Die Anmeldung bei der SGK (türkische Sozialversicherungsanstalt) ist zwingend erforderlich, um Mitarbeiter einzustellen, unabhängig davon, ob es sich um Einheimische oder Ausländer handelt. Doch aufgrund zahlreicher unklarer Anforderungen wird die Sache kompliziert.
Die Nichteinhaltung auch nur einer einzigen Anforderung birgt das Risiko von Ablehnungen, Geldstrafen, Kontrollen oder künftigen Einschränkungen. Schlimmer noch: In manchen Fällen können sogar Arbeitsgenehmigungen für ungültig erklärt werden.
Die Lösung besteht darin, dass Sie eine vollständige Liste aller Anforderungen bereithalten sollten, die die SGK für die Genehmigung des Einstellungsantrags verlangt. Dieser Blogbeitrag enthält alle Voraussetzungen, die Sie erfüllen müssen, um sich bei der SGK anzumelden und Ihre Mitarbeiter in der Türkei beschäftigen zu können.
Autor
Mitautor
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Die Anmeldung bei der SGK (türkische Sozialversicherungsanstalt) ist zwingend erforderlich, um Mitarbeiter einzustellen, unabhängig davon, ob es sich um Einheimische oder Ausländer handelt. Doch aufgrund zahlreicher unklarer Anforderungen wird die Sache kompliziert.
Die Nichteinhaltung auch nur einer einzigen Anforderung birgt das Risiko von Ablehnungen, Geldstrafen, Kontrollen oder künftigen Einschränkungen. Schlimmer noch: In manchen Fällen können sogar Arbeitsgenehmigungen für ungültig erklärt werden.
Die Lösung besteht darin, dass Sie eine vollständige Liste aller Anforderungen bereithalten sollten, die die SGK für die Genehmigung des Einstellungsantrags verlangt. Dieser Blogbeitrag enthält alle Voraussetzungen, die Sie erfüllen müssen, um sich bei der SGK anzumelden und Ihre Mitarbeiter in der Türkei beschäftigen zu können.
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Alp Atasoy
Berater für Vertrieb und Geschäftsentwicklung
Bevor Sie Mitarbeiter einstellen, müssen Sie Ihr Unternehmen als Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaft oder Repräsentanz registrieren lassen. Dieser Vorgang kann einige Zeit in Anspruch nehmen und Ihr Budget belasten. Eine Alternative ist die Inanspruchnahme von Dienstleistungen eines formellen Arbeitgebers für die Einstellung von Mitarbeitern zu nutzen, ohne das Unternehmen anzumelden.
Bevor Sie Ihre Unterlagen beim Handelsregister einreichen, müssen Sie eine TIN (Steueridentifikationsnummer) beantragen. Dies können Sie über ein offizielles Online-Portal tun. Als Ausländer benötigen Sie hierfür möglicherweise Ihren Reisepass und weitere erforderliche Dokumente. Die TIN wird für die Einreichung von Steuererklärungen, die Überweisung von Lohnzahlungen und die Abführung von SGK-Beiträgen benötigt.
Dies ist ein Online-Portal der türkischen Regierung. Sie benötigen es für Online-Anträge bei der SGK und andere Vorgänge wie Lohnmeldungen. Wenn Sie sich frühzeitig bei e-Devlet registrieren, können Sie Zeit sparen, da Sie Ablehnungen oder Besuche bei den örtlichen Behörden vermeiden.
Sie müssen die SGK-Beiträge für jeden Mitarbeiter monatlich online einreichen. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, verlangt die Regierung eine elektronische Signatur, die Sie zunächst bei den zuständigen Behörden beantragen und erhalten müssen. Diese ist für die elektronische Einreichung von Mitarbeiteranmeldungen, Beitragsmeldungen und anderen lohnbezogenen Unterlagen zwingend erforderlich.
Beachten Sie, dass für die Einstellung einheimischer Mitarbeiter keine Arbeitserlaubnis erforderlich ist. Wenn Sie jedoch über Ihr neu gegründetes Unternehmen ausländische Fachkräfte in der Türkei einstellen möchten, benötigen Sie für jeden Mitarbeiter eine gültige Arbeitserlaubnis. In dieser Erlaubnis sind die Art der Tätigkeit, der Arbeitgeber und die Dauer festgelegt.
Sobald Sie die gültige Arbeitserlaubnis für Ihren Mitarbeiter erhalten haben, müssen Sie diese bei der SGK bestätigen lassen. Die SGK akzeptiert keine Anmeldungen für Mitarbeiter ohne entsprechende Arbeitserlaubnis. Die Arbeitserlaubnis gilt automatisch als Aufenthaltserlaubnis. Die Regierung erteilt zunächst eine Arbeitserlaubnis für ein Jahr. Nach dem ersten Jahr kann diese nur um ein weiteres Jahr oder in einigen Fällen um zwei Jahre verlängert werden.
Auch hier gilt diese Anforderung nur, wenn Sie Expatriates in der Türkei einstellen. Die Mitarbeiter müssen zudem über ein Aufenthaltsvisum verfügen, dessen Gültigkeit noch mindestens sechs Monate beträgt. Die Art des Visums sollte dem Zweck der Beschäftigung entsprechen.
Dies ist aus mehreren Gründen eine wichtige Anforderung. Erstens ist es gesetzlich vorgeschrieben, zweitens kann es bei fehlenden Unterlagen sehr hilfreich sein, und drittens kann es dazu beitragen, Strafen oder eine Unterbrechung der Sozialversicherungsbeiträge zu vermeiden. Arbeitsgenehmigungen sind befristet und gelten in der Regel für 1–2 Jahre, je nach Tätigkeit. Sie müssen daher die Ablaufdaten im Auge behalten und rechtzeitig mit den Verlängerungsformalitäten beginnen.
Begehen Sie nicht den Fehler, Mitarbeiter erst nach ihrem ersten Arbeitstag anzumelden. Dies kann zu rechtlichen Problemen führen. Alle Mitarbeiter, einschließlich Ausländer, müssen offiziell im SGK-System registriert werden.
Angaben zu den Mitarbeitern wie Name, Personalausweis-/Reisepassnummer, Geburtsdatum, Anschrift und Nummer der Arbeitserlaubnis müssen korrekt sein. Fehler können zur Ablehnung von Anträgen oder zu Compliance-Prüfungen führen.
Bei ausländischen Mitarbeitern muss die Anmeldung bei der SGK genau mit der genehmigten Arbeitserlaubnis übereinstimmen. Jegliche Abweichungen hinsichtlich des Arbeitgebers, der Position oder der Daten können die Anmeldung und die Lohnabrechnung verhindern.
Kurzzeitbeschäftigte, Praktikanten oder Führungskräfte benötigen bestimmte SGK-Registrierungskategorien. Wenn Sie sie wie Vollzeitbeschäftigte behandeln, kann dies zu falschen Beitragszahlungen oder Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen.
In der Türkei gelten feste Sozialversicherungsbeitragsanteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Arbeitgeber müssen die Beiträge auf der Grundlage des korrekten Bruttogehalts berechnen und dabei Pflichtposten wie Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung berücksichtigen.
Arbeitgeber müssen monatliche SGK-Beitragsmeldungen (Sosyal Güvenlik Prim Bildirgesi) einreichen und die Beiträge fristgerecht entrichten. Bei verspäteter Einreichung fallen Verzugszinsen, Strafen und behördliche Nachprüfungen an.
Die SGK berechnet die Beiträge innerhalb festgelegter Mindest- und Höchstlohnschwellen. Werden Beträge unterhalb des Mindestlohns oder oberhalb des Höchstlohns angegeben, kann dies zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften oder zum Verlust von Leistungen führen.
Die Arbeitslosenversicherung ist für alle Arbeitnehmer obligatorisch. Sowohl der Arbeitgeber- als auch der Arbeitnehmeranteil müssen berechnet und zusammen mit den SGK-Beiträgen gezahlt werden.
Die Türkei bietet verschiedene Beitragsanreize für bestimmte Branchen, junge Nachwuchskräfte oder langjährige Mitarbeiter. Wenn Sie diese rechtmäßig nutzen, senken sie die Kosten und gewährleisten die Einhaltung der Vorschriften ohne Strafen.
Die Arbeitserlaubnis, der Reisepass und das Visum jedes ausländischen Mitarbeiters müssen sicher aufbewahrt werden. Diese Dokumente werden häufig bei SGK-Prüfungen oder -Kontrollen sowie auf Auslandsreisen verlangt.
Lohnunterlagen, darunter Gehaltsabrechnungen, Zahlungsbestätigungen und Beitragsberechnungen, sollten für den nach türkischem Recht vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden (in der Regel 10 Jahre für Steuer- und SGK-Zwecke).
Für jede SGK-Meldung und jede Beitragszahlung sollte ein Beleg oder eine Quittung vorliegen, aus dem bzw. der hervorgeht, dass die Zahlungen korrekt und fristgerecht geleistet wurden.
Alle offiziellen Mitteilungen, Bescheide oder Anfragen von SGK oder dem Finanzamt sollten als Referenz aufbewahrt werden, insbesondere im Falle von Streitigkeiten oder Prüfungen.
Regelmäßige interne Kontrollen tragen dazu bei, Fehler vor behördlichen Prüfungen aufzudecken, nachträgliche Bußgelder zu vermeiden und die kontinuierliche Einhaltung der Vorschriften in Bezug auf Sozialabgaben, Meldungen und Arbeitsgenehmigungen sicherzustellen.
Anforderung | Fertig |
1. Melden Sie Ihr Unternehmen beim türkischen Handelsregister an. | ☐ |
2. Beantragen Sie eine türkische Steuernummer für Ihr Unternehmen. | ☐ |
3. Richten Sie den Zugang zum E-Government (e-Devlet) für Arbeitgeberangelegenheiten ein. | ☐ |
4. Eine elektronische Signatur des Arbeitgebers für SGK-Meldungen einholen. | ☐ |
5. Besorgen Sie für alle ausländischen Mitarbeiter gültige Arbeitserlaubnisse. | ☐ |
6. Bestätigen Sie die Registrierung der Arbeitserlaubnis bei der SGK. | ☐ |
7. Stellen Sie sicher, dass der Visastatus vor Arbeitsantritt ordnungsgemäß geregelt ist. | ☐ |
8. Behalten Sie die Ablauf- und Verlängerungsfristen für Arbeitsgenehmigungen im Auge. | ☐ |
9. Melden Sie jeden Mitarbeiter vor seinem Arbeitsantritt bei der SGK an. | ☐ |
10. Führen Sie im SGK-System korrekte personenbezogene Daten der Mitarbeiter. | ☐ |
11. Arbeitsgenehmigungen an die Anmeldung bei der SGK koppeln. | ☐ |
12. Melden Sie Zeitarbeitskräfte oder befristet Beschäftigte separat an. | ☐ |
13. Berechnen Sie die Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge korrekt. | ☐ |
14. Reichen Sie die monatlichen Prämien- und Meldungsberichte fristgerecht ein. | ☐ |
15. Halten Sie die Mindest- und Höchstgrenzen für die Bemessungsgrundlagen der Sozialversicherungsbeiträge ein. | ☐ |
16. Berücksichtigen Sie die Beiträge zur Arbeitslosenversicherung. | ☐ |
17. Soweit möglich, gesetzliche Anreize oder Ermäßigungen gewähren. | ☐ |
18. Bewahren Sie Kopien der Arbeitserlaubnisse und Ausweisdokumente der Mitarbeiter auf. | ☐ |
19. Die Lohnunterlagen sind für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufzubewahren. | ☐ |
20. Dokumentieren Sie die monatlichen SGK-Zahlungsbelege und -Meldungen. | ☐ |
21. Bewahren Sie den Schriftverkehr mit der SGK und den Steuerbehörden auf. | ☐ |
22. Überprüfen Sie die internen Unterlagen, um nachträgliche Strafen zu vermeiden. | ☐ |
Das Problem ist nicht, dass Sie diese sozialrechtlichen Anforderungen für die Einstellung von Mitarbeitern in der Türkei nicht erfüllen können. Die eigentlichen Herausforderungen liegen in dem Zeitaufwand, der erforderlich ist, um sich mit den lokalen Arbeitsgesetzen vertraut zu machen, Anträge zu stellen, die Vorschriften einzuhalten, Ablehnungen hinzunehmen und Bußgelder zu tragen.
Dies sind einige der häufigsten Gründe, warum ausländische Arbeitgeber sich für EOR entscheiden, die seit über zwei Jahrzehnten auf dem türkischen Markt tätig sind und über fundierte Kenntnisse der lokalen Vorschriften verfügen. FMC Group einer davon: Sie bietet seit 27 Jahren Marktrecherche an und ist seit 15 Jahren im Bereich EOR tätig.
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