Hoy vamos a analizar específicamente las diferencias entre recurrir a un servicio de « Employer of Record » y constituir una filial alemana para cubrir tus necesidades de contratación.
A diferencia de muchos otros países, en Alemania no es obligatorio que las empresas se constituyan como sociedades para contratar a empleados. Entonces, ¿merece la pena asociarse con una « EOR »? Porque la principal ventaja de estos servicios es que eliminan la necesidad de constituir una empresa.
La respuesta detallada se encuentra en esta entrada del blog. Analizaremos todas las principales opciones de contratación en Alemania y las diferencias concretas entre contratar a través de una « EOR » y hacerlo a través de tu propia entidad jurídica, teniendo en cuenta el tiempo, el esfuerzo, los costes y otros aspectos.
Sin más preámbulos, empecemos a comparar la opción de crear una sociedad de responsabilidad limitada ( EOR ) con la de abrir una filial en Alemania.
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Hoy vamos a analizar específicamente las diferencias entre recurrir a un servicio de « Employer of Record » y constituir una filial alemana para cubrir tus necesidades de contratación.
A diferencia de muchos otros países, en Alemania no es obligatorio que las empresas se constituyan como sociedades para contratar a empleados. Entonces, ¿merece la pena asociarse con una « EOR »? Porque la principal ventaja de estos servicios es que eliminan la necesidad de constituir una empresa.
La respuesta detallada se encuentra en esta entrada del blog. Analizaremos todas las principales opciones de contratación en Alemania y las diferencias concretas entre contratar a través de una « EOR » y hacerlo a través de tu propia entidad jurídica, teniendo en cuenta el tiempo, el esfuerzo, los costes y otros aspectos.
Sin más preámbulos, empecemos a comparar la opción de crear una sociedad de responsabilidad limitada ( EOR ) con la de abrir una filial en Alemania.
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Stephan Dorn
Socio Director
A diferencia de muchos países, como Turquía y los Emiratos Árabes Unidos, Alemania NO exige a los empleadores que constituyan una entidad jurídica antes de contratar a empleados. Esto ofrece a los empleadores extranjeros tres formas fiables de contratar a empleados. Cada una de ellas conlleva distintos niveles de responsabilidad administrativa, riesgo de incumplimiento normativo y compromiso a largo plazo.
Cuando las empresas extranjeras contratan a trabajadores en Alemania sin disponer de una entidad local, deben darlos de alta ante las autoridades alemanas competentes. Entre ellas se incluyen las autoridades encargadas de la gestión de nóminas, del impuesto sobre el salario y de la Seguridad Social. Esta opción ofrece un mayor control, pero también hace recaer toda la responsabilidad del cumplimiento normativo sobre la empresa.
Una « Employer of Record » contrata a los empleados en tu nombre, mientras que tú te encargas de la gestión diaria de su trabajo. La « EOR » actúa como empleador legal. Se encarga de los contratos de trabajo, la nómina, las retenciones fiscales, la alta en la Seguridad Social, las prestaciones legales, la administración de recursos humanos y el cumplimiento de la legislación laboral alemana. Al recurrir a una « EOR », puedes contratar personal rápidamente sin necesidad de establecer una presencia jurídica ni crear una infraestructura local de recursos humanos.
La apertura de una filial alemana supone la creación de una entidad jurídica permanente. Esta opción ofrece total independencia operativa y favorece la expansión empresarial a largo plazo. Sin embargo, requiere el registro de la empresa, la gestión administrativa continua, la contabilidad, la presentación de declaraciones fiscales, la gestión de nóminas y el cumplimiento de la normativa tanto mercantil como laboral. Esta opción es la más adecuada para las empresas que tengan previsto establecer una presencia significativa y duradera en Alemania.
Si estás dudando entre recurrir a una empresa de servicios de personal ( Employer of Record ,EOR) y abrir una filial en Alemania, la elección adecuada depende de varios factores. Entre ellos podrían figurar tu calendario de contratación, el presupuesto, tu capacidad para cumplir con la normativa y tus objetivos empresariales a largo plazo.
Factor | Employer of Record EOR) | Filial alemana |
Definición | Una organización externa contrata legalmente a los trabajadores en tu nombre, mientras que tú te encargas de gestionar su trabajo diario. | Una empresa registrada a nivel local que contrata directamente a trabajadores y desarrolla su actividad en Alemania. |
Lo mejor para | Probar el mercado alemán, contratar personal rápidamente o contar con un equipo reducido. | Empresas que tienen previsto establecer una presencia a largo plazo y desarrollar una importante actividad comercial en Alemania. |
Empleador legal | Employer of Record | Tu filial alemana |
Tiempo de preparación | De unos días a unas semanas | De varias semanas a varios meses |
Inversión inicial | Bajo | Alta |
Responsabilidad en materia de cumplimiento | Se gestiona principalmente a través de la EOR | Gestionado íntegramente por tu empresa |
Escalabilidad a largo plazo | Ideal para la expansión en las primeras fases; posteriormente, se puede pasar a constituir una entidad propia. | Es la opción más adecuada para el crecimiento a largo plazo y las operaciones a gran escala. |
Una de las principales diferencias entre una sociedad de responsabilidad limitada ( Employer of Record ,EOR) y una filial alemana es quién es el empleador legal. En la tabla siguiente se comparan las estructuras jurídicas de cada opción.
Aspecto jurídico | Employer of Record EOR) | Filial alemana |
Empleador legal | La « EOR » es el empleador legal y asume las obligaciones que corresponden a este. | Tu filial alemana es la entidad que te contrata legalmente. |
Registro de empresas | No es necesario registrar la empresa en Alemania. | Una empresa alemana debe constituirse y registrarse antes de contratar a empleados. |
Contratos de trabajo | La empresa « EOR » firma contratos de trabajo que cumplen con la normativa con sus empleados. | Tu filial firma los contratos de trabajo directamente con los empleados. |
Responsabilidad del empleador | La « EOR » se encarga de la mayoría de las obligaciones de cumplimiento normativo relacionadas con la empresa, mientras que tú te ocupas de la gestión del trabajo diario de los empleados. | Su empresa es plenamente responsable del cumplimiento de la legislación laboral, la gestión de nóminas, los impuestos y las obligaciones legales. |
Requisito de disponer de una entidad jurídica local | No es necesario. | Requisito imprescindible para poder operar como empresario local. |
El tiempo y el esfuerzo necesarios para iniciar un proceso de contratación en Alemania varían considerablemente entre estas dos opciones. La tabla siguiente compara el proceso de puesta en marcha desde el punto de vista del tiempo y el esfuerzo que requiere cada opción.
Paso de configuración | Employer of Record EOR) | Filial alemana |
Registro de empresas | No es necesario. | Requisitos previos a la contratación de personal |
Cuenta bancaria empresarial en Alemania | No es necesario. | Imprescindible para las operaciones empresariales y la gestión de nóminas |
Registro fiscal | A cargo de la EOR | Tu filial debe darse de alta ante las autoridades fiscales alemanas |
Configuración de nóminas | Gestionado por la EOR | Tu empresa debe establecer y gestionar un sistema de nóminas que cumpla con la normativa. |
Incorporación de empleados | La « EOR » se encarga de redactar los contratos de trabajo, tramitar las inscripciones y gestionar la incorporación de los empleados. | Tu equipo de RR. HH. se encarga de gestionar los contratos, las inscripciones y la incorporación de nuevos empleados |
Tiempo medio de implementación | Normalmente, desde unos días hasta unas semanas | Normalmente, entre varias semanas y varios meses, dependiendo del proceso de constitución. |
A continuación te ofrecemos una comparación práctica de los costes de contratación en Alemania: una sociedad de responsabilidad limitada ( EOR ) suele ser más económica inicialmente y más sencilla de gestionar. Una filial alemana tiene unos costes de constitución y de cumplimiento normativo mucho más elevados, pero resulta más rentable a medida que aumenta la plantilla.
Partida de gastos | EOR en Alemania | Filial alemana (normalmente una GmbH) |
Costes de instalación iniciales | Normalmente, la configuración cuesta 0 €; algunos proveedores solo cobran por la puesta en marcha, con cuotas mensuales que oscilan entre los 175 € y los 599 € por empleado. | Por lo general, la constitución de una GmbH estándar cuesta entre 3.000 y 5.000 €, sin contar el capital social; sin embargo, los rangos pueden oscilar entre 330 y más de 5.000 €, dependiendo de la estructura y la complejidad. |
Gastos de funcionamiento mensuales | EOR La tarifa por el servicio suele oscilar entre 175 y 599 euros por empleado al mes, más las cotizaciones sociales a cargo del empresario, que representan aproximadamente entre el 20 % y el 23 % del salario bruto. | Los gastos corrientes suelen incluir la contabilidad, la presentación de declaraciones fiscales, el domicilio social, la gestión de nóminas y el cumplimiento normativo; un rango realista oscila entre unos 1.200 y más de 6.000 euros al año en concepto de contabilidad y cumplimiento fiscal, además de los gastos de nóminas y otros gastos administrativos. |
Gestión de nóminas | Por lo general, la tarifa de EOR incluye: gestión de nóminas, retenciones fiscales, alta en la Seguridad Social, control de bajas y tramitación de bajas. | Debe gestionarse internamente o mediante un proveedor; es necesario configurar la nómina local, presentar las declaraciones mensuales, informar a la Seguridad Social y gestionar los impuestos sobre los salarios. |
Contabilidad | Normalmente se incluye en el servicio, por lo que no es necesario contar con un departamento financiero interno en Alemania para el empleado. | Requiere llevar una contabilidad local, elaborar estados financieros anuales y presentar declaraciones de impuestos; la contabilidad es uno de los mayores gastos recurrentes de la entidad. |
Cumplimiento legal | EOR se encarga del cumplimiento normativo diario por parte de la empresa, incluyendo los contratos, la nómina y la gestión de la legislación laboral. | La carga del cumplimiento normativo recae sobre ti: legislación laboral, fiscalidad, presentación de documentos corporativos y obligaciones legales permanentes. |
Tasas administrativas | Por lo general, no hay que pagar nada más allá de los impuestos y cotizaciones habituales sobre el salario; la Agencia de Impuestos de Polonia ( EOR ) se encarga de los trámites de registro. | Se aplican las tasas del Registro Mercantil y de la Oficina de Comercio; los gastos oficiales relacionados con la constitución de la sociedad suelen oscilar entre 165 y 250 €, más los gastos notariales y de presentación. |
Costes ocultos | Más bajo, aunque puede incluir gastos adicionales por visados, equipamiento, prestaciones o trámites administrativos no habituales. | Mayor riesgo de costes ocultos: asesoramiento jurídico, traducciones, servicio de domicilio social, honorarios de auditoría o asesoramiento, sanciones por retrasos en la presentación de documentos y herramientas adicionales de gestión de nóminas y cumplimiento normativo. |
La gestión de los empleados en Alemania conlleva numerosas responsabilidades. Los empresarios deben gestionar las nóminas, retener los impuestos, dar de alta a los empleados en la Seguridad Social, llevar los expedientes laborales, gestionar las bajas reglamentarias y cumplir con las obligaciones de información periódicas. La tabla siguiente compara cómo gestionan los empresarios y las empresas de gestión de personal (EOR) las responsabilidades administrativas y de recursos humanos.
Responsabilidad en materia de recursos humanos y administración | Employer of Record EOR) | Filial alemana |
Administración de nóminas | Gestionado por la EOR | Gestionado por el departamento de RR. HH. o de nóminas de tu empresa |
Retención del impuesto sobre los salarios | Calculado, retenido y abonado por la EOR | Tu filial es responsable de retener y ingresar los impuestos |
Administración de la Seguridad Social | El registro de empleados, el cálculo de las cotizaciones y los pagos los gestiona la EOR | Tu filial se encarga de dar de alta a los empleados y de gestionar las cotizaciones a la Seguridad Social |
Contratos de trabajo | Redactado y firmado por la Asociación de Empresarios de la Industria de la Madera de Sajonia ( EOR ) de conformidad con la legislación laboral alemana | Redactado y firmado por tu filial |
Gestión de bajas | La Oficina de Recursos Humanos ( EOR ) gestiona las bajas legales, las bajas por enfermedad y otras ausencias de los empleados. | Tu empresa gestiona las bajas de los empleados de conformidad con la legislación alemana. |
Expedientes de los empleados | Mantenido y actualizado por el EOR | Tu empresa lleva los registros de personal exigidos por la ley. |
Obligaciones de información | La « EOR » presenta los informes de nóminas y de empleo obligatorios a las autoridades competentes. | Tu filial es responsable de todas las obligaciones de información sobre nóminas y empleo. |
Alemania cuenta con uno de los entornos laborales más regulados de Europa. Esto se traduce en normas y reglamentos más estrictos, pero bien estructurados. El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones económicas, litigios y medidas coercitivas por parte de las autoridades. La tabla siguiente compara las diferencias en cuanto a las responsabilidades de cumplimiento y los riesgos legales entre una sociedad « Employer of Record » y una filial alemana.
Área de Cumplimiento Normativo | Employer of Record EOR) | Filial alemana |
Cumplimiento de la legislación laboral | La « EOR » garantiza que los contratos de trabajo y las prácticas de recursos humanos cumplan con la legislación laboral alemana. | Tu empresa es plenamente responsable de cumplir con la normativa laboral alemana. |
Cumplimiento normativo en materia de nóminas | La Oficina de Gestión de Nóminas ( EOR) se encarga de los cálculos de nóminas, las retenciones legales y el pago de los salarios. | Tu filial debe contar con un sistema de nóminas que cumpla con la normativa y cumplir con todas las obligaciones en materia de nóminas. |
Cumplimiento tributario | La « EOR » retiene y ingresa los impuestos sobre los salarios de conformidad con la normativa fiscal alemana. | Tu filial es responsable de la inscripción a efectos de las cotizaciones sociales, las retenciones, la presentación de declaraciones y los pagos. |
Conflictos laborales | La Oficina de Servicios de Recursos Humanos de la Universidad de Arizona ( EOR ) promueve prácticas laborales que cumplan con la normativa y presta asistencia en cuestiones relacionadas con el empleo en su calidad de empleador legal. | Tu empresa gestiona los conflictos laborales y asume las responsabilidades legales correspondientes. |
Inspecciones gubernamentales | La Oficina de Protección Laboral de California ( EOR ) lleva un registro de los datos laborales y presta apoyo para garantizar el cumplimiento de la normativa durante las inspecciones laborales o de nóminas. | Su filial debe conservar la documentación y responder directamente a las inspecciones de las autoridades alemanas. |
Riesgo de sanciones | Además, la Oficina de Protección de los Trabajadores ( EOR ) se encarga de supervisar el cumplimiento de la normativa laboral y de gestionar las obligaciones administrativas. | Será mayor si tu empresa incumple los requisitos alemanes en materia de empleo, nóminas o impuestos. |
A medida que tu empresa crece, tu estrategia de contratación puede adaptarse a las necesidades cambiantes de la plantilla y a los planes de expansión. Aunque tanto una « EOR » como una filial alemana ofrecen flexibilidad y escalabilidad, el nivel de cada una de ellas difiere. La tabla siguiente compara el rendimiento de cada opción a medida que tu empresa crece.
Necesidad empresarial | Employer of Record EOR) | Filial alemana |
Contratación de un empleado | Ideal para contratar rápidamente a un solo empleado sin necesidad de constituir una entidad local. | Por lo general, resulta menos rentable debido al tiempo y los gastos que conlleva la creación y el mantenimiento de una filial. |
Contratación de varios empleados | Ideal para crear equipos pequeños y medianos con un esfuerzo administrativo mínimo. | Ideal para empresas que tengan previsto contar con equipos más numerosos y desarrollar actividades locales a largo plazo. |
Entrada en nuevos mercados | Expándete fácilmente a Alemania y a otros países gracias a la infraestructura global ya existente de EOR. | Por lo general, es necesario constituir una nueva entidad jurídica en cada país en el que te expandas. |
Reducción de plantilla | Las reducciones de plantilla las gestiona la Oficina de Recursos Humanos de la Universidad de California ( EOR ) de conformidad con la legislación laboral local. | Tu empresa es responsable de gestionar la reestructuración, los despidos colectivos y el cumplimiento de la normativa en materia de rescisión de contratos. |
Salida de Alemania | Es relativamente sencillo, ya que no hay ninguna entidad local que se deba liquidar. | Es un proceso más complejo, que requiere el cierre o la liquidación de la filial y el cumplimiento de todas las obligaciones legales, fiscales y societarias. |
Una « EOR » transfiere la mayor parte de las responsabilidades en materia de nóminas y cumplimiento normativo laboral en Alemania al proveedor. Por el contrario, una filial hace que tu empresa sea directamente responsable de las obligaciones fiscales, contables y de nóminas en Alemania.
Responsabilidad | EOR en Alemania | Filial alemana (normalmente una GmbH) |
Presentación de la declaración del impuesto de sociedades | La « EOR » suele encargarse de la gestión laboral por parte del empleador, pero la empresa cliente no suele presentar declaraciones del impuesto de sociedades alemán únicamente por el empleado contratado. | La GmbH debe presentar en Alemania las declaraciones anuales del impuesto sobre sociedades, el impuesto sobre actividades económicas y demás impuestos relacionados. |
Impuesto sobre las nóminas | Normalmente se encarga de ello la Agencia de Impuestos de California ( EOR), lo que incluye la retención del impuesto sobre el salario, la presentación de declaraciones de la Seguridad Social y los pagos de nóminas. | La filial debe gestionar la nómina a nivel local y retener y ingresar el impuesto sobre los salarios y las cotizaciones sociales. |
Obligaciones en materia de IVA | Por lo general, ninguno en lo que respecta al contrato de trabajo en sí, a menos que la empresa extranjera tenga una presencia empresarial en Alemania sujeta a impuestos por separado. | Una GmbH puede estar sujeta a la obligación de darse de alta a efectos del IVA y de presentar declaraciones periódicas del IVA si realiza operaciones sujetas a este impuesto. |
Cuentas anuales | Normalmente no es necesario para los clientes de « EOR », ya que el empleador legal es la entidad « EOR ». | La GmbH debe elaborar cuentas anuales y, en muchos casos, publicarlas. |
Requisitos contables externos | Es mínimo para la empresa cliente; la contabilidad suele estar incluida en el servicio EOR . | Una GmbH suele necesitar un servicio profesional de contabilidad y, a menudo, un asesor fiscal (Steuerberater) o asistencia contable externa. |
El mejor modelo de contratación depende de tus objetivos empresariales, tu estrategia de crecimiento, tu presupuesto y tus planes a largo plazo en Alemania. Una « Employer of Record » es la mejor opción para las empresas que buscan rapidez y flexibilidad. Abrir una filial alemana también es una opción útil, pero resulta más adecuada para aquellas empresas que desean establecer una presencia permanente y gestionar sus operaciones de forma directa.
Cuándo elegir un « Employer of Record » (EOR) | Cuándo optar por una filial alemana |
Quieres contratar a empleados rápidamente sin constituir una entidad jurídica. | Tienes previsto establecer una presencia empresarial a largo plazo en Alemania. |
Estás probando el mercado alemán antes de realizar una inversión mayor. | Tiene la intención de establecer una oficina local o de llevar a cabo actividades comerciales de forma continuada. |
Solo necesitas contratar a uno o a un pequeño número de empleados. | Tu intención es ir creando una plantilla numerosa con el paso del tiempo. |
Quieres externalizar la gestión de nóminas, la administración de recursos humanos y las responsabilidades en materia de cumplimiento normativo. | Dispones de los recursos necesarios para gestionar internamente la nómina, los recursos humanos, los impuestos y el cumplimiento normativo. |
Quieres reducir al mínimo los costes de puesta en marcha y la carga administrativa. | Estás dispuesto a invertir en la constitución de la empresa y en su gestión administrativa continua. |
Necesitas flexibilidad para ampliar o reducir tu plantilla rápidamente. | Quieres tener un control total sobre el empleo, las políticas de recursos humanos y las operaciones empresariales. |
Quieres entrar en el mercado alemán con el menor riesgo posible en materia jurídica y de cumplimiento normativo. | Tu estrategia a largo plazo requiere una presencia jurídica y operativa permanente en Alemania. |
Puedes constituir tu propia sociedad alemana más adelante, a medida que tu negocio vaya creciendo. | Ya habéis validado el mercado y estáis comprometidos con una expansión a largo plazo. |
Si quieres ampliar tu negocio en Alemania contratando a empleados, no es necesario que inviertas tiempo y dinero en constituir una filial local. Esto se debe a que FMC Group te permite contratar empleados rápidamente sin dejar de cumplir con la legislación laboral local.
Cuando te colaboras con FMC Group, sigues gestionando las responsabilidades cotidianas de tus empleados. Por nuestra parte, nuestros expertos asumen las obligaciones legales del empleador y se encargan de las gestiones administrativas.
En FMC Group, llevamos 15 años gestionando lo siguiente para nuestros clientes:
Así pues, tanto si quieres contratar a tu primer empleado en Alemania como si quieres formar un equipo local, puedes reservar una consulta gratuita de 30 minutos con nosotros en cualquier momento.