L'inscription auprès de la SGK (Institut turc de sécurité sociale) est obligatoire pour embaucher des salariés, qu'ils soient turcs ou étrangers. Mais la situation se complique en raison de nombreuses exigences peu claires.
Le non-respect d'une seule exigence peut entraîner un risque de rejet, d'amendes, d'inspections ou de restrictions futures. Pire encore, dans certains cas, même les permis de travail peuvent être invalidés.
La solution consiste à disposer d'une liste complète de toutes les conditions requises par la SGK pour approuver la demande d'embauche. Cet article de blog répertorie toutes les conditions que vous devez remplir pour vous inscrire auprès de la SGK et permettre à vos employés de travailler en Turquie.
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L'inscription auprès de la SGK (Institut turc de sécurité sociale) est obligatoire pour embaucher des salariés, qu'ils soient turcs ou étrangers. Mais la situation se complique en raison de nombreuses exigences peu claires.
Le non-respect d'une seule exigence peut entraîner un risque de rejet, d'amendes, d'inspections ou de restrictions futures. Pire encore, dans certains cas, même les permis de travail peuvent être invalidés.
La solution consiste à disposer d'une liste complète de toutes les conditions requises par la SGK pour approuver la demande d'embauche. Cet article de blog répertorie toutes les conditions que vous devez remplir pour vous inscrire auprès de la SGK et permettre à vos employés de travailler en Turquie.
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Alp Atasoy
Consultant en vente et en développement des affaires
L'enregistrement de votre entreprise en tant que société à responsabilité limitée, société par actions ou bureau de liaison est obligatoire avant d'embaucher du personnel. Cette procédure peut prendre du temps et alourdir votre budget. Une autre option consiste à faire appel à des services de prêt de main-d'œuvre pour embaucher sans enregistrer l'entreprise.
Il est nécessaire d'obtenir un numéro d'identification fiscale (TIN) avant de déposer vos documents au registre du commerce. Vous pouvez effectuer cette démarche via un portail officiel en ligne et, en tant qu'étranger, vous devrez peut-être fournir votre numéro d'identité figurant sur votre passeport ainsi que d'autres documents indispensables. Ce numéro est nécessaire pour le paiement des impôts, le versement des salaires et le paiement des cotisations à la SGK.
Il s'agit d'un portail en ligne mis en place par le gouvernement turc. Il vous est indispensable pour effectuer vos démarches en ligne auprès de la SGK et pour d'autres opérations telles que les déclarations de salaires. En créant votre compte e-Devlet dès maintenant, vous gagnerez du temps en évitant les rejets de dossiers ou les déplacements dans les agences locales.
Vous devez déclarer chaque mois, en ligne, les cotisations SGK pour chaque salarié. Afin de faciliter cette procédure, l'administration exige une signature électronique que vous devez d'abord demander et obtenir auprès des autorités compétentes. Celle-ci est obligatoire pour la transmission électronique des déclarations d'affiliation des salariés, des déclarations de cotisations et des autres documents liés à la paie.
Veuillez noter qu'un permis de travail n'est pas nécessaire si vous embauchez des employés locaux, mais si vous souhaitez embaucher des expatriés en Turquie par l'intermédiaire de votre entité nouvellement enregistrée, vous devez disposer d'un permis de travail valide pour chaque employé. Ce permis précise le type de travail, l'employeur et la durée.
Une fois que vous avez obtenu le permis de travail valide pour votre salarié, vous devez le faire valider auprès de la SGK. La SGK n'acceptera pas les inscriptions de salariés ne disposant pas d'un permis de travail correspondant. Le permis de travail fait automatiquement office de titre de séjour. Le gouvernement délivre initialement un permis de travail d'une durée d'un an. À l'issue de cette première année, il peut être prolongé d'un an seulement, ou dans certains cas de deux ans.
Encore une fois, cette exigence ne s'applique que lorsque vous recrutez des expatriés en Turquie. Les employés doivent également être titulaires d’un visa de séjour dont la durée de validité restante est d’au moins six mois. Le type de visa doit correspondre à l’objet de l’emploi.
Il s'agit d'une exigence importante pour plusieurs raisons. Premièrement, parce que le gouvernement l'impose ; deuxièmement, parce qu'elle peut s'avérer très utile en cas de perte de documents ; et troisièmement, parce qu'elle permet d'éviter des sanctions ou l'interruption des cotisations à la SGK. Les permis de travail ont une durée limitée, généralement d'un à deux ans selon le poste occupé. Vous devez donc surveiller les dates d'expiration et entamer les démarches de renouvellement à l'avance.
Ne commettez pas l'erreur d'enregistrer vos employés après leur premier jour de travail. Cela pourrait entraîner des problèmes juridiques. Tous les employés, y compris les étrangers, doivent être officiellement enregistrés dans le système SGK.
Les informations relatives aux employés, telles que le nom, le numéro de carte d'identité ou de passeport, la date de naissance, l'adresse et le numéro de permis de travail, doivent être exactes. Toute erreur peut entraîner le rejet des déclarations ou donner lieu à des contrôles de conformité.
Pour les salariés étrangers, l'inscription à la SGK doit correspondre exactement au permis de travail approuvé. Toute divergence concernant le nom de l'employeur, le poste occupé ou les dates peut entraîner le blocage de l'inscription et du traitement de la paie.
Les missions de courte durée, les stagiaires ou les dirigeants doivent être affiliés à des catégories spécifiques de la SGK. Si vous les traitez comme des employés à temps plein, cela peut entraîner des cotisations erronées ou des problèmes de conformité.
En Turquie, les taux de cotisation à la sécurité sociale pour les employeurs et les salariés sont fixes. Les employeurs doivent calculer les cotisations sur la base du salaire brut correct et inclure les éléments obligatoires tels que l'assurance retraite, l'assurance maladie et l'assurance chômage.
Les employeurs doivent déposer chaque mois leurs déclarations de cotisations à la sécurité sociale (Sosyal Güvenlik Prim Bildirgesi) et s'acquitter des cotisations avant les dates limites. Tout retard dans le dépôt entraîne des intérêts, des pénalités et un contrôle administratif.
La SGK calcule les cotisations en fonction de fourchettes salariales minimales et maximales bien définies. Déclarer un salaire inférieur au minimum ou supérieur au maximum peut entraîner des problèmes de conformité ou la perte de certains avantages sociaux.
L'assurance chômage est obligatoire pour tous les salariés. Les parts patronale et salariale doivent être calculées et versées en même temps que les cotisations à la SGK.
La Turquie propose diverses mesures d'incitation en matière de cotisations pour certains secteurs, les jeunes embauchés ou les salariés de longue date. Si vous les utilisez dans le respect de la loi, elles réduisent les coûts et garantissent la conformité sans pénalités.
Le permis de travail, le passeport et le visa de chaque employé étranger doivent être conservés en lieu sûr. Ces documents sont souvent demandés lors des contrôles ou des inspections de la SGK, ainsi que lors des voyages à l'étranger.
Les documents relatifs à la paie, notamment les bulletins de salaire, les confirmations de paiement et les calculs de cotisations, doivent être conservés pendant la durée prévue par la législation turque (généralement 10 ans à des fins fiscales et pour la SGK).
Chaque déclaration SGK et chaque paiement de cotisations doivent être accompagnés d'un justificatif ou d'un reçu attestant que les paiements ont été effectués correctement et dans les délais.
Toute communication officielle, notification ou demande émanant de la SGK ou de l'administration fiscale doit être conservée à des fins de référence, en particulier en cas de litige ou de contrôle fiscal.
Des contrôles internes réguliers permettent de détecter les erreurs avant les inspections officielles, d'éviter les amendes a posteriori et de garantir le respect constant des obligations en matière de cotisations, de déclarations et de données relatives aux permis de travail.
Exigence | C'est fait |
1. Enregistrez votre entreprise auprès du registre du commerce turc. | ☐ |
2. Obtenez un numéro d'identification fiscale turc pour votre entreprise. | ☐ |
3. Configurer l'accès à l'administration en ligne (e-Devlet) pour les opérations liées à l'emploi. | ☐ |
4. Obtenir la signature électronique de l'employeur pour les déclarations à la SGK. | ☐ |
5. Obtenir des permis de travail valides pour tous les employés étrangers. | ☐ |
6. Valider l'enregistrement du permis de travail auprès de la SGK. | ☐ |
7. Vérifier que le statut de visa est en règle avant le début de l'emploi. | ☐ |
8. Suivre les dates d'expiration et les délais de renouvellement des permis de travail. | ☐ |
9. Inscrivez chaque salarié auprès de la SGK avant sa date d'entrée en fonction. | ☐ |
10. Veiller à l'exactitude des données personnelles des employés dans le système SGK. | ☐ |
11. Lier les permis de travail à l'inscription à la SGK. | ☐ |
12. Enregistrez séparément les employés temporaires ou sous contrat à durée déterminée. | ☐ |
13. Calculer correctement les taux de cotisation de l'employeur et du salarié. | ☐ |
14. Transmettre dans les délais les rapports mensuels sur les primes et les déclarations. | ☐ |
15. Respecter les bases de calcul minimales et maximales des cotisations à la Sécurité sociale. | ☐ |
16. Inclure les cotisations d'assurance chômage. | ☐ |
17. Mettre en place des incitations ou des réductions fiscales lorsque cela est possible. | ☐ |
18. Conservez des copies des permis de travail et des pièces d'identité des employés. | ☐ |
19. Conserver les registres de paie pendant la durée prévue par la loi. | ☐ |
20. Conserver les justificatifs de paiement mensuels de la SGK et les déclarations correspondantes. | ☐ |
21. Conserver la correspondance échangée avec SGK et les autorités fiscales. | ☐ |
22. Vérifiez vos registres internes afin d'éviter des sanctions rétroactives. | ☐ |
Le problème n'est pas que vous ne puissiez pas satisfaire à ces exigences en matière de sécurité sociale pour embaucher des employés en Turquie. Les véritables difficultés résident dans le temps qu'il faut pour se familiariser avec la législation locale du travail, déposer les demandes, s'y conformer, faire face aux refus et supporter les amendes.
Voici quelques-unes des raisons les plus courantes pour lesquelles les employeurs étrangers choisissent des prestataires EOR présents sur le marché turc depuis plus de vingt ans et possédant une connaissance approfondie de la réglementation locale. FMC Group en FMC Group partie : il propose des services d'études de marché depuis 27 ans et EOR depuis 15 ans.
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