Oggi parleremo in particolare del confronto tra l’utilizzo di un servizio di Employer of Record e la costituzione di una filiale tedesca per le vostre esigenze di assunzione.
A differenza di molti altri paesi, in Germania i datori di lavoro non sono tenuti a registrare alcun tipo di società controllata per assumere dipendenti. Vale quindi la pena collaborare con un’ EOR ? Il vantaggio principale di questi servizi, infatti, è proprio quello di evitare la necessità di registrare una società.
La risposta dettagliata si trova in questo post del blog. Analizzeremo tutte le principali opzioni di assunzione in Germania e le differenze specifiche tra l’assunzione tramite un’ EOR e e quella tramite la propria persona giuridica, prendendo in esame tempi, impegno, costi e altro ancora.
Senza ulteriori indugi, iniziamo a mettere a confronto l’ EOR e con l’apertura di una filiale in Germania.
Autore
Oggi parleremo in particolare del confronto tra l’utilizzo di un servizio di Employer of Record e la costituzione di una filiale tedesca per le vostre esigenze di assunzione.
A differenza di molti altri paesi, in Germania i datori di lavoro non sono tenuti a registrare alcun tipo di società controllata per assumere dipendenti. Vale quindi la pena collaborare con un’ EOR ? Il vantaggio principale di questi servizi, infatti, è proprio quello di evitare la necessità di registrare una società.
La risposta dettagliata si trova in questo post del blog. Analizzeremo tutte le principali opzioni di assunzione in Germania e le differenze specifiche tra l’assunzione tramite un’ EOR e e quella tramite la propria persona giuridica, prendendo in esame tempi, impegno, costi e altro ancora.
Senza ulteriori indugi, iniziamo a mettere a confronto l’ EOR e con l’apertura di una filiale in Germania.
Autore
Mettetevi in contatto con noi
Stephan Dorn
Socio amministratore
A differenza di molti paesi come la Turchia e gli Emirati Arabi Uniti, la Germania NON richiede ai datori di lavoro di costituire una persona giuridica prima di assumere dipendenti. Ciò offre ai datori di lavoro stranieri tre modalità affidabili per assumere dipendenti. Ciascuna di esse comporta diversi livelli di responsabilità amministrativa, rischio di non conformità e impegno a lungo termine.
Quando i datori di lavoro stranieri assumono dipendenti in Germania senza disporre di una sede locale, sono tenuti a registrarli presso le autorità tedesche competenti. Tra queste figurano gli enti preposti alla gestione delle buste paga, alle imposte sui salari e alla previdenza sociale. Questa opzione offre un maggiore controllo, ma fa ricadere l’intero onere della conformità sul datore di lavoro.
Un’ Employer of Record e assume i dipendenti per conto vostro, mentre voi mantenete la gestione quotidiana del loro lavoro. L’ EOR e funge da datore di lavoro legale. Si occupa dei contratti di lavoro, delle buste paga, delle ritenute fiscali, dell’iscrizione alla previdenza sociale, delle prestazioni previste dalla legge, dell’amministrazione delle risorse umane e del rispetto della normativa tedesca in materia di lavoro. Avvalendovi di un’ EOR e, potete assumere rapidamente senza dover costituire una sede legale né creare un’infrastruttura locale per le risorse umane.
L'apertura di una filiale in Germania comporta la costituzione di una persona giuridica permanente. Questa opzione garantisce piena indipendenza operativa e favorisce l'espansione aziendale a lungo termine. Tuttavia, richiede la registrazione della società, la gestione amministrativa continua, la contabilità, gli adempimenti fiscali, la gestione delle buste paga e il rispetto delle normative societarie e del lavoro. Questa opzione è particolarmente indicata per le aziende che intendono stabilire una presenza significativa e duratura in Germania.
Se state valutando se ricorrere a un’ Employer of Record e (EOR) oppure aprire una filiale in Germania, la scelta giusta dipende da diversi fattori. Tra questi potrebbero figurare i tempi previsti per l’assunzione del personale, il budget a disposizione, la capacità di garantire la conformità normativa e gli obiettivi aziendali a lungo termine.
Fattore | Employer of Record EOR) | Filiale tedesca |
Definizione | Un’organizzazione esterna assume legalmente i lavoratori per conto tuo, mentre tu ti occupi della gestione delle loro attività quotidiane. | Una società registrata a livello locale che impiega direttamente dei lavoratori e svolge la propria attività in Germania. |
Il migliore per | Esplorare il mercato tedesco, assumere rapidamente o avvalersi di un piccolo team. | Aziende che intendono stabilire una presenza a lungo termine e svolgere attività commerciali di rilievo in Germania. |
Datore di lavoro legale | Employer of Record | La vostra filiale tedesca |
Tempo di configurazione | Da alcuni giorni a qualche settimana | Da alcune settimane a diversi mesi |
Investimento iniziale | Basso | Alto |
Responsabilità in materia di conformità | Gestito principalmente dal EOR | Gestito interamente dalla vostra azienda |
Scalabilità a lungo termine | Ideale per la fase iniziale di espansione; in seguito è possibile passare a una propria entità. | Ideale per una crescita a lungo termine e per operazioni su larga scala. |
Una delle principali differenze tra una società di tipo " Employer of Record " (EOR) e una filiale tedesca riguarda l'identità del datore di lavoro ai sensi di legge. La tabella che segue mette a confronto la struttura giuridica di ciascuna opzione.
Aspetto giuridico | Employer of Record EOR) | Filiale tedesca |
Datore di lavoro legale | L’ EOR , è il datore di lavoro a tutti gli effetti e si assume gli obblighi che ne derivano. | La vostra filiale tedesca è il datore di lavoro a tutti gli effetti. |
Registrazione delle società | Non è richiesta alcuna registrazione della società in Germania. | Un’azienda tedesca deve essere costituita e registrata prima di poter assumere dipendenti. |
Contratti di lavoro | L’ EOR e stipula contratti di lavoro conformi alle normative vigenti con i propri dipendenti. | La vostra controllata stipula i contratti di lavoro direttamente con i dipendenti. |
Responsabilità del datore di lavoro | L’ EOR e si fa carico della maggior parte degli obblighi di conformità relativi al datore di lavoro, mentre tu ti occupi della gestione quotidiana del lavoro dei dipendenti. | La vostra azienda è pienamente responsabile del rispetto della normativa in materia di lavoro, della gestione delle buste paga, degli adempimenti fiscali e degli obblighi di legge. |
Requisiti relativi alle persone giuridiche locali | Non richiesto. | Requisito necessario per poter operare come datore di lavoro locale. |
Il tempo e l'impegno necessari per avviare un processo di assunzione in Germania variano in modo significativo tra queste due opzioni. La tabella che segue mette a confronto il processo di avvio dal punto di vista del tempo e dell'impegno richiesti per ciascuna opzione.
Fase di configurazione | Employer of Record EOR) | Filiale tedesca |
Registrazione della società | Non richiesto | Requisiti necessari prima dell'assunzione del personale |
Conto corrente aziendale in Germania | Non richiesto | Necessario per le operazioni aziendali e la gestione delle buste paga |
Registrazione fiscale | A cura di EOR | La vostra controllata deve registrarsi presso le autorità fiscali tedesche |
Configurazione delle buste paga | Gestito dall'EOR | La vostra azienda deve istituire e gestire un sistema di gestione delle buste paga conforme alle normative |
Inserimento dei dipendenti | L’ EOR e si occupa della redazione dei contratti di lavoro, delle pratiche di registrazione e dell’inserimento dei dipendenti | Il vostro team delle risorse umane si occupa della gestione dei contratti, delle registrazioni e dell'inserimento dei nuovi assunti |
Tempo medio di implementazione | In genere da pochi giorni a qualche settimana | In genere da alcune settimane a diversi mesi, a seconda della procedura di costituzione della società |
Ecco un pratico confronto dei costi relativi all’assunzione di personale in Germania: una società di gestione ( EOR ) è solitamente più economica in termini di costi iniziali e più semplice da gestire. Una filiale tedesca comporta costi di costituzione e di conformità molto più elevati, ma diventa più conveniente man mano che il numero dei dipendenti aumenta.
Voce di costo | EOR in Germania | Filiale tedesca (in genere una GmbH) |
Costi di installazione iniziali | Di solito il costo di attivazione è pari a 0 €; alcuni fornitori addebitano solo il costo di attivazione, con canoni mensili che partono da circa 175–599 € per dipendente. | In genere, la costituzione di una GmbH standard costa circa 3.000–5.000 €, escluso il capitale sociale; a seconda della struttura e della complessità, i costi possono variare in un intervallo più ampio, compreso tra 330 € e oltre 5.000 €. |
Costi operativi mensili | EOR Il costo del servizio è solitamente compreso tra 175 e 599 euro al mese per dipendente, più i contributi previdenziali a carico del datore di lavoro pari a circa il 20-23% dello stipendio lordo. | I costi ricorrenti comprendono spesso la contabilità, la dichiarazione dei redditi, la sede legale, la gestione delle buste paga e gli adempimenti normativi; una stima realistica si aggira tra i 1.200 e i 6.000 euro circa all’anno per la contabilità e gli adempimenti fiscali, oltre alle spese relative alle buste paga e ad altri costi amministrativi. |
Gestione delle buste paga | Di norma, la quota di “ EOR ” comprende: elaborazione delle buste paga, ritenute fiscali, iscrizione alla previdenza sociale, monitoraggio delle assenze e procedure di uscita dal servizio. | Deve essere gestito internamente o da un fornitore di servizi; sono necessarie la configurazione del libro paga locale, le dichiarazioni mensili, la rendicontazione previdenziale e la gestione delle imposte sui salari. |
Contabilità | Di solito è incluso nel servizio, quindi non è necessario disporre di un reparto finanziario interno in Germania per il dipendente. | Richiede la tenuta della contabilità locale, la redazione del bilancio annuale e la presentazione delle dichiarazioni dei redditi; la contabilità rappresenta una delle principali voci di costo ricorrenti per l’ente. |
Conformità legale | EOR si occupa della gestione quotidiana degli adempimenti del datore di lavoro, compresi i contratti, le buste paga e l'amministrazione in materia di diritto del lavoro. | L'onere della conformità ricade su di voi: diritto del lavoro, fiscalità, adempimenti societari e obblighi di legge continuativi. |
Tasse governative | Di norma non sono previsti oneri aggiuntivi oltre alle normali imposte e ai contributi previdenziali relativi al rapporto di lavoro; le registrazioni sono gestite dall’ EOR . | Sono previste le spese relative al registro delle imprese e all'ufficio del commercio; gli oneri amministrativi legati alla costituzione di una società si aggirano solitamente tra i 165 e i 250 euro, a cui vanno aggiunte le spese notarili e di deposito. |
Costi nascosti | Inferiore, ma può includere costi aggiuntivi per visti, attrezzature, benefit o pratiche amministrative non standard. | Maggiore rischio di costi nascosti: consulenza legale, traduzioni, servizio di gestione indirizzi, onorari per revisioni contabili o consulenze, sanzioni per ritardi nella presentazione dei documenti e strumenti aggiuntivi per la gestione delle buste paga e della conformità. |
La gestione del personale in Germania comporta numerose responsabilità. I datori di lavoro devono occuparsi del calcolo delle retribuzioni, della ritenuta delle imposte, dell’iscrizione dei dipendenti alla previdenza sociale, della tenuta dei registri del personale, della gestione delle ferie previste dalla legge e dell’adempimento degli obblighi di rendicontazione periodici. La tabella che segue mette a confronto il modo in cui i datori di lavoro e gli EOR gestiscono le responsabilità amministrative e relative alle risorse umane.
Responsabilità in materia di risorse umane e amministrazione | Employer of Record EOR) | Filiale tedesca |
Amministrazione delle buste paga | Gestito dall'EOR | Gestito dal reparto Risorse Umane o dal team addetto alle buste paga della vostra azienda |
Ritenuta fiscale sul salario | Calcolato, trattenuto e versato da EOR | La vostra controllata è responsabile della ritenuta alla fonte e del versamento delle imposte |
Amministrazione della previdenza sociale | La registrazione dei dipendenti, il calcolo dei contributi e i pagamenti sono gestiti dal EOR | La vostra controllata provvede all’iscrizione dei dipendenti e alla gestione dei contributi previdenziali |
Contratti di lavoro | Redatto e firmato dall’ EOR , in conformità con la legislazione tedesca in materia di lavoro | Redatto e firmato dalla vostra controllata |
Gestione delle ferie | L’ EOR gestisce i congedi previsti dalla legge, i congedi per malattia e altre assenze dei dipendenti | La vostra azienda gestisce le assenze dei dipendenti in conformità con la legislazione tedesca |
Documentazione relativa ai dipendenti | Gestito e aggiornato da EOR | La vostra azienda conserva i documenti relativi al personale previsti dalla legge |
Obblighi di rendicontazione | EOR invia alle autorità competenti i rapporti obbligatori relativi alle buste paga e all’occupazione | La vostra controllata è responsabile di tutte le comunicazioni obbligatorie relative alle buste paga e ai rapporti di lavoro |
La Germania presenta uno dei contesti lavorativi più regolamentati d’Europa. Ciò comporta norme e regolamenti più rigorosi, ma ben strutturati. Il mancato rispetto di tali obblighi può comportare sanzioni pecuniarie, controversie legali e provvedimenti coercitivi da parte delle autorità. La tabella che segue mette a confronto le differenze tra le responsabilità in materia di conformità e i rischi legali di una società “ Employer of Record ” e quelli di una filiale tedesca.
Area Conformità | Employer of Record EOR) | Filiale tedesca |
Conformità alla normativa sul lavoro | L’Ufficio per la tutela del lavoro ( EOR ) garantisce che i contratti di lavoro e le pratiche in materia di risorse umane siano conformi alla legislazione tedesca sul lavoro. | La vostra azienda è pienamente responsabile del rispetto della normativa tedesca in materia di lavoro. |
Conformità in materia di buste paga | Il calcolo delle retribuzioni, le trattenute obbligatorie e il pagamento degli stipendi sono gestiti dall’ EOR. | La vostra controllata deve utilizzare un sistema di gestione delle buste paga conforme alle norme e adempiere a tutti gli obblighi in materia. |
Adempimenti fiscali | L’ EOR trattiene e versa le imposte sui salari in conformità con la normativa fiscale tedesca. | La vostra controllata è responsabile della registrazione, della ritenuta alla fonte, della rendicontazione e del versamento delle imposte sui salari. |
Controversie con i dipendenti | L’ EOR , in qualità di datore di lavoro legale, promuove pratiche lavorative conformi alla normativa e fornisce assistenza in merito a questioni relative al rapporto di lavoro. | La vostra azienda gestisce le controversie relative ai dipendenti e si assume le relative responsabilità legali. |
Ispezioni governative | L’Ufficio per le Relazioni con i Lavoratori ( EOR ) conserva i registri relativi all’occupazione e fornisce assistenza per garantire la conformità alle norme in occasione delle ispezioni in materia di lavoro o di retribuzioni. | La vostra controllata è tenuta a conservare la documentazione e a rispondere direttamente alle ispezioni condotte dalle autorità tedesche. |
Rischio di sanzioni | Inoltre, l’ EOR e si occupa della gestione delle questioni relative alla conformità in materia di lavoro e degli obblighi amministrativi. | L'importo sarà maggiore se la vostra azienda non rispetta gli obblighi tedeschi in materia di lavoro, buste paga o fiscalità. |
Man mano che la vostra azienda cresce, la vostra strategia di assunzioni può adattarsi alle mutevoli esigenze della forza lavoro e ai piani di espansione. Sebbene sia l’ EOR e che la filiale tedesca offrano flessibilità e scalabilità, il livello di ciascuna di esse varia. La tabella sottostante mette a confronto le prestazioni di ciascuna opzione man mano che la vostra azienda cresce.
Esigenza aziendale | Employer of Record EOR) | Filiale tedesca |
Assunzione di un dipendente | Ideale per assumere rapidamente un singolo dipendente senza dover costituire una società locale. | In genere meno conveniente in termini di costi, a causa del tempo e delle spese necessari per costituire e gestire una filiale. |
Assunzione di più dipendenti | Ideale per creare team di piccole e medie dimensioni con il minimo sforzo amministrativo. | Adatto alle aziende che intendono costituire team più numerosi e avviare attività locali a lungo termine. |
L'ingresso in nuovi mercati | Espandetevi facilmente in Germania e in altri paesi grazie all’infrastruttura globale già esistente di EOR. | In genere è necessario costituire una nuova persona giuridica in ogni paese in cui si espande l'attività. |
Ridimensionamento | Le riduzioni del personale sono gestite dall’ EOR , nel rispetto delle leggi locali in materia di lavoro. | La vostra azienda è responsabile della gestione della ristrutturazione, dei licenziamenti per esubero e degli adempimenti relativi alla cessazione del rapporto di lavoro. |
Uscita dalla Germania | È relativamente semplice, poiché non vi è alcuna entità locale da liquidare. | Più complesso, poiché richiede la chiusura o la liquidazione della controllata e l'adempimento di tutti gli obblighi legali, fiscali e societari. |
Un’ EOR e trasferisce la maggior parte delle responsabilità relative alle buste paga e alla conformità normativa in materia di lavoro in Germania al fornitore. Al contrario, una filiale rende la vostra azienda direttamente responsabile degli obblighi fiscali, contabili e relativi alle buste paga in Germania.
Responsabilità | EOR in Germania | Filiale tedesca (in genere una GmbH) |
Dichiarazione dei redditi delle società | L’ EOR , di norma, si occupa degli adempimenti amministrativi relativi al rapporto di lavoro per conto del datore di lavoro, ma l’azienda cliente, in genere, non presenta la dichiarazione dei redditi societaria tedesca esclusivamente per il dipendente assunto. | La GmbH è tenuta a presentare in Germania le dichiarazioni dei redditi relative all’imposta sul reddito delle società, all’imposta sulle attività commerciali e alle relative imposte annuali. |
Imposta sui salari | Di norma, queste operazioni sono gestite dall’ EOR, e comprendono la ritenuta alla fonte sui salari, la rendicontazione previdenziale e i versamenti relativi alle retribuzioni. | La controllata deve gestire le buste paga a livello locale e trattenere/versare l'imposta sui salari e i contributi previdenziali. |
Obblighi in materia di IVA | Di norma, nessuna per quanto riguarda il contratto di assunzione in sé, a meno che la società straniera non disponga di una presenza commerciale in Germania soggetta a tassazione. | Una GmbH può essere soggetta all'iscrizione all'IVA e all'obbligo di presentare dichiarazioni IVA periodiche qualora effettui operazioni imponibili. |
Bilancio annuale | Di norma non è richiesto per i clienti di “ EOR ”, poiché il datore di lavoro a tutti gli effetti è l’entità “ EOR ”. | La GmbH è tenuta a redigere il bilancio d'esercizio e, in molti casi, a pubblicarlo. |
Requisiti contabili esterni | Minimo per l'azienda cliente; la contabilità è generalmente integrata nel servizio EOR . | Una GmbH necessita di norma di una contabilità professionale e spesso di un Steuerberater o di un supporto contabile esterno. |
Il modello di assunzione più adatto dipende dagli obiettivi aziendali, dalla strategia di crescita, dal budget e dai piani a lungo termine in Germania. Una “ Employer of Record ” rappresenta l’opzione migliore per le aziende che cercano rapidità e flessibilità. Anche l’apertura di una filiale tedesca è un’opzione valida, ma è più indicata per le imprese che intendono stabilire una presenza permanente e gestire direttamente le operazioni.
Quando scegliere un servizio di “ Employer of Record ” (EOR) | Quando scegliere una filiale in Germania |
Vuoi assumere dipendenti in tempi rapidi senza costituire una persona giuridica. | Avete intenzione di consolidare la vostra presenza commerciale a lungo termine in Germania. |
State sondando il mercato tedesco prima di effettuare un investimento più consistente. | Intendete aprire una sede locale o svolgere attività commerciali su base continuativa. |
Basta assumere un solo dipendente o un numero limitato di dipendenti. | Prevedete di costituire, nel corso del tempo, un organico numeroso. |
Desiderate esternalizzare la gestione delle buste paga, l'amministrazione delle risorse umane e gli adempimenti normativi. | Disponete delle risorse necessarie per gestire internamente le buste paga, le risorse umane, gli aspetti fiscali e la conformità normativa. |
Volete ridurre al minimo i costi di configurazione e gli oneri amministrativi. | Sei pronto a investire nella costituzione della società e nella gestione amministrativa continuativa della stessa. |
È necessaria la flessibilità necessaria per aumentare o ridurre rapidamente il numero dei dipendenti. | Vuoi avere il pieno controllo sulle assunzioni, sulle politiche delle risorse umane e sulle operazioni aziendali. |
Desiderate entrare nel mercato tedesco con il minimo rischio legale e di conformità. | La vostra strategia a lungo termine richiede una presenza giuridica e operativa permanente in Germania. |
Potrai costituire una tua società in Germania in un secondo momento, man mano che la tua attività crescerà. | Avete già verificato la fattibilità del mercato e siete determinati a perseguire un’espansione a lungo termine. |
Se desideri espandere la tua attività in Germania assumendo dipendenti, non è necessario investire tempo e denaro nella costituzione di una filiale locale. Questo perché FMC Group ti consente di assumere dipendenti in tempi rapidi, nel pieno rispetto delle normative locali in materia di lavoro.
Quando collaborate con FMC Group, continui a gestire le mansioni quotidiane dei tuoi dipendenti. D’altra parte, i nostri esperti si assumono gli obblighi legali del datore di lavoro e si occupano del carico di lavoro amministrativo.
Da 15 anni, noi di FMC Group ci occupiamo per conto dei nostri clienti di:
Quindi, sia che tu voglia assumere il tuo primo dipendente in Germania o creare un team locale, puoi prenotare in qualsiasi momento una consulenza gratuita di 30 minuti con noi.