederkehrende Servicegebühr, die zusätzlich zum Gehalt und den gesetzlichen Kosten anfällt. |
Hier sind einige übliche Aufgaben, die Sie als ausländischer Arbeitgeber nach der Genehmigung eines Arbeitsvisums erledigen müssen:
Grund | So vermeiden Sie das |
Fehlende oder unvollständige Unterlagen | Reichen Sie ein vollständiges Dossier mit allen erforderlichen Formularen, Verträgen und Belegen ein. |
Das Stellenangebot entspricht nicht der Art der Arbeitserlaubnis | Stellen Sie sicher, dass die Position, das Gehalt und die Aufgaben genau der jeweiligen Visum- oder Aufenthaltsgenehmigungskategorie entsprechen. |
Gehalt unter dem erforderlichen Niveau | Prüfen Sie die aktuelle Gehaltsgrenze, bevor Sie das Angebot unterbreiten. |
In Deutschland nicht anerkannte Qualifikation | Die Anerkennung sollte frühzeitig erfolgen, und die Gleichwertigkeit regulierter Berufe sollte bestätigt werden. |
Der Arbeitsvertrag ist unklar oder widersprüchlich | Stellen Sie sicher, dass Berufsbezeichnung, Gehalt, Arbeitszeit und Eintrittsdatum in allen Dokumenten einheitlich angegeben sind. |
Der Arbeitgeber verfügt über keine gültige lokale Struktur | Nutzen Sie bei Bedarf eine deutsche Gesellschaft, eine Niederlassung oder eine konforme „ EOR “-Konstruktion. |
Fragen zur Einhaltung von Vorschriften durch Arbeitgeber | Stellen Sie sicher, dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen in Bezug auf Steuern, Sozialversicherung und Arbeitsrecht nachkommt. [1] |
Risiko einer illegalen vorübergehenden Vermittlung oder Arbeitnehmerüberlassung | Vermeiden Sie Konstruktionen, die zu unzulässigen Vermittlungsgeschäften oder Verstößen gegen Mietbeschränkungen führen. [1] |
Verzögerungen bei Terminvereinbarungen oder Einreichungen | Buchen Sie frühzeitig einen Termin bei der Botschaft und bereiten Sie den vollständigen Antrag vor dem Termin vor. |
Falsche oder unbestätigte Informationen | Überprüfen Sie alle Angaben noch einmal sorgfältig und reichen Sie ausschließlich korrekte, nachvollziehbare Unterlagen ein. |
Faktor | Eigene deutsche Gesellschaft | Employer of Record EOR) | Unabhängiger Auftragnehmer |
Gesetzlicher Arbeitgeber | Ihre deutsche Gesellschaft | EOR | Selbstständiger |
Einrichtungszeit | 4–12 Wochen (oder länger) | 2–4 Wochen | Ein paar Tage |
Benötigen Sie eine deutsche Gesellschaft? | Ja | Nein | Nein |
Kann der Sponsor Arbeitserlaubnisse beantragen? | Ja | Ja (über die deutsche Niederlassung der „ EOR“) | Nein |
Lohnabrechnung und Steuerkonformität | Verwaltet von Ihrem Unternehmen | Verwaltet von der EOR | Der Auftragnehmer kümmert sich selbst um seine Steuern und Sozialabgaben |
Einhaltung des Arbeitsrechts | Ihre Verantwortung | EOR…s Verantwortung | Eingeschränkt, es gelten jedoch die Regeln zur falschen Einstufung |
Risikostufe | Mittel (erfordert kontinuierliche Einhaltung) | Gering (der Anbieter sorgt für die Einhaltung der Vorschriften) | Hoch, wenn der Auftragnehmer später als Arbeitnehmer eingestuft wird |
Am besten für | Langfristige Einsätze mit mehreren Mitarbeitern in Deutschland | Schnelle Personalbeschaffung ohne Gründung einer deutschen Gesellschaft | Kurzfristige, projektbezogene oder wirklich selbstständige Tätigkeit |
Typische Kosten | Hohe Anfangsinvestitionen sowie laufende Verwaltungskosten | Monatliche Servicegebühr pro Mitarbeiter | Vereinbarte Vergütung des Auftragnehmers (keine Lohnnebenkosten für den Arbeitgeber, aber höheres Compliance-Risiko) |
Skalierbarkeit | Ideal für etablierte und wachsende Unternehmen | Ideal für den Markteintritt und das Testen des deutschen Marktes | Nicht geeignet für den Aufbau einer langfristigen Belegschaft |
FMC Group bietet Employer of Record Dienstleistungen in 45 Ländern, darunter auch in Deutschland. Wir übernehmen für Sie die Beantragung von Arbeitserlaubnissen für Ihre Mitarbeiter und kümmern uns außerdem um die Lohnabrechnung, die Sozialversicherung, die Lohnsteuern und die Personalverwaltung. Das Beste daran ist, dass Sie für die Zusammenarbeit mit uns keine eigene juristische Person benötigen. Um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren, vereinbaren Sie ein kostenloses 30-minütiges Beratungsgespräch und entwickeln Sie einen soliden Plan für den Ausbau Ihrer Belegschaft in Deutschland.