Assumere dipendenti in Germania tramite un’ Employer of Record sembra molto semplice. Tuttavia, molti datori di lavoro stranieri sottovalutano i rischi legali che ciò comporta.
EOR I fornitori operano nel Paese ai sensi della legge sul leasing di manodopera (AÜG), il che rende più complessa la conformità normativa. Se si ritiene che un’ EOR e si occupi di tutti gli obblighi legali, ciò può portare a errori costosi e responsabilità impreviste.
La guida di oggi illustra gli 11 principali rischi legali di NATURA CONTRATTUALE e NORMATIVA che ogni datore di lavoro straniero dovrebbe conoscere prima di firmare un contratto di lavoro EOR .
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Assumere dipendenti in Germania tramite un’ Employer of Record sembra molto semplice. Tuttavia, molti datori di lavoro stranieri sottovalutano i rischi legali che ciò comporta.
EOR I fornitori operano nel Paese ai sensi della legge sul leasing di manodopera (AÜG), il che rende più complessa la conformità normativa. Se si ritiene che un’ EOR e si occupi di tutti gli obblighi legali, ciò può portare a errori costosi e responsabilità impreviste.
La guida di oggi illustra gli 11 principali rischi legali di NATURA CONTRATTUALE e NORMATIVA che ogni datore di lavoro straniero dovrebbe conoscere prima di firmare un contratto di lavoro EOR .
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Stephan Dorn
Socio amministratore
I servizi di “Employer of Record” sono legali in Germania, a meno che non siano privi di licenza operativa. Poiché lo scopo principale di un " EOR " è quello di assumere dipendenti per conto di un'azienda straniera, la legge tedesca lo classifica come "cessione di manodopera" (Arbeitnehmerüberlassung) ai sensi della legge sulla cessione di manodopera (AÜG). Ciò significa che i fornitori di servizi " EOR " devono rispettare specifici requisiti legali che non esistono in molti altri paesi.
Al centro di ogni accordo di “ EOR ” c’è un rapporto di lavoro tripartito. In parole povere, si tratta di un rapporto che coinvolge tre parti: l’ EOR , i dipendenti e l’azienda cliente. L’ EOR diventa il datore di lavoro legale e si occupa dei contratti di lavoro, delle buste paga, delle imposte, dei benefici previsti dalla legge e delle attività relative alle risorse umane. L’azienda cliente gestisce le attività operative quotidiane e amministra i dipendenti, mentre questi ultimi svolgono mansioni specifiche per l’azienda.
La Germania applica questo modello in modo diverso, poiché il legislatore intende impedire alle imprese di ricorrere al leasing di manodopera per eludere le tutele dei lavoratori. L’AÜG stabilisce norme in materia di autorizzazioni, parità di trattamento, durata dell’incarico e responsabilità del datore di lavoro. È fondamentale comprendere la distinzione tra datore di lavoro legale e datore di lavoro operativo.
La risposta breve è NO.
Un “ EOR ” può ridurre in larga misura il rischio legale, ma non completamente. La Germania impone determinati obblighi di legge (di cui parleremo più avanti) che non possono essere trasferiti a terzi.
Un EOR si occupa in genere dei contratti di lavoro, dell’elaborazione delle buste paga, delle ritenute fiscali, dei contributi previdenziali, delle indennità previste dalla legge e di numerose attività amministrative quotidiane relative alle risorse umane. In questi ambiti, un EOR elimina i rischi legali evitando errori nella gestione delle buste paga, omissioni nelle dichiarazioni e documentazione lavorativa non conforme.
Tuttavia, alcune responsabilità legali rimangono a carico dell’azienda committente. Supponiamo che lei supervisioni i dipendenti, ne definisca le mansioni quotidiane o svolga attività commerciali a lungo termine in Germania. L’ EOR e è soggetta a tali obblighi legali? No. È lei che deve rispettarle.
È inoltre importante distinguere tra obblighi contrattuali e obblighi di legge.
Obblighi contrattuali sono le responsabilità concordate tra l'utente e il fornitore di servizi EOR . Di norma, tali obblighi possono essere negoziati e documentati nel contratto EOR .
Obblighi di legge derivano direttamente dalla legislazione tedesca. Tra questi figurano requisiti quali la conformità alla legge AÜG, le norme sulla parità retributiva, le restrizioni in materia di lavoro interinale, le imposte sui salari e i contributi previdenziali. Un contratto non può prevalere su tali requisiti di legge. La tabella sottostante riassume le differenze.
Area | L’ EOR a riuscirà a farcela? | Un contratto può eliminare il rischio? |
Elaborazione delle buste paga | ✅ Sì | ✅ Sì |
Contratti di lavoro | ✅ Sì | ✅ Sì |
Amministrazione delle risorse umane | ✅ Sì | ✅ Sì |
Costi nascosti e ambito dei servizi | ✅ Sì | ✅ Sì |
Titolarità della proprietà intellettuale | ✅ Sì | ✅ Sì |
Responsabilità ai sensi del GDPR | ✅ Condiviso | ⚠️ Parzialmente |
Conformità alla legge AÜG (Legge sul lavoro interinale) | ⚠️ Condiviso | ❌ No |
Obblighi in materia di parità retributiva | ⚠️ Condiviso | ❌ No |
Rischio legato alla stabile organizzazione (PE) | ⚠️ Condiviso | ❌ No |
Gestione dell'ambiente di lavoro e supervisione dei dipendenti | ❌ Responsabilità del cliente | ❌ No |
In questa sezione tratteremo undici rischi legali che rientrano nell’ambito del CATEGORIA DEGLI . Questi possono essere eliminati se il contratto è conforme alla legge tedesca.
Definire chiaramente chi è il datore di lavoro a tutti gli effetti, chi gestisce l’attività lavorativa quotidiana e chi prende le decisioni in materia di lavoro. Evitare confusione in materia di co-dipendenza attraverso una formulazione contrattuale precisa.
Assicurati che il contratto specifichi chiaramente gli aspetti relativi alle retribuzioni, ai benefici, alle ferie, all’inserimento in azienda, alle pratiche di immigrazione, alla cessazione del rapporto di lavoro e all’assistenza in materia di conformità. Chiedi: “Cosa è incluso esattamente?”
Il contratto dovrebbe prevedere che l’ EOR e si impegni ad aggiornare le condizioni di lavoro, le buste paga, le politiche aziendali e la conformità alle disposizioni in materia di contrattazione collettiva ogni volta che la legislazione tedesca subisca modifiche.
Assegnare chiaramente le responsabilità in materia di conformità alla normativa sul lavoro, contributi previdenziali, previdenza sociale, registrazioni, adempimenti amministrativi e ispezioni da parte delle autorità pubbliche, al fine di evitare lacune nella responsabilità.
L'accordo dovrebbe disciplinare i termini di preavviso previsti dalla normativa tedesca, le procedure di licenziamento, gli obblighi di indennizzo, la documentazione richiesta e le responsabilità relative all'uscita dal servizio, al fine di ridurre il rischio di controversie legali.
Prima di firmare, verificare i prezzi relativi alle procedure di inserimento, ai margini di cambio, ai ricarichi sulle prestazioni, all’assistenza per il visto, alle modifiche alle buste paga, alle buste paga fuori ciclo e alle procedure di uscita dei dipendenti.
Stabilire chi è responsabile in caso di reclami relativi al rapporto di lavoro, errori nella gestione delle buste paga, imposte arretrate, sanzioni normative e spese legali qualora dovessero sorgere problemi di conformità.
Verifica che il contratto attribuisca chiaramente alla tua azienda la proprietà del software, del codice sorgente, dei progetti, dei risultati della ricerca, dei brevetti, delle informazioni riservate e dei segreti commerciali.
Verificare la conformità al GDPR, l’esistenza di un accordo sul trattamento dei dati (DPA), la sicurezza dei trasferimenti transfrontalieri, le procedure di notifica delle violazioni e la protezione dei dati personali dei dipendenti.
Definire standard di servizio misurabili per le scadenze relative alle buste paga, i tempi di risposta delle risorse umane, le procedure di escalation, gli accordi sul livello di servizio (SLA) e le misure correttive in caso di mancato rispetto degli impegni.
Prima di firmare l’accordo, pianificate i trasferimenti dei dipendenti, il passaggio alla vostra entità tedesca, il passaggio di consegne dei documenti, la collaborazione in materia di audit e le tempistiche realistiche per la transizione.
Questa sezione tratta i rischi legali che rientrano negli obblighi di legge. Ciò significa che un “ EOR ” non può prevalere sulle norme obbligatorie del diritto del lavoro tedesco. Alcuni obblighi legali derivano direttamente dalla legislazione. In parole povere, si applicano indipendentemente da quanto previsto dal contratto.
Se un accordo di “ EOR ” rientra nell’ambito di applicazione della legge tedesca sul lavoro interinale (AÜG), il fornitore potrebbe dover disporre di una licenza di lavoro interinale valida.
La legislazione tedesca limita generalmente a 18 mesi consecutivi la durata massima dell’assegnazione di un lavoratore in distacco presso la stessa azienda cliente, sebbene i contratti collettivi di lavoro vigenti nel settore dell’azienda cliente possano estendere tale periodo a 24 mesi o più. Il superamento di tale limite può invalidare il contratto di lavoro con l’ EOR, determinare la presunzione legale di un rapporto di lavoro diretto con l’azienda cliente ed esporre quest’ultima a sanzioni pecuniarie fino a 30.000 euro.
I lavoratori in distacco hanno generalmente diritto alla parità retributiva rispetto ai dipendenti comparabili dell’azienda cliente dopo 9 mesi di distacco, a meno che non si applichi un contratto collettivo che preveda un sistema retributivo graduale, nel qual caso la parità retributiva può essere posticipata fino a un massimo di 15 mesi.
Se un accordo viene considerato come un contratto di cessione di manodopera ma non soddisfa i requisiti previsti dall’AÜG, le autorità potrebbero ritenerlo illegale. Ciò può esporre sia il fornitore EOR che l’azienda cliente a rischi legali e finanziari.
In determinate circostanze, la legislazione tedesca può ritenere che il dipendente abbia un rapporto di lavoro direttamente con l’azienda cliente, indipendentemente da quanto previsto dal contratto di “ EOR ”.
Il ricorso a un’ EOR e non elimina automaticamente il rischio di stabile organizzazione (PE). A seconda delle attività commerciali svolte in Germania, le autorità fiscali potrebbero stabilire che la vostra società abbia creato una presenza soggetta a tassazione.
I datori di lavoro tedeschi devono rispettare le norme in materia di ritenuta alla fonte sui salari e di contributi previdenziali.
Rischio | Un contratto “ EOR ” può ridurlo? |
Responsabilità del datore di lavoro | ✅ Sì |
Ambito dei servizi | ✅ Sì |
Costi nascosti e prezzi | ✅ Sì |
Responsabilità e indennizzo | ✅ Sì |
Titolarità della proprietà intellettuale (PI) | ✅ Sì |
Obblighi di riservatezza | ✅ Sì |
Il GDPR e il trattamento dei dati | ✅ Sì |
Livelli di servizio (SLA) | ✅ Sì |
Procedura di risoluzione del contratto e di uscita | ✅ Sì |
Disposizioni relative al trasferimento dei dipendenti | ✅ Sì |
Risoluzione delle controversie | ✅ Sì |
Legge applicabile e foro competente | ✅ Sì |
Requisiti per il rilascio delle licenze ai sensi della legge AÜG | ❌ No |
Limite di 18 mesi per l'incarico | ❌ No |
Obblighi in materia di parità retributiva | ❌ No |
Cessione illegale di manodopera | ❌ No |
Adempimenti fiscali in materia di retribuzioni | ❌ No |
Obblighi previdenziali | ❌ No |
Rischio legato alla stabile organizzazione (PE) | ⚠️ Parzialmente |
Una regola pratica: se il rischio deriva dal contratto, di solito è possibile negoziarlo. Se il rischio deriva dalla legislazione tedesca, la soluzione sta nel rispetto della normativa, non nella formulazione del contratto.
Scegliere un’ EOR e basandosi esclusivamente sul prezzo raramente è la decisione giusta. Qual è quindi il miglior fornitore? Un fornitore che conosca bene la normativa locale in materia di lavoro, avendo sede in Germania, una propria entità giuridica tedesca o una proprietà tedesca. Tali fornitori comprendono i requisiti delle autorità giuridiche tedesche e conoscono nei minimi dettagli il diritto del lavoro tedesco. Il nostro consiglio è di cercare un fornitore che:
Risponde FMC Group soddisfa questi criteri! Infatti: