En los Emiratos Árabes Unidos, enviar una carta de oferta y fijar una fecha de incorporación no equivale a la incorporación del empleado. Las empresas deben ocuparse de los contratos de trabajo, los permisos de trabajo, los requisitos de visado, el registro de nóminas, las obligaciones de cumplimiento normativo y la integración en el lugar de trabajo.
La situación se complica aún más cuando las empresas quieren contratar a empleados expatriados. Sin un proceso de incorporación estructurado, las empresas pueden encontrarse con obstáculos administrativos.
Un proceso de incorporación bien planificado resulta útil en muchos aspectos. Las empresas cumplen con la normativa, mejoran el compromiso de los empleados y aceleran la productividad desde el primer día. Esta guía paso a paso explica todo lo que hay que saber para llevar a cabo una incorporación satisfactoria.
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En los Emiratos Árabes Unidos, enviar una carta de oferta y fijar una fecha de incorporación no equivale a la incorporación del empleado. Las empresas deben ocuparse de los contratos de trabajo, los permisos de trabajo, los requisitos de visado, el registro de nóminas, las obligaciones de cumplimiento normativo y la integración en el lugar de trabajo.
La situación se complica aún más cuando las empresas quieren contratar a empleados expatriados. Sin un proceso de incorporación estructurado, las empresas pueden encontrarse con obstáculos administrativos.
Un proceso de incorporación bien planificado resulta útil en muchos aspectos. Las empresas cumplen con la normativa, mejoran el compromiso de los empleados y aceleran la productividad desde el primer día. Esta guía paso a paso explica todo lo que hay que saber para llevar a cabo una incorporación satisfactoria.
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Leah Maglalang
Coordinador comercial Emiratos Árabes Unidos
El cumplimiento de la legislación laboral local ayuda a los empresarios a evitar sanciones y a agilizar los procesos de contratación. Tanto si los empresarios desean contratar a personal local como extranjero, todos los trámites de incorporación deben ajustarse a la normativa laboral vigente.
La Ley de Trabajo de los Emiratos Árabes Unidos establece el marco normativo relativo a los contratos de trabajo, la jornada laboral, los períodos de prueba, los derechos de vacaciones, los procedimientos de rescisión y los derechos de los trabajadores. Por lo tanto, los empresarios deben conocer estos requisitos antes de pasar a las siguientes etapas.
Las empresas deben cumplir con varias obligaciones antes de que un empleado comience a trabajar. Entre ellas pueden figurar la elaboración de los contratos de trabajo, la recopilación de la documentación necesaria, la tramitación de los permisos de trabajo y los visados para los empleados extranjeros, la creación de los registros de nóminas y la facilitación del acceso a las herramientas y los sistemas necesarios.
Las empresas deben redactar un contrato de trabajo que cumpla con la normativa laboral de los Emiratos Árabes Unidos. El contrato debe definir claramente el puesto de trabajo del empleado, sus funciones, la remuneración, las prestaciones, el horario laboral, el período de prueba, los derechos de vacaciones y las condiciones de rescisión.
Antes de iniciar el proceso de incorporación, las empresas deben recopilar toda la información necesaria y los documentos justificativos. Entre ellos suelen figurar copias del pasaporte, títulos académicos, licencias profesionales (si procede), fotografías tamaño carné, datos de contacto y otros documentos necesarios para la verificación del empleo y los trámites de inmigración.
Una vez formalizado el contrato de trabajo, los empleadores deben llevar a cabo los trámites de registro necesarios. El objetivo principal del registro de los empleados es garantizar el cumplimiento de la normativa de los Emiratos Árabes Unidos y el reconocimiento oficial de la relación laboral.
Las empresas deben solicitar un permiso de trabajo en nombre de los empleados extranjeros. El proceso de solicitud suele consistir en presentar ante las autoridades competentes los contratos de trabajo, la documentación de la empresa y los documentos de identidad de los empleados. Una vez aprobado, el permiso de trabajo otorga al empleado la autorización para trabajar para la empresa patrocinadora.
Una vez obtenido el permiso de trabajo, las empresas deben tramitar el visado de residencia para los empleados extranjeros. Este proceso incluye la verificación de documentos, los reconocimientos médicos y la acreditación de un seguro médico, el registro biométrico y otros requisitos de inmigración.
Las empresas deben dar de alta a los nuevos empleados ante las autoridades públicas competentes como parte del proceso de incorporación. Para ello, deben presentar la información relativa al empleo, actualizar los registros de la plantilla y asegurarse de que se han cumplido todos los requisitos normativos.
El Emirates ID es un documento de identidad obligatorio para todos los residentes de los Emiratos Árabes Unidos. Las empresas ayudan a sus empleados durante todo el proceso de solicitud. Esto implica presentar datos personales, datos biométricos y documentación justificativa.
La mayoría de los empleados expatriados deben someterse a un reconocimiento médico como parte del trámite del visado de residencia. Las empresas deben asegurarse de que todos los requisitos obligatorios se cumplan a tiempo para evitar retrasos en la regularización de la situación laboral de los empleados.
Las empresas deben implantar sistemas de nóminas que calculen con precisión los salarios, las prestaciones, las deducciones y otros elementos de la remuneración.
La implantación de un proceso de gestión de nóminas fiable reduce los errores administrativos. Además, contribuye a que la experiencia de los empleados sea positiva.
El Sistema de Protección Salarial (WPS) es un sistema electrónico de transferencia de salarios que garantiza que los empleados reciban sus salarios de forma correcta y puntual. Las empresas sujetas a los requisitos del WPS deben registrarse en el sistema.
Además del salario base, las empresas deben definir claramente las prestaciones y las asignaciones que se conceden a los empleados. Algunas prestaciones son opcionales, mientras que otras son obligatorias según la legislación laboral de los Emiratos Árabes Unidos.
Antes de que el empleado comience a trabajar, las empresas deben proporcionarle todo el equipo, el software y los permisos de acceso al sistema necesarios. Esto puede incluir ordenadores portátiles, dispositivos móviles, credenciales de seguridad, cuentas de correo electrónico y acceso a plataformas internas.
Una comunicación eficaz es fundamental para el éxito de los empleados. Los empleados deben tener acceso a herramientas de comunicación y colaboración, y las empresas deben informarles sobre los canales de comunicación pertinentes.
Las empresas también deberían centrarse en crear un entorno que favorezca la productividad, el compromiso y el bienestar de los empleados. Ofrecer un espacio de trabajo cómodo, establecer expectativas claras y facilitar el acceso a los recursos de apoyo necesarios son algunas de las medidas que mejoran la experiencia en el lugar de trabajo.
El manual del empleado constituye un recurso muy valioso. En él se describen las políticas, los procedimientos y las prácticas laborales de la empresa. Los empresarios deben repasar con los nuevos empleados los temas clave, entre los que se incluyen el horario laboral, los requisitos de asistencia, las políticas de permisos, las expectativas de rendimiento y los procedimientos en el lugar de trabajo.
Las empresas deben explicar con claridad el código de conducta de la empresa y las expectativas éticas. Esto incluye normas relacionadas con la profesionalidad, el comportamiento en el lugar de trabajo, las políticas sobre conflictos de intereses, las prácticas contra la discriminación y la conducta empresarial responsable.
Los empleados también deben recibir formación sobre los requisitos pertinentes en materia de salud, seguridad y protección de datos. En función del sector y del puesto, esto puede incluir procedimientos de seguridad en el lugar de trabajo, protocolos de emergencia, prácticas de ciberseguridad, obligaciones de confidencialidad y políticas de protección de datos.
Las empresas deben explicar claramente a los empleados cuáles son sus responsabilidades, las expectativas de rendimiento y los objetivos a corto y largo plazo. Establecer objetivos cuantificables ayuda a los empleados a comprender en qué consiste el éxito en sus puestos de trabajo. Además, unas expectativas claras reducen la incertidumbre.
Una formación integral es esencial para ayudar a los empleados a desarrollar las habilidades y los conocimientos necesarios para desempeñar con éxito sus funciones. Las empresas deben ofrecer formación específica para cada puesto e introducir los procesos y flujos de trabajo clave. Las oportunidades de aprendizaje continuo y desarrollo profesional pueden mejorar aún más el rendimiento de los empleados.
Una incorporación satisfactoria ayuda a los empleados a establecer relaciones dentro de la organización. Las empresas deben fomentar la colaboración y facilitar las presentaciones a los compañeros de trabajo y a las partes interesadas. Promover la inclusión y el entendimiento intercultural es fundamental para mejorar el compromiso de los empleados.
Las reuniones periódicas durante los periodos de incorporación y de prueba resultan beneficiosas para que los empleadores evalúen el progreso, aborden los retos y ofrezcan comentarios constructivos. Los empleadores deben fomentar una cultura laboral que promueva el intercambio de opiniones. Esto mejora la satisfacción de los empleados, aumenta la retención y contribuye al éxito a largo plazo de la organización.
Las empresas cumplen con la normativa de los Emiratos Árabes Unidos cuando cuentan con un proceso de incorporación bien estructurado. Los nuevos empleados se convierten en miembros productivos y comprometidos del equipo cuando cada paso se lleva a cabo correctamente.
Sin embargo, gestionar el cumplimiento de la normativa laboral, la tramitación de visados, la administración de nóminas y los requisitos de incorporación puede resultar complejo. Estas responsabilidades se simplifican considerablemente cuando las empresas colaboran con un Employer of Record con experiencia.
Employer of Record »FMC Group permiten a las empresas contratar e incorporar a empleados en los Emiratos Árabes Unidos de forma rápida y conforme a la normativa, sin necesidad de constituir una entidad jurídica local.
Desde los contratos de trabajo y la tramitación de visados hasta la gestión de nóminas y el apoyo en materia de recursos humanos, FMC Group las complejidades de la administración laboral para que las empresas puedan centrarse en su crecimiento y en el éxito operativo.