Das Versenden eines Angebotsschreibens und die Festlegung eines Arbeitsbeginns sind in den VAE noch nicht gleichbedeutend mit der Einarbeitung. Arbeitgeber müssen sich mit Arbeitsverträgen, Arbeitserlaubnissen, Visabestimmungen, der Anmeldung zur Lohnabrechnung, Compliance-Verpflichtungen und der Integration am Arbeitsplatz auseinandersetzen.
Noch schwieriger wird es, wenn Arbeitgeber ausländische Mitarbeiter einstellen möchten. Ohne einen strukturierten Einarbeitungsprozess können Arbeitgeber mit administrativen Engpässen konfrontiert werden.
Ein gut geplanter Einarbeitungsprozess bringt in vielerlei Hinsicht Vorteile mit sich. Arbeitgeber halten sich an die gesetzlichen Vorschriften, steigern das Engagement ihrer Mitarbeiter und fördern die Produktivität bereits vom ersten Tag an. Dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden erklärt alles, was Sie über eine erfolgreiche Einarbeitung wissen müssen.
Autor
Mitautor
Das Versenden eines Angebotsschreibens und die Festlegung eines Arbeitsbeginns sind in den VAE noch nicht gleichbedeutend mit der Einarbeitung. Arbeitgeber müssen sich mit Arbeitsverträgen, Arbeitserlaubnissen, Visabestimmungen, der Anmeldung zur Lohnabrechnung, Compliance-Verpflichtungen und der Integration am Arbeitsplatz auseinandersetzen.
Noch schwieriger wird es, wenn Arbeitgeber ausländische Mitarbeiter einstellen möchten. Ohne einen strukturierten Einarbeitungsprozess können Arbeitgeber mit administrativen Engpässen konfrontiert werden.
Ein gut geplanter Einarbeitungsprozess bringt in vielerlei Hinsicht Vorteile mit sich. Arbeitgeber halten sich an die gesetzlichen Vorschriften, steigern das Engagement ihrer Mitarbeiter und fördern die Produktivität bereits vom ersten Tag an. Dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden erklärt alles, was Sie über eine erfolgreiche Einarbeitung wissen müssen.
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Leah Maglalang
Geschäftskoordinator Vereinigte Arabische Emirate
Die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze hilft Arbeitgebern, Strafen zu vermeiden und Einstellungsverfahren zu optimieren. Unabhängig davon, ob Arbeitgeber lokale oder ausländische Fachkräfte einstellen möchten, müssen alle Einstellungsverfahren den geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften entsprechen.
Das Arbeitsgesetz der VAE legt den Rahmen für Arbeitsverträge, Arbeitszeiten, Probezeiten, Urlaubsansprüche, Kündigungsverfahren und Arbeitnehmerrechte fest. Daher sollten Arbeitgeber diese Anforderungen verstehen, bevor sie die nächsten Schritte einleiten.
Arbeitgeber müssen vor Arbeitsantritt eines Mitarbeiters verschiedene Aufgaben erfüllen. Dazu gehören unter anderem die Erstellung von Arbeitsverträgen, das Einholen der erforderlichen Unterlagen, die Beantragung von Arbeitserlaubnissen und Visa für ausländische Mitarbeiter, die Einrichtung von Lohn- und Gehaltsunterlagen sowie die Bereitstellung des Zugangs zu den notwendigen Arbeitsmitteln und Systemen.
Arbeitgeber müssen einen Arbeitsvertrag ausarbeiten, der den arbeitsrechtlichen Vorschriften der VAE entspricht. Der Vertrag sollte die Berufsbezeichnung, die Aufgaben, die Vergütung, die Sozialleistungen, die Arbeitszeiten, die Probezeit, den Urlaubsanspruch und die Kündigungsbedingungen des Arbeitnehmers klar festlegen.
Bevor sie mit dem Onboarding fortfahren, sollten Arbeitgeber alle erforderlichen Informationen und Belege zusammenstellen. Dazu gehören in der Regel Kopien von Reisepässen, Bildungsnachweise, Berufsausweise (sofern zutreffend), Passfotos, Kontaktdaten sowie weitere Unterlagen, die für die Überprüfung der Beschäftigungsverhältnisse und Einwanderungsverfahren benötigt werden.
Nach Abschluss des Arbeitsvertrags müssen Arbeitgeber die erforderlichen Anmeldeformalitäten erledigen. Der Hauptzweck der Anmeldung von Arbeitnehmern besteht darin, die Einhaltung der Vorschriften der VAE sicherzustellen und das Arbeitsverhältnis offiziell anzuerkennen.
Arbeitgeber müssen für ihre ausländischen Mitarbeiter eine Arbeitserlaubnis beantragen. Das Antragsverfahren umfasst in der Regel die Einreichung von Arbeitsverträgen, Unternehmensunterlagen und Ausweisdokumenten der Mitarbeiter bei den zuständigen Behörden. Nach der Genehmigung berechtigt die Arbeitserlaubnis den Mitarbeiter, für den sponsernden Arbeitgeber zu arbeiten.
Sobald eine Arbeitserlaubnis vorliegt, müssen Arbeitgeber das Verfahren zur Erteilung eines Aufenthaltsvisums für ausländische Mitarbeiter einleiten. Dieses Verfahren umfasst die Überprüfung von Unterlagen, ärztliche Eignungsuntersuchungen sowie den Nachweis einer Krankenversicherung, die biometrische Erfassung sowie weitere Einwanderungsauflagen.
Arbeitgeber müssen neue Mitarbeiter im Rahmen des Einarbeitungsprozesses bei den zuständigen Behörden anmelden. Zu diesem Zweck müssen sie beschäftigungsbezogene Informationen übermitteln, die Personalunterlagen aktualisieren und sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Die Emirates ID ist ein obligatorischer Personalausweis für alle Einwohner der Vereinigten Arabischen Emirate. Arbeitgeber unterstützen ihre Mitarbeiter während des gesamten Antragsverfahrens. Dazu gehört die Einreichung persönlicher Angaben, biometrischer Daten und Belege.
Die meisten im Ausland tätigen Mitarbeiter müssen im Rahmen des Verfahrens zur Erteilung eines Aufenthaltsvisums eine ärztliche Eignungsuntersuchung absolvieren. Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass alle vorgeschriebenen Anforderungen fristgerecht erfüllt werden, um Verzögerungen beim Erwerb des rechtmäßigen Arbeitsstatus der Mitarbeiter zu vermeiden.
Arbeitgeber sollten Lohnabrechnungssysteme einrichten, die Gehälter, Zulagen, Abzüge und sonstige Vergütungsbestandteile korrekt berechnen.
Die Einführung eines zuverlässigen Lohnabrechnungsprozesses reduziert Verwaltungsfehler. Außerdem trägt sie zu einer positiven Mitarbeitererfahrung bei.
Das Lohnschutzsystem (WPS) ist ein elektronisches Lohnüberweisungssystem, das sicherstellt, dass Arbeitnehmer ihre Löhne korrekt und pünktlich erhalten. Arbeitgeber, die den WPS-Vorschriften unterliegen, müssen sich bei dem System registrieren.
Zusätzlich zum Grundgehalt sollten Arbeitgeber alle den Mitarbeitern gewährten Leistungen und Zulagen klar definieren. Einige Leistungen sind freiwillig, während andere gemäß dem Arbeitsrecht der VAE vorgeschrieben sind.
Bevor der Mitarbeiter seine Tätigkeit aufnimmt, müssen Arbeitgeber alle erforderlichen Geräte, Software und Systemzugänge bereitstellen. Dazu können Laptops, mobile Geräte, Sicherheitszugangsdaten, E-Mail-Konten und der Zugriff auf interne Plattformen gehören.
Eine effektive Kommunikation ist für den Erfolg der Mitarbeiter unerlässlich. Die Mitarbeiter sollten Zugang zu Kommunikations- und Kollaborationswerkzeugen haben, und die Arbeitgeber sollten sie mit den entsprechenden Kommunikationskanälen vertraut machen.
Arbeitgeber sollten sich zudem darauf konzentrieren, ein Umfeld zu schaffen, das die Produktivität, das Engagement und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert. Die Bereitstellung eines angenehmen Arbeitsumfelds, klarer Erwartungen und des Zugangs zu resources notwendigen resources einige der Maßnahmen, die das Arbeitserlebnis verbessern.
Das Mitarbeiterhandbuch ist eine wertvolle Informationsquelle. Es enthält eine Übersicht über die Unternehmensrichtlinien, Abläufe und Beschäftigungspraktiken. Arbeitgeber sollten wichtige Themen mit neuen Mitarbeitern besprechen, darunter Arbeitszeiten, Anwesenheitspflichten, Urlaubsregelungen, Leistungserwartungen und Abläufe am Arbeitsplatz.
Arbeitgeber sollten den Verhaltenskodex des Unternehmens und die ethischen Erwartungen klar erläutern. Dazu gehören Standards in Bezug auf Professionalität, Verhalten am Arbeitsplatz, Richtlinien zu Interessenkonflikten, Maßnahmen zur Bekämpfung von Diskriminierung sowie verantwortungsbewusstes unternehmerisches Handeln.
Die Mitarbeiter sollten außerdem in den einschlägigen Gesundheits-, Sicherheits- und Datenschutzanforderungen geschult werden. Je nach Branche und Funktion kann dies Arbeitsschutzmaßnahmen, Notfallpläne, Maßnahmen zur Cybersicherheit, Vertraulichkeitsverpflichtungen und Datenschutzrichtlinien umfassen.
Arbeitgeber müssen den Mitarbeitern ihre Aufgaben, die an sie gestellten Leistungserwartungen sowie die kurz- und langfristigen Ziele klar erläutern. Die Festlegung messbarer Ziele hilft den Mitarbeitern zu verstehen, wie Erfolg in ihrer jeweiligen Position aussieht. Klare Erwartungen verringern zudem Unsicherheiten.
Umfassende Schulungen sind unerlässlich, damit Mitarbeiter die Fähigkeiten und Kenntnisse entwickeln können, die sie für die erfolgreiche Ausübung ihrer Aufgaben benötigen. Arbeitgeber sollten funktionsspezifische Schulungen anbieten und wichtige Prozesse und Arbeitsabläufe vermitteln. Möglichkeiten zum kontinuierlichen Lernen und zur beruflichen Weiterentwicklung können die Leistung der Mitarbeiter zusätzlich steigern.
Ein erfolgreiches Onboarding hilft den Mitarbeitern, Beziehungen innerhalb des Unternehmens aufzubauen. Arbeitgeber sollten die Zusammenarbeit fördern und das Kennenlernen von Kollegen und Interessengruppen erleichtern. Die Förderung von Inklusion und interkulturellem Verständnis ist entscheidend für die Steigerung des Mitarbeiterengagements.
Regelmäßige Gespräche während der Einarbeitungs- und Probezeit sind für Arbeitgeber von Vorteil, um Fortschritte zu bewerten, Herausforderungen anzugehen und konstruktives Feedback zu geben. Arbeitgeber sollten eine Unternehmenskultur fördern, die Feedback unterstützt. Dies verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit, erhöht die Mitarbeiterbindung und trägt zum langfristigen Erfolg des Unternehmens bei.
Arbeitgeber halten die Vorschriften der VAE ein, wenn sie über einen strukturierten Einarbeitungsprozess verfügen. Neue Mitarbeiter werden zu produktiven und engagierten Teammitgliedern, wenn jeder Schritt korrekt durchgeführt wird.
Die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften, die Übernahme der Visumspflicht, die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Anforderungen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter können jedoch komplex sein. Diese Aufgaben lassen sich deutlich vereinfachen, wenn Arbeitgeber mit einem erfahrenen Employer of Record zusammenarbeiten.
Employer of Record FMC Group ermöglichen es Unternehmen, Mitarbeiter in den Vereinigten Arabischen Emiraten schnell und unter Einhaltung aller Vorschriften einzustellen und einzuarbeiten, ohne eine lokale juristische Person gründen zu müssen.
Von Arbeitsverträgen über die Bearbeitung von Visa bis hin zur Lohnabrechnung und Personalbetreuung – FMC Group die komplexen Aufgaben der Personalverwaltung, damit sich Unternehmen ganz auf ihr Wachstum und ihren geschäftlichen Erfolg konzentrieren können.