Es scheint sehr einfach zu sein, in Deutschland über einen „Employer of Record“ Mitarbeiter einzustellen. Doch viele ausländische Arbeitgeber unterschätzen die damit verbundenen rechtlichen Risiken.
EOR-Anbieter sind im Land gemäß dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) tätig, was die Einhaltung der Vorschriften erschwert. Wenn Sie davon ausgehen, dass ein EOR-Anbieter alle rechtlichen Verpflichtungen erfüllt, kann dies zu kostspieligen Fehlern und unerwarteten Haftungsrisiken führen.
Der heutige Leitfaden erläutert die 11 wichtigsten vertraglichen und gesetzlichen Risiken, die jeder ausländische Arbeitgeber kennen sollte, bevor er einen EOR-Vertrag unterzeichnet.
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Es scheint sehr einfach zu sein, in Deutschland über einen „Employer of Record“ Mitarbeiter einzustellen. Doch viele ausländische Arbeitgeber unterschätzen die damit verbundenen rechtlichen Risiken.
EOR-Anbieter sind im Land gemäß dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) tätig, was die Einhaltung der Vorschriften erschwert. Wenn Sie davon ausgehen, dass ein EOR-Anbieter alle rechtlichen Verpflichtungen erfüllt, kann dies zu kostspieligen Fehlern und unerwarteten Haftungsrisiken führen.
Der heutige Leitfaden erläutert die 11 wichtigsten vertraglichen und gesetzlichen Risiken, die jeder ausländische Arbeitgeber kennen sollte, bevor er einen EOR-Vertrag unterzeichnet.
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Stephan Dorn
geschäftsführender Gesellschafter
„Employer of Record“-Dienstleistungen sind in Deutschland legal, sofern sie über eine Betriebsgenehmigung verfügen. Da der Hauptzweck eines EOR darin besteht, Mitarbeiter im Auftrag eines ausländischen Unternehmens einzustellen, stuft das deutsche Recht dies gemäß dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) als Arbeitnehmerüberlassung ( Personal-Leasing ) ein. Das bedeutet, dass EOR-Anbieter bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen müssen, die es in vielen anderen Ländern nicht gibt.
Im Mittelpunkt jeder EOR-Vereinbarung steht ein dreiseitiges Arbeitsverhältnis. Einfach ausgedrückt handelt es sich dabei um eine Beziehung, an der drei Parteien beteiligt sind: der EOR-Anbieter, die Mitarbeiter und das Kundenunternehmen. Der EOR-Anbieter wird zum rechtlichen Arbeitgeber und kümmert sich um Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung, Steuern, gesetzliche Sozialleistungen und Personalaufgaben. Das Kundenunternehmen übernimmt die täglichen betrieblichen Aufgaben und leitet die Mitarbeiter, während diese unternehmensspezifische Aufgaben erledigen.
Deutschland handhabt dieses Modell anders, da der Gesetzgeber verhindern will, dass Unternehmen die „ Personal-Leasing “ dazu nutzen, Arbeitsschutzbestimmungen zu umgehen. Das AÜG legt Vorschriften zur Genehmigung, zur Gleichbehandlung, zur Dauer der Entsendung und zu den Pflichten des Arbeitgebers fest. Es ist unerlässlich, den Unterschied zwischen dem rechtlichen Arbeitgeber und dem operativen Arbeitgeber zu verstehen.
Die kurze Antwort lautet NEIN.
Ein EOR kann das rechtliche Risiko zwar weitgehend, jedoch nicht vollständig verringern. In Deutschland gelten bestimmte gesetzliche Verpflichtungen (auf die im Folgenden eingegangen wird), die nicht auf Dritte übertragen werden können.
Ein EOR übernimmt in der Regel die Verantwortung für Arbeitsverträge, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Einbehaltung von Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, gesetzliche Sozialleistungen sowie zahlreiche alltägliche Aufgaben der Personalverwaltung. In diesen Bereichen beseitigt ein EOR rechtliche Risiken, indem es Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung, versäumte Meldungen und nicht vorschriftsmäßige Arbeitsunterlagen vermeidet.
Einige rechtliche Verpflichtungen verbleiben jedoch beim Kundenunternehmen. Nehmen wir an, Sie leiten Mitarbeiter, legen deren tägliche Arbeit fest oder führen langfristige geschäftliche Aktivitäten in Deutschland durch. Ist der EOR diesen rechtlichen Verpflichtungen ausgesetzt? Nein. Sie müssen diese erfüllen.
Es ist außerdem wichtig, zwischen vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen zu unterscheiden.
Vertragliche Verpflichtungen sind zwischen Ihnen und dem EOR-Anbieter vereinbarte Verpflichtungen. Diese können in der Regel ausgehandelt und im EOR-Vertrag festgehalten werden.
Gesetzliche Verpflichtungen ergeben sich unmittelbar aus deutschem Recht. Dazu gehören Anforderungen wie die Einhaltung des AÜG, Vorschriften zur Lohngleichheit, Beschränkungen gemäß § Personal-Leasing , Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge. Ein Vertrag kann diese gesetzlichen Anforderungen nicht außer Kraft setzen. Die folgende Tabelle fasst die Unterschiede zusammen.
Fläche | Kann die EOR das bewältigen? | Kann ein Vertrag das Risiko ausschließen? |
Lohn- und Gehaltsabrechnung | ✅ Ja | ✅ Ja |
Arbeitsverträge | ✅ Ja | ✅ Ja |
Personalverwaltung | ✅ Ja | ✅ Ja |
Versteckte Gebühren und Leistungsumfang | ✅ Ja | ✅ Ja |
Eigentumsrechte an geistigem Eigentum | ✅ Ja | ✅ Ja |
Verantwortlichkeiten gemäß DSGVO | ✅ Geteilt | ⚠️ Teilweise |
Einhaltung des AÜG (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) | ⚠️ Geteilt | ❌ Nein |
Verpflichtungen zur Lohngleichheit | ⚠️ Geteilt | ❌ Nein |
Risiko einer Betriebsstätte (PE) | ⚠️ Geteilt | ❌ Nein |
Arbeitsplatzmanagement und Mitarbeiterbeaufsichtigung | ❌ Verantwortung des Kunden | ❌ Nein |
In diesem Abschnitt werden wir elf rechtliche Risiken erörtern, die unter die KATEGORIE DER VERTRAGLICHEN Verpflichtungen. Diese lassen sich vermeiden, wenn die Vertragsvereinbarung dem deutschen Recht entspricht.
Legen Sie eindeutig fest, wer der rechtliche Arbeitgeber ist, wer die tägliche Arbeit steuert und wer Entscheidungen in Bezug auf das Arbeitsverhältnis trifft. Vermeiden Sie Unklarheiten hinsichtlich der gemeinsamen Arbeitgeberschaft durch präzise Vertragsformulierungen.
Stellen Sie sicher, dass in der Vereinbarung die Bereiche Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Urlaub, Einarbeitung, Einwanderungsangelegenheiten, Kündigung und Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften klar aufgeführt sind. Fragen Sie: „Was genau ist darin enthalten?“
In Ihrem Vertrag sollte festgelegt sein, dass der EOR bei jeder Änderung der deutschen Rechtsvorschriften die Beschäftigungsbedingungen, die Gehaltsabrechnung, die Richtlinien und die Einhaltung der Tarifverträge entsprechend anpassen muss.
Weisen Sie die Zuständigkeiten für die Einhaltung des Arbeitsrechts, Lohnsteuern, Sozialversicherung, Anmeldungen, Einreichungen und behördliche Kontrollen klar zu, um Lücken bei der Rechenschaftspflicht zu vermeiden.
Die Vereinbarung sollte die in Deutschland geltenden Kündigungsfristen, Kündigungsverfahren, Abfindungsverpflichtungen, erforderlichen Unterlagen und Aufgaben im Zusammenhang mit dem Ausscheiden aus dem Unternehmen regeln, um Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden.
Prüfen Sie vor der Unterzeichnung die Preise für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Devisenspannen, Aufschläge auf Sozialleistungen, Unterstützung bei der Visumbeantragung, Änderungen in der Gehaltsabrechnung, außerplanmäßige Gehaltszahlungen und die Abmeldung von Mitarbeitern.
Legen Sie fest, wer bei Compliance-Verstößen für arbeitsrechtliche Ansprüche, Fehler bei der Lohnabrechnung, Steuerrückstände, behördliche Bußgelder und Kosten für die Rechtsverteidigung verantwortlich ist.
Vergewissern Sie sich, dass der Vertrag das Eigentum an Software, Quellcode, Entwürfen, Forschungsergebnissen, Patenten, vertraulichen Informationen und Geschäftsgeheimnissen eindeutig Ihrem Unternehmen zuweist.
Überprüfen Sie die Einhaltung der DSGVO, den Abschluss einer Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA), sichere grenzüberschreitende Datenübermittlungen, Verfahren zur Meldung von Datenschutzverletzungen sowie den Schutz von Mitarbeiterdaten.
Legen Sie messbare Servicestandards für Fristen bei der Gehaltsabrechnung, Reaktionszeiten der Personalabteilung, Eskalationsverfahren, Service Level Agreements (SLAs) und Abhilfemaßnahmen bei Nichteinhaltung von Verpflichtungen fest.
Planen Sie vor Unterzeichnung der Vereinbarung die Versetzung von Mitarbeitern, die Übertragung auf Ihre eigene deutsche Gesellschaft, die Übergabe der Unterlagen, die Zusammenarbeit bei der Prüfung sowie realistische Zeitpläne für den Übergang.
Dieser Abschnitt befasst sich mit rechtlichen Risiken, die unter gesetzliche Verpflichtungen fallen. Das bedeutet, dass ein EOR die zwingenden deutschen Arbeitsgesetze nicht außer Kraft setzen kann. Bestimmte gesetzliche Verpflichtungen ergeben sich unmittelbar aus den gesetzlichen Vorschriften. Einfach ausgedrückt: Sie gelten unabhängig davon, was in Ihrem Vertrag steht.
Fällt eine EOR-Vereinbarung unter das deutsche Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), benötigt der Anbieter möglicherweise eine gültige Lizenz gemäß § Personal-Leasing .
Das deutsche Recht begrenzt die Dauer des Einsatzes eines Leiharbeitnehmers bei demselben Kundenunternehmen in der Regel auf 18 aufeinanderfolgende Monate, wobei Tarifverträge in der Branche des Kunden diese Frist auf 24 Monate oder mehr verlängern können. Eine Überschreitung dieser Frist kann zur Ungültigkeit des Arbeitsvertrags mit dem EOR führen, ein gesetzlich vermutetes direktes Arbeitsverhältnis mit dem Kundenunternehmen begründen und dem Kunden Geldstrafen von bis zu 30.000 € auferlegen.
Leiharbeitnehmer haben in der Regel nach neun Monaten Einsatzdauer Anspruch auf gleiche Entlohnung wie vergleichbare Mitarbeiter des Entleihunternehmens, es sei denn, es gilt ein Tarifvertrag mit einer gestaffelten Entlohnungsregelung; in diesem Fall kann die Gewährung der gleichen Entlohnung auf bis zu 15 Monate aufgeschoben werden.
Wird eine Vereinbarung als „ Personal-Leasing “ eingestuft, erfüllt sie jedoch nicht die Anforderungen des AÜG, können die Behörden sie als rechtswidrig einstufen. Dies kann sowohl für den EOR-Anbieter als auch für das Kundenunternehmen rechtliche und finanzielle Risiken mit sich bringen.
Unter bestimmten Umständen kann das deutsche Recht davon ausgehen, dass der Arbeitnehmer in einem direkten Arbeitsverhältnis mit dem Kundenunternehmen steht, unabhängig davon, was im EOR-Vertrag festgelegt ist.
Die Nutzung einer EOR schließt das Risiko einer Betriebsstätte nicht automatisch aus. Je nach Ihren geschäftlichen Aktivitäten in Deutschland können die Steuerbehörden zu dem Schluss kommen, dass Ihr Unternehmen eine steuerpflichtige Präsenz begründet hat.
Deutsche Arbeitgeber müssen die Vorschriften zur Einbehaltung der Lohnsteuer und zur Abführung der Sozialversicherungsbeiträge einhalten.
Risiko | Kann ein EOR-Vertrag diese Kosten senken? |
Pflichten des Arbeitgebers | ✅ Ja |
Leistungsumfang | ✅ Ja |
Versteckte Gebühren und Preisgestaltung | ✅ Ja |
Haftung und Freistellung | ✅ Ja |
Eigentumsrechte an geistigem Eigentum (IP) | ✅ Ja |
Vertraulichkeitsverpflichtungen | ✅ Ja |
DSGVO und Datenverarbeitung | ✅ Ja |
Service-Level-Vereinbarungen (SLAs) | ✅ Ja |
Kündigung und Austrittsprozess | ✅ Ja |
Bestimmungen zur Versetzung von Mitarbeitern | ✅ Ja |
Streitbeilegung | ✅ Ja |
Anwendbares Recht und Gerichtsstand | ✅ Ja |
Genehmigungsvoraussetzungen gemäß AÜG | ❌ Nein |
18-monatige Einsatzdauer | ❌ Nein |
Verpflichtungen zur Lohngleichheit | ❌ Nein |
Illegal Personal-Leasing | ❌ Nein |
Einhaltung der Lohnsteuervorschriften | ❌ Nein |
Sozialversicherungspflichten | ❌ Nein |
Risiko einer Betriebsstätte (PE) | ⚠️ Teilweise |
Eine praktische Faustregel: Wenn das Risiko durch Ihren Vertrag entsteht, lässt es sich in der Regel aushandeln. Entsteht das Risiko durch deutsches Recht, ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften – und nicht der Wortlaut des Vertrags – die Lösung.
Die Auswahl eines EOR-Anbieters allein aufgrund des Preises ist selten die richtige Entscheidung. Was macht also den besten Anbieter aus? Ein Anbieter, der die lokalen Arbeitsgesetze versteht, weil er seinen Hauptsitz in Deutschland hat, über eine eigene deutsche Niederlassung verfügt oder sich in deutschem Besitz befindet. Solche Anbieter kennen die Anforderungen der deutschen Behörden und sind mit den Feinheiten des deutschen Arbeitsrechts bestens vertraut. Wir empfehlen Ihnen, nach einem Anbieter zu suchen, der:
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