Aux Émirats arabes unis, l'envoi d'une lettre d'offre et la fixation d'une date d'entrée en fonction ne constituent pas à eux seuls l'intégration d'un nouvel employé. Les employeurs doivent en effet gérer les contrats de travail, les permis de travail, les formalités de visa, l'enregistrement des salaires, les obligations de conformité et l'intégration sur le lieu de travail.
La situation est d'autant plus complexe lorsque les employeurs souhaitent recruter des salariés expatriés. En l'absence d'un processus d'intégration structuré, les employeurs risquent de se heurter à des obstacles administratifs.
Un processus d'intégration bien planifié présente de nombreux avantages. Il permet aux employeurs de respecter la réglementation, d'améliorer l'engagement des salariés et d'accélérer la productivité dès le premier jour. Ce guide étape par étape vous explique tout ce qu'il faut savoir pour réussir l'intégration d'un nouveau collaborateur.
Auteur
Coauteur
Aux Émirats arabes unis, l'envoi d'une lettre d'offre et la fixation d'une date d'entrée en fonction ne constituent pas à eux seuls l'intégration d'un nouvel employé. Les employeurs doivent en effet gérer les contrats de travail, les permis de travail, les formalités de visa, l'enregistrement des salaires, les obligations de conformité et l'intégration sur le lieu de travail.
La situation est d'autant plus complexe lorsque les employeurs souhaitent recruter des salariés expatriés. En l'absence d'un processus d'intégration structuré, les employeurs risquent de se heurter à des obstacles administratifs.
Un processus d'intégration bien planifié présente de nombreux avantages. Il permet aux employeurs de respecter la réglementation, d'améliorer l'engagement des salariés et d'accélérer la productivité dès le premier jour. Ce guide étape par étape vous explique tout ce qu'il faut savoir pour réussir l'intégration d'un nouveau collaborateur.
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Leah Maglalang
Coordonnateur commercial Émirats arabes unis
Le respect de la législation locale du travail permet aux employeurs d'éviter les sanctions et de simplifier les processus de recrutement. Que les employeurs souhaitent recruter des talents locaux ou étrangers, toutes les procédures d'intégration doivent être conformes à la réglementation en vigueur en matière d'emploi.
La loi sur le travail des Émirats arabes unis définit le cadre régissant les contrats de travail, les horaires de travail, les périodes d'essai, les droits à congé, les procédures de licenciement et les droits des salariés. Il est donc important que les employeurs prennent connaissance de ces dispositions avant de passer aux étapes suivantes.
Les employeurs doivent s'acquitter de plusieurs obligations avant qu'un salarié ne commence à travailler. Il peut s'agir notamment de rédiger les contrats de travail, de recueillir les documents requis, d'obtenir les permis de travail et les visas pour les salariés expatriés, de mettre en place les dossiers de paie et de fournir l'accès aux outils et systèmes nécessaires.
Les employeurs doivent rédiger un contrat de travail conforme à la réglementation du travail des Émirats arabes unis. Ce contrat doit définir clairement l'intitulé du poste, les fonctions, la rémunération, les avantages sociaux, les horaires de travail, la période d'essai, les droits à congé et les conditions de résiliation du contrat.
Avant de procéder à l'intégration d'un nouveau collaborateur, les employeurs doivent rassembler toutes les informations et tous les justificatifs requis. Il s'agit généralement de copies du passeport, des diplômes, des licences professionnelles (le cas échéant), de photos d'identité, des coordonnées, ainsi que d'autres documents nécessaires à la vérification de l'emploi et aux démarches d'immigration.
Une fois le contrat de travail finalisé, les employeurs doivent effectuer les démarches d'enregistrement nécessaires. L'enregistrement des salariés a pour principal objectif de garantir le respect de la réglementation des Émirats arabes unis et la reconnaissance officielle de la relation de travail.
Les employeurs doivent déposer une demande de permis de travail au nom de leurs salariés expatriés. La procédure de demande consiste généralement à fournir aux autorités compétentes les contrats de travail, les documents relatifs à l'entreprise et les pièces d'identité des salariés. Une fois approuvé, le permis de travail autorise le salarié à travailler pour l'employeur qui le parraine.
Une fois le permis de travail obtenu, les employeurs doivent entamer les démarches relatives au visa de séjour pour leurs salariés expatriés. Ces démarches comprennent la vérification des documents, les examens médicaux d’aptitude, la justification d'une assurance maladie, l'enregistrement biométrique et d'autres formalités liées à l'immigration.
Dans le cadre du processus d'intégration, les employeurs doivent déclarer leurs nouveaux salariés auprès des autorités administratives compétentes. À cette fin, ils doivent fournir des informations relatives à l'emploi, mettre à jour les dossiers du personnel et s'assurer que toutes les exigences réglementaires ont été respectées.
La carte d'identité des Émirats (Emirates ID) est une pièce d'identité obligatoire pour tous les résidents des Émirats arabes unis. Les employeurs accompagnent leurs salariés tout au long de la procédure de demande. Celle-ci implique la communication d'informations personnelles, de données biométriques et de pièces justificatives.
La plupart des salariés expatriés doivent se soumettre à un examen médical d'aptitude dans le cadre de la procédure d'obtention d'un visa de séjour. Les employeurs doivent veiller à ce que toutes les formalités obligatoires soient accomplies dans les délais impartis afin d'éviter tout retard dans l'obtention du statut de travail légal de leurs salariés.
Les employeurs doivent mettre en place des systèmes de paie permettant de calculer avec précision les salaires, les indemnités, les retenues et les autres éléments de rémunération.
La mise en place d'un processus de gestion de la paie fiable permet de réduire les erreurs administratives. Elle contribue également à offrir une expérience positive aux salariés.
Le système de protection des salaires (WPS) est un système électronique de virement salarial qui garantit que les salariés perçoivent leur salaire sans erreur et dans les délais. Les employeurs soumis aux exigences du WPS doivent s'inscrire auprès du système.
Outre le salaire de base, les employeurs doivent définir clairement l'ensemble des avantages et indemnités accordés aux salariés. Certains avantages sont facultatifs, tandis que d'autres sont obligatoires en vertu de la législation du travail des Émirats arabes unis.
Avant l'entrée en fonction du salarié, les employeurs doivent mettre à sa disposition tout le matériel, les logiciels et les droits d'accès au système nécessaires. Il peut s'agir notamment d'ordinateurs portables, d'appareils mobiles, d'identifiants de sécurité, de comptes de messagerie électronique et d'accès aux plateformes internes.
Une communication efficace est essentielle à la réussite des salariés. Ceux-ci doivent avoir accès à des outils de communication et de collaboration, et les employeurs doivent leur présenter les canaux de communication pertinents.
Les employeurs devraient également s'attacher à créer un environnement propice à la productivité, à l'engagement et au bien-être des salariés. Offrir un espace de travail confortable, définir clairement les attentes et garantir l'accès aux ressources d'accompagnement nécessaires font partie des mesures qui permettent d'améliorer l'expérience au travail.
Le guide de l'employé constitue une ressource précieuse. Il présente les politiques, les procédures et les pratiques de l'entreprise en matière d'emploi. Les employeurs doivent passer en revue les points essentiels avec les nouveaux employés, notamment les horaires de travail, les exigences en matière d'assiduité, les règles relatives aux congés, les attentes en matière de performances et les procédures à respecter sur le lieu de travail.
Les employeurs doivent expliquer clairement le code de conduite de l'entreprise et ses attentes en matière d'éthique. Cela inclut les normes relatives au professionnalisme, au comportement sur le lieu de travail, aux politiques en matière de conflits d'intérêts, aux pratiques de lutte contre la discrimination et à la conduite responsable des entreprises.
Les salariés doivent également bénéficier d'une formation sur les exigences applicables en matière de santé, de sécurité et de protection des données. En fonction du secteur d'activité et du poste occupé, cette formation peut porter sur les procédures de sécurité au travail, les protocoles d'urgence, les pratiques de cybersécurité, les obligations de confidentialité et les politiques de protection des données.
Les employeurs doivent expliquer clairement aux salariés leurs responsabilités, les attentes en matière de performance ainsi que les objectifs à court et à long terme. La définition d'objectifs mesurables aide les salariés à comprendre ce que signifie la réussite dans le cadre de leurs fonctions. Des attentes claires permettent également de réduire l'incertitude.
Une formation complète est essentielle pour aider les salariés à acquérir les compétences et les connaissances nécessaires à la bonne exécution de leurs fonctions. Les employeurs doivent proposer des formations adaptées à chaque poste et présenter les principaux processus et flux de travail. Les possibilités d'apprentissage continu et de développement professionnel peuvent contribuer à améliorer encore davantage les performances des salariés.
Une intégration réussie aide les salariés à tisser des liens au sein de l'entreprise. Les employeurs doivent encourager la collaboration et faciliter les présentations aux collègues et aux parties prenantes. Favoriser l'inclusion et la compréhension interculturelle est essentiel pour améliorer l'engagement des salariés.
Des entretiens réguliers pendant les périodes d'intégration et de stage sont utiles aux employeurs pour évaluer les progrès réalisés, relever les défis et formuler des remarques constructives. Les employeurs doivent favoriser une culture d'entreprise propice aux échanges constructifs. Cela améliore la satisfaction des salariés, renforce leur fidélisation et contribue à la réussite à long terme de l'organisation.
Les employeurs respectent la réglementation des Émirats arabes unis lorsqu'ils disposent d'un processus d'intégration structuré. Les nouvelles recrues deviennent des collaborateurs productifs et impliqués lorsque chaque étape est correctement menée à bien.
Cependant, la gestion de la conformité en matière d'emploi, du parrainage des visas, de l'administration de la paie et des formalités d'intégration peut s'avérer complexe. Ces responsabilités deviennent beaucoup plus simples lorsque les employeurs font appel à un Employer of Record expérimenté.
Employer of Record FMC Group permettent aux entreprises de recruter et d’intégrer rapidement leurs collaborateurs aux Émirats arabes unis, dans le respect de la réglementation, sans avoir à créer d’entité juridique locale.
Des contrats de travail et des démarches de visa à la gestion de la paie et à l'accompagnement RH, FMC Group toutes les complexités liées à l'administration du personnel afin que les entreprises puissent se concentrer sur leur croissance et leur réussite opérationnelle.