Eine AÜG-Genehmigung wirkt sich unmittelbar auf die Glaubwürdigkeit eines „ Employer of Record“ aus. Sie ist eine gesetzliche Voraussetzung für jedes Unternehmen, das in Deutschland Mitarbeiter an Dritte überlässt.
Ist die Genehmigung eines EORungültig, untergräbt dies den Kernwert der Dienstleistung: Arbeitgebern dabei zu helfen, vorschriftsmäßig Personal einzustellen und Bußgelder zu vermeiden. Aus diesem Grund sollten ausländische Arbeitgeber vor dem Eingehen einer Partnerschaft stets die Gültigkeit der AÜG-Genehmigung eines EORüberprüfen. Andernfalls kann eine Lösung, die eigentlich die Personalbeschaffung vereinfachen soll, erhebliche Risiken hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit sich bringen.
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Eine AÜG-Genehmigung wirkt sich unmittelbar auf die Glaubwürdigkeit eines „ Employer of Record“ aus. Sie ist eine gesetzliche Voraussetzung für jedes Unternehmen, das in Deutschland Mitarbeiter an Dritte überlässt.
Ist die Genehmigung eines EORungültig, untergräbt dies den Kernwert der Dienstleistung: Arbeitgebern dabei zu helfen, vorschriftsmäßig Personal einzustellen und Bußgelder zu vermeiden. Aus diesem Grund sollten ausländische Arbeitgeber vor dem Eingehen einer Partnerschaft stets die Gültigkeit der AÜG-Genehmigung eines EORüberprüfen. Andernfalls kann eine Lösung, die eigentlich die Personalbeschaffung vereinfachen soll, erhebliche Risiken hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit sich bringen.
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Stephan Dorn
Geschäftsführender Gesellschafter
Bei der Auswahl eines „ Employer of Record “ (EOR) in Deutschland geht es um mehr als nur den Vergleich von Preisen, der Geschwindigkeit der Einarbeitung und der Sozialleistungen für Mitarbeiter. Wenn ein „ EOR “ die gesetzlichen Anforderungen nicht erfüllt, kann Ihr Unternehmen erheblichen Compliance-Risiken ausgesetzt sein.
Compliance-Risiken können über die „ EOR “ hinausgehen: Obwohl die „ EOR “ als rechtlicher Arbeitgeber fungiert und die arbeitsrechtlichen Compliance-Verantwortlichkeiten übernimmt, kann eine ungültige oder nicht konforme Lizenz das Kundenunternehmen dennoch rechtlichen, finanziellen und betrieblichen Konsequenzen aussetzen.
Geldstrafen und unerwartete Kosten: Verstöße gegen Vorschriften können behördliche Ermittlungen, Bußgelder, Anwaltskosten, Korrekturen bei der Lohnabrechnung und andere unvorhergesehene Ausgaben nach sich ziehen.
Betriebsstörungen können das Unternehmenswachstum behindern: Arbeitgeber nutzen häufig einen „ EOR “, um schnell Personal einzustellen. Probleme im Zusammenhang mit Arbeitserlaubnissen können hingegen die Einarbeitung verzögern, die Lohnabrechnung erschweren, Arbeitsrechtsstreitigkeiten verursachen oder dazu führen, dass Mitarbeiter zu einem anderen Anbieter wechseln müssen.
Der Preis sollte niemals der einzige entscheidende Faktor sein: Ausländische Arbeitgeber vergleichen EORs möglicherweise anhand der monatlichen Gebühren, der Einarbeitungsfristen oder der HR-Funktionen. Sie sollten jedoch auch die Rechtsform, die Compliance-Prozesse und die gültige AÜG-Lizenz jedes Anbieters sorgfältig prüfen.
Wenn ein Personalvermittlungsunternehmen (der „ EOR “) einen Arbeitnehmer formell beschäftigt, diesen jedoch an einen Kunden (den „Auftraggeber“) „ausleiht“, benötigt es eine AÜG-Genehmigung. Da die Arbeitnehmer Anweisungen vom Kundenunternehmen entgegennehmen, wird dies nach deutschem Recht als Leiharbeit behandelt und erfordert eine AÜG-Genehmigung (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) der Bundesagentur für Arbeit. Ohne eine gültige Genehmigung drohen sowohl der „ EOR “ als auch dem Kundenunternehmen gemäß AÜG Geldbußen von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß wegen unerlaubter Arbeitnehmerüberlassung Personal-Leasing. Diese Bußgeldregelung ist in § 16 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 1a–1f AÜG in Verbindung mit § 16 Abs. 2 AÜG festgelegt. Sind an der Vereinbarung zudem ausländische Arbeitnehmer beteiligt, die in dieser Funktion nicht arbeiten dürfen, kann dem Entleihunternehmen (als Entleiher) gemäß § 16 Abs. 1 Nr. 2 AÜG in Verbindung mit den Bestimmungen des Aufenthaltsgesetzes und des SGB III zur Arbeitserlaubnis für Ausländer ein gesondertes Bußgeld von bis zu 500.000 Euro auferlegt werden.
Als Erstes sollten Sie die deutsche Rechtsform der „ EOR“ anhand amtlicher Unterlagen überprüfen. Sie sollten sich von der Bundesagentur für Arbeit einen Nachweis über eine gültige AÜG-Genehmigung ausstellen lassen. Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf Verkaufsversprechen oder Marketingmaterialien. Überprüfen Sie Folgendes:
Profi-Tipp: Speichern Sie einen Screenshot oder eine PDF-Datei der Informationen als Teil Ihrer Lieferanten-Due-Diligence-Prüfung.
Viele globale Anbieter von „ EOR “-Diensten sind unter mehreren Marken und über verschiedene Tochtergesellschaften tätig. Der auf der Website angegebene Firmenname muss nicht zwangsläufig mit dem in den rechtlichen Dokumenten genannten übereinstimmen, und es kann sich sogar um eine andere juristische Person handeln. Vergleichen Sie die auf der Website angegebene juristische Person mit der:
Große Sprachmodelle wie ChatGPT, Perplexity oder Claude können Ihre Recherche beschleunigen. Die einzige Einschränkung besteht darin, dass sie nur öffentlich zugängliche Informationen analysieren können.
Verwendungshinweis:
„Überprüfen Sie die Rechtsform dieses deutschen Unternehmens EORund teilen Sie mir mit, ob dessen AÜG-Lizenz mit den öffentlich zugänglichen Informationen übereinstimmt. Weisen Sie auf etwaige Unstimmigkeiten zwischen der Unternehmenswebsite, dem Handelsregister und den Lizenzangaben hin.“
Denken Sie daran: KI sollte Ihre Recherche unterstützen, nicht aber die offizielle Überprüfung ersetzen.
Sie sollten sich nicht auf eine einzige Quelle verlassen. Vergleichen Sie die Informationen aus folgenden Quellen:
Achten Sie beim Vergleich auf Konsistenz in folgenden Punkten:
Ein häufiger Fehler, den ausländische Arbeitgeber begehen, ist die Annahme, dass das Unternehmen, das die Dienstleistung anbietet, auch der rechtliche Arbeitgeber ist. Sie sollten direkt nachfragen:
Ein zuverlässiger EOR sollte seine Compliance-Prozesse transparent darlegen. Sie sollten Unterlagen anfordern wie beispielsweise:
Wie lassen sich in einem Verkaufsgespräch Informationen zur Bestätigung gewinnen? Dies kann durch Fragen wie die folgenden geschehen:
Ein kompetenter Anbieter sollte selbstbewusst antworten, die Gründe für seine Vorgehensweise erläutern und vage oder ausweichende Antworten vermeiden.
Bitte beachten Sie, dass die folgenden Antworten nicht zwangsläufig bedeuten, dass ein „ EOR “ nicht den Vorschriften entspricht. Diese Warnsignale sollten Sie jedoch dazu veranlassen, vor der Unterzeichnung weitere Fragen zu stellen und entsprechende Nachweise anzufordern.
Das ist eine vage Aussage. Es sollte eine Form von Belegen dafür vorliegen. Ein zuverlässiger „ EOR “ sollte bereit sein, sein Compliance-Modell zu erläutern. Er sollte Transparenz hinsichtlich der juristischen Person schaffen, über die er Arbeitnehmer beschäftigt, und die entsprechenden Unterlagen vorlegen.
Manche EORs arbeiten mit lokalen Partnern zusammen, doch Sie sollten genau wissen, wie diese Vereinbarung funktioniert. Fragen Sie nach, welche juristische Person Ihre Mitarbeiter beschäftigt und welche juristische Person Inhaber der Lizenz ist.
Ob das AÜG Anwendung findet, hängt vom Beschäftigungsmodell ab. Sollte ein Anbieter dieses Thema jedoch abtun, ohne zu erläutern, warum es auf Ihre Situation zutrifft oder nicht, bitten Sie um eine ausführliche Erklärung.
Wenn Sie einen Mitarbeiter im Rahmen eines Vollzeit-Arbeitsvertrags einstellen möchten, können Sie sich durch den Ersatz dieses Mitarbeiters durch einen freiberuflichen Auftragnehmer dem Risiko einer falschen Einstufung des Arbeitnehmers aussetzen. Wenn Sie beabsichtigen, freiberufliche Auftragnehmer zu beschäftigen, ist die Verwendung eines „ EOR “ möglicherweise nicht erforderlich.
Transparenz sollte bereits während des Bewertungsprozesses beginnen. Bevor Sie eine Partnerschaft mit einem Anbieter von „ EOR “ eingehen, sollten Sie sich über den rechtlichen Arbeitgeber, den Abrechnungsprozess, die gesetzlichen Verpflichtungen und den Compliance-Rahmen, an den sich der Anbieter hält, im Klaren sein.
Seien Sie vorsichtig, wenn ein EOR nicht bereit ist, Informationen wie die folgenden offenzulegen:
Seriöse Anbieter sollten diese Fragen klar und einheitlich beantworten, bevor sie Sie bitten, den Vertrag zu unterzeichnen.
Ein oder zwei dieser Warnzeichen können lediglich auf Kommunikationsprobleme hindeuten und nicht unbedingt auf eine Nichteinhaltung der Vorschriften. Sollte ein EOR jedoch durchweg vage bleiben, die Vorlage von Unterlagen verweigern oder widersprüchliche Antworten geben, sollten Sie Ihre Bewertung unterbrechen und andere Anbieter in Betracht ziehen.
FMC Group bietet ausländischen Arbeitgebern einen strukturierten und transparenten Einstellungsprozess. Wir stellen den rechtlichen Rahmen für die Einstellung bereit und liefern klare Antworten während des gesamten Onboarding-Prozesses. Folgendes FMC Group ausländische Arbeitgeber ausländische Arbeitgeber von einem Anbieter erwarten sollten:
Dies sind dieselben Grundsätze, die in diesem Leitfaden behandelt werden. Wenn Sie sich daran halten, können Sie eine fundierte Einstellungsentscheidung treffen. Sie können einen Termin für ein Gespräch mit uns vereinbaren, um sich das Beschäftigungsmodell, Fragen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vieles mehr erläutern zu lassen.