Parece muy sencillo contratar a empleados en Alemania a través de una « Employer of Record ». Sin embargo, muchos empresarios extranjeros subestiman los riesgos legales que ello conlleva.
EOR Las empresas de trabajo temporal operan en el país al amparo de la Ley de Cesión de Trabajadores (AÜG), lo que complica aún más el cumplimiento normativo. Si se da por sentado que una EOR se encarga de todas las obligaciones legales, esto puede dar lugar a errores costosos y responsabilidades inesperadas.
La guía de hoy explica los 11 riesgos jurídicos clave, tanto CONTRACTUALES como LEGALES, que todo empresario extranjero debe conocer antes de firmar un contrato de « EOR ».
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Parece muy sencillo contratar a empleados en Alemania a través de una « Employer of Record ». Sin embargo, muchos empresarios extranjeros subestiman los riesgos legales que ello conlleva.
EOR Las empresas de trabajo temporal operan en el país al amparo de la Ley de Cesión de Trabajadores (AÜG), lo que complica aún más el cumplimiento normativo. Si se da por sentado que una EOR se encarga de todas las obligaciones legales, esto puede dar lugar a errores costosos y responsabilidades inesperadas.
La guía de hoy explica los 11 riesgos jurídicos clave, tanto CONTRACTUALES como LEGALES, que todo empresario extranjero debe conocer antes de firmar un contrato de « EOR ».
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Stephan Dorn
Socio Director
Los servicios de «empleador oficial» son legales en Alemania, salvo que no cuenten con una licencia de funcionamiento. Dado que el objetivo principal de una « EOR » es contratar a empleados en nombre de una empresa extranjera, la legislación alemana la clasifica como cesión de trabajadores (Arbeitnehmerüberlassung) en virtud de la Ley de Cesión de Trabajadores (AÜG). Esto significa que los proveedores de « EOR » deben cumplir unos requisitos legales específicos que no existen en muchos otros países.
En el núcleo de cualquier acuerdo de « EOR » se encuentra una relación laboral tripartita. En pocas palabras, se trata de una relación en la que intervienen tres partes: el proveedor de « EOR », los empleados y la empresa cliente. El proveedor de « EOR » se convierte en el empleador legal y se encarga de los contratos de trabajo, la nómina, los impuestos, las prestaciones legales y las tareas de recursos humanos. La empresa cliente se ocupa de las tareas operativas cotidianas y gestiona a los empleados, mientras que estos se encargan de las tareas específicas de la empresa.
Alemania aborda este modelo de forma diferente, ya que los legisladores quieren evitar que las empresas utilicen el alquiler de personal para eludir las protecciones laborales. La AÜG establece normas sobre la concesión de licencias, la igualdad de trato, la duración de los destinos y las responsabilidades del empleador. Es fundamental comprender la distinción entre el empleador legal y el empleador operativo.
La respuesta breve es NO.
Un contrato de « EOR » puede reducir en gran medida el riesgo jurídico, pero no por completo. Alemania impone ciertas obligaciones legales (que conocerás a continuación) que no pueden transferirse a terceros.
Un EOR suele encargarse de los contratos de trabajo, la gestión de nóminas, las retenciones fiscales, las cotizaciones a la Seguridad Social, las prestaciones legales y muchas tareas administrativas cotidianas relacionadas con los recursos humanos. En estos ámbitos, un EOR elimina los riesgos legales al evitar errores en las nóminas, la omisión de presentaciones y la documentación laboral que incumpla la normativa.
Sin embargo, algunas responsabilidades legales siguen recayendo en la empresa cliente. Supongamos que supervisas a los empleados, determinas su trabajo diario o llevas a cabo actividades empresariales a largo plazo en Alemania. ¿ EOR e está expuesta a estas obligaciones legales? No. Es usted quien debe cumplirlas.
También es importante distinguir entre obligaciones contractuales y obligaciones legales.
Obligaciones contractuales son responsabilidades acordadas entre usted y el proveedor de EOR . Por lo general, estas pueden negociarse y plasmarse en el acuerdo EOR .
Obligaciones legales se derivan directamente de la legislación alemana. Entre ellas se incluyen requisitos como el cumplimiento de la AÜG, las normas sobre igualdad salarial, las restricciones a la cesión de trabajadores, los impuestos sobre las nóminas y las cotizaciones a la Seguridad Social. Un contrato no puede anular estos requisitos legales. La tabla siguiente resume las diferencias.
Área | ¿Podrá el « EOR » salir adelante? | ¿Puede un contrato eliminar el riesgo? |
Procesamiento de nóminas | ✅ Sí | ✅ Sí |
Contratos de trabajo | ✅ Sí | ✅ Sí |
Gestión de recursos humanos | ✅ Sí | ✅ Sí |
Gastos ocultos y alcance del servicio | ✅ Sí | ✅ Sí |
Titularidad de la propiedad intelectual | ✅ Sí | ✅ Sí |
Responsabilidades en materia del RGPD | ✅ Compartido | ⚠️ Parcialmente |
Cumplimiento de la AÜG (Ley de Cesión de Trabajadores) | ⚠️ Compartido | ❌ No |
Obligaciones en materia de igualdad salarial | ⚠️ Compartido | ❌ No |
Riesgo de establecimiento permanente (EP) | ⚠️ Compartido | ❌ No |
Gestión del lugar de trabajo y supervisión de los empleados | ❌ Responsabilidad del cliente | ❌ No |
En esta sección, vamos a analizar once riesgos jurídicos que se enmarcan en el CATEGORÍA DE OBLIGACIONES CONTRACTUALES . Estos riesgos pueden eliminarse si el contrato se ajusta a la legislación alemana.
Define claramente quién es el empleador legal, quién controla el trabajo diario y quién toma las decisiones laborales. Evita la confusión en materia de coempleo mediante una redacción precisa del contrato.
Asegúrate de que el acuerdo especifique claramente los aspectos relacionados con las nóminas, las prestaciones, las bajas, la incorporación, la inmigración, la rescisión del contrato y el apoyo en materia de cumplimiento normativo. Pregunta: «¿Qué incluye exactamente?».
Tu contrato debería exigir a la empresa « EOR » que actualice las condiciones laborales, las nóminas, las políticas y el cumplimiento de los convenios colectivos cada vez que cambie la legislación alemana.
Asigne claramente las responsabilidades en materia de cumplimiento de la legislación laboral, impuestos sobre las nóminas, Seguridad Social, registros, presentaciones de documentos e inspecciones administrativas, con el fin de evitar lagunas en la rendición de cuentas.
El acuerdo debería abordar los plazos de preaviso vigentes en Alemania, los procedimientos de despido, las obligaciones en materia de indemnizaciones, la documentación necesaria y las responsabilidades relacionadas con la baja del empleado, con el fin de reducir los litigios.
Antes de firmar, revisa los precios correspondientes a la incorporación de nuevos empleados, los márgenes de cambio de divisas, los recargos por prestaciones, la gestión de visados, los cambios en las nóminas, las nóminas fuera de ciclo y la baja de empleados.
Establezca quién es el responsable de las reclamaciones laborales, los errores en las nóminas, los impuestos atrasados, las sanciones reglamentarias y los gastos de defensa jurídica en caso de que surjan problemas de cumplimiento normativo.
Asegúrate de que el contrato asigne claramente a tu empresa la titularidad del software, el código fuente, los diseños, los resultados de la investigación, las patentes, la información confidencial y los secretos comerciales.
Verificar el cumplimiento del RGPD, un acuerdo de tratamiento de datos (DPA), la seguridad de las transferencias transfronterizas, los procedimientos de notificación de violaciones de seguridad y la protección de los expedientes de los empleados.
Establecer normas de servicio cuantificables en lo que respecta a los plazos de la nómina, los tiempos de respuesta de RR. HH., los procedimientos de escalado, los acuerdos de nivel de servicio (SLA) y las medidas correctivas en caso de incumplimiento de los compromisos.
Planifica los traslados de empleados, la incorporación a tu propia entidad alemana, el traspaso de expedientes, la colaboración en materia de auditorías y unos plazos de transición realistas antes de firmar el acuerdo.
En este apartado se abordan los riesgos jurídicos derivados de las obligaciones legales. Esto significa que un « EOR » no puede prevalecer sobre la legislación laboral alemana de obligado cumplimiento. Ciertas obligaciones legales se derivan directamente de la legislación. En pocas palabras, se aplican independientemente de lo que establezca tu contrato.
Si un acuerdo de « EOR » entra en el ámbito de aplicación de la Ley alemana de cesión de trabajadores (AÜG), es posible que el proveedor necesite una licencia válida de cesión de trabajadores.
La legislación alemana limita, por lo general, la duración de la asignación de un trabajador cedido a una misma empresa cliente a 18 meses consecutivos, aunque los convenios colectivos del sector de la empresa cliente pueden ampliar este plazo a 24 meses o más. Superar este límite puede invalidar el contrato de trabajo con la empresa de trabajo temporal ( EOR), dar lugar a una relación laboral directa con la empresa cliente —presunta legalmente— y exponer a esta última a multas de hasta 30 000 €.
Los trabajadores cedidos por una empresa de trabajo temporal tienen, por lo general, derecho a la igualdad salarial con respecto a los trabajadores comparables de la empresa cliente tras nueve meses de cesión, salvo que se aplique un convenio colectivo que contemple un sistema de remuneración escalonado, en cuyo caso la igualdad salarial puede aplazarse hasta un máximo de quince meses.
Si un acuerdo se considera una cesión de trabajadores, pero no cumple los requisitos de la AÜG, las autoridades pueden considerarlo ilegal. Esto puede suponer un riesgo jurídico y financiero tanto para la empresa de « EOR » como para la empresa cliente.
En determinadas circunstancias, la legislación alemana puede considerar que el trabajador mantiene una relación laboral directamente con la empresa cliente, independientemente de lo que establezca el contrato de « EOR ».
El uso de una sociedad de responsabilidad limitada ( EOR ) no elimina automáticamente el riesgo de establecer un establecimiento permanente (PE). En función de las actividades comerciales que realice en Alemania, las autoridades fiscales pueden determinar que su empresa ha creado una presencia sujeta a impuestos.
Las empresas alemanas deben cumplir con la normativa relativa a la retención de impuestos sobre las nóminas y las cotizaciones a la Seguridad Social.
Riesgo | ¿Puede un contrato de « EOR » reducirlo? |
Responsabilidades del empleador | ✅ Sí |
Alcance de los servicios | ✅ Sí |
Tarifas ocultas y precios | ✅ Sí |
Responsabilidad e indemnización | ✅ Sí |
Titularidad de la propiedad intelectual (PI) | ✅ Sí |
Obligaciones de confidencialidad | ✅ Sí |
El RGPD y el tratamiento de datos | ✅ Sí |
Niveles de servicio (SLA) | ✅ Sí |
Proceso de rescisión y salida | ✅ Sí |
Disposiciones relativas al traslado de empleados | ✅ Sí |
Resolución de litigios | ✅ Sí |
Legislación aplicable y jurisdicción | ✅ Sí |
Requisitos de autorización de la AÜG | ❌ No |
Límite de 18 meses para las asignaciones | ❌ No |
Obligaciones en materia de igualdad salarial | ❌ No |
Cesión ilegal de trabajadores | ❌ No |
Cumplimiento de las obligaciones fiscales en materia de nóminas | ❌ No |
Obligaciones en materia de Seguridad Social | ❌ No |
Riesgo de establecimiento permanente (EP) | ⚠️ Parcialmente |
Una regla práctica: si el riesgo se deriva de tu contrato, normalmente se puede negociar. Si el riesgo se deriva de la legislación alemana, la solución pasa por el cumplimiento de la misma, y no por la redacción del contrato.
Elegir un proveedor de servicios de gestión de personal ( EOR ) basándose únicamente en el precio rara vez es la decisión acertada. Entonces, ¿cuál es el mejor proveedor? Uno que conozca la legislación laboral local por tener su sede en Alemania, su propia entidad alemana o ser de propiedad alemana. Estos proveedores comprenden los requisitos de las autoridades legales alemanas y todos los entresijos de la legislación laboral alemana. Nuestro consejo es buscar un proveedor que:
¿ FMC Group cumple estos criterios! Ya que: