Personalverantwortliche führen im Jahr 2026 durchschnittlich 20 Vorstellungsgespräche pro Neueinstellung durch – ein deutlicher Anstieg gegenüber den 14 im Jahr 2021. Diese Zahl schwankt zudem stark je nach Position. Bei technischen Stellen sind oft 17,6 Vorstellungsgespräche erforderlich, während die Zahl bei kaufmännischen Positionen mit 11,7 niedriger liegt. Die Unternehmensgröße vergrößert diesen Unterschied noch weiter: Großunternehmen führen bis zu 75 Vorstellungsgespräche pro Neueinstellung durch, während es bei kleinen Unternehmen nur 9 bis 11 sind. Hier finden Sie eine vollständige Aufschlüsselung der Faktoren, die diese Zahlen beeinflussen.
Autor
Personalverantwortliche führen im Jahr 2026 durchschnittlich 20 Vorstellungsgespräche pro Neueinstellung durch – ein deutlicher Anstieg gegenüber den 14 im Jahr 2021. Diese Zahl schwankt zudem stark je nach Position. Bei technischen Stellen sind oft 17,6 Vorstellungsgespräche erforderlich, während die Zahl bei kaufmännischen Positionen mit 11,7 niedriger liegt. Die Unternehmensgröße vergrößert diesen Unterschied noch weiter: Großunternehmen führen bis zu 75 Vorstellungsgespräche pro Neueinstellung durch, während es bei kleinen Unternehmen nur 9 bis 11 sind. Hier finden Sie eine vollständige Aufschlüsselung der Faktoren, die diese Zahlen beeinflussen.
Autor
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf
Stephan Dorn
Geschäftsführender Gesellschafter
Die Einstellungstätigkeit zieht wieder an, doch der dahinterstehende Prozess sieht ganz anders aus als noch vor einigen Jahren. KI spielt mittlerweile in fast jeder Phase eine zentrale Rolle.
Früher haben Personalverantwortliche jede Bewerbung manuell geprüft. Das ist heute nicht mehr die Regel. Die meisten Unternehmen setzen mittlerweile an irgendeiner Stelle im Einstellungsprozess auf KI, was sich in der Geschwindigkeit des Verfahrens widerspiegelt. Die Vorauswahl, die früher Tage dauerte, ist für viele Teams nun in weniger als 24 Stunden abgeschlossen. Einige Unternehmen schaffen es sogar, in derselben Zeitspanne 10- bis 20-mal so viele Bewerber zu prüfen.
Das Screening mittels dialogorientierter KI geht noch einen Schritt weiter. Die Einstellungsteams laden pro Stellenangebot etwa 70 Bewerber zu einem Chat in der ersten Runde ein, und die meisten schließen diesen innerhalb von vier Tagen ab. Das könnte kein menschliches Gremium leisten.
Auch bei der Vorauswahl von Bewerbern für Einstiegspositionen mithilfe von Sprach-KI wurden bessere Ergebnisse erzielt. Die Zahl der Stellenangebote stieg um 12 %, die Zahl der Neueinstellungen um 18 % und die 30-Tage-Bindungsrate verbesserte sich um etwa 17 %. Die endgültige Entscheidung treffen nach wie vor Menschen, doch die KI übernimmt nun im Vorfeld den Großteil der Arbeit.
Die Personalbeschaffungsteams sind um 14 % geschrumpft, während das Bewerbungsaufkommen um 93 % gestiegen ist. Diese Lücke wird sich nicht von selbst schließen, sodass die KI-gestützte Vorauswahl bis zum Jahr 2027 wahrscheinlich noch an Bedeutung gewinnen wird.
Auch die Nachfrage lässt nicht nach. Allein in den Bereichen Wirtschaft und Finanzen werden bis 2034 jährlich fast eine Million Stellen frei werden.
Das Gesundheitswesen sticht hier besonders hervor. Es wird voraussichtlich mehr neue Arbeitsplätze schaffen als jeder andere Sektor, was bedeutet, dass die Zahl der Vorstellungsgespräche bei der Personalbeschaffung im klinischen Bereich weiter steigen wird.
Quellen: Gem, Ashbyhq, Interviewflowai, Wecreateproblems, Employer Branding, Getraffi, Jobintel
Um heutzutage eine Stelle zu bekommen, muss man mehr Hürden nehmen als je zuvor. Die Zahlen in den einzelnen Phasen des Bewerberprozesses zeigen, wie viel strenger die Auswahl geworden ist.
Wenn Sie fünf Quellen fragen, wie viele Bewerber sich auf eine einzelne Stelle bewerben, erhalten Sie fünf unterschiedliche Antworten. Die Schätzungen schwanken zwischen 31 und 340 Bewerbern pro Stellenangebot, je nach Unternehmensgröße, Positionsebene und der Frage, ob die Stelle Remote-Arbeit ermöglicht. Eines ist jedoch einheitlich: Die Zahl der Bewerbungen pro Stellenanzeige hat sich seit 2021 in etwa verdoppelt und ist von 46 auf 95 gestiegen.
Nur 8 von 100 Bewerbern schaffen es durch die erste Auswahlrunde. Diese Zahl bleibt bei den meisten Vergleichswerten konstant, schwankt jedoch je nach Branche ein wenig.
Auch Personalvermittler nehmen sich hier Zeit. Die Vorauswahl eines Bewerbers, bevor er in die nächste Runde kommt, dauert im Durchschnitt etwa 6 Tage.
Sobald ein Bewerber die Vorauswahl bestanden hat, werden etwa 37 % zu einem formellen Vorstellungsgespräch eingeladen. Diese Quote variiert je nach Art der Stelle.
Hier hat sich der Trichter am stärksten verengt. Die Konversionsrate von Vorstellungsgesprächen zu Stellenangeboten hat sich seit 2015 mehr als verdoppelt und ist von 17 % auf 36,2 % gestiegen. Die Unternehmensgröße spielt dabei eine große Rolle.
Gute Nachrichten für Arbeitgeber hierzulande: 82 % der Bewerber nehmen ihre Stellenangebote im Jahr 2026 an – das ist die höchste Quote seit 2021. Bei technischen Berufen hinkt die Entwicklung jedoch weiterhin hinterher.
Keine zwei Branchen stellen auf die gleiche Weise ein. Die Anzahl der Bewerber, die Zusagquote und die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle variieren je nach Branche.
Die Tech-Branche zieht mehr Bewerber an als jede andere Branche – zwischen 191 und 369 pro Stellenangebot. Dieses enorme Interesse schlägt sich jedoch nicht in Stellenangeboten nieder. Mit nur 0,66 % weist die Tech-Branche die niedrigste Angebotsquote aller Sektoren auf, verglichen mit 2 % im Gesundheitswesen.
Technische Positionen erfordern zudem die meiste Zeit für Vorstellungsgespräche. Die Einstellungsteams führen im Durchschnitt 17,6 Vorstellungsgespräche pro Neueinstellung durch, was insgesamt 23,3 Stunden entspricht – etwa doppelt so viel wie bei Positionen im kaufmännischen Bereich. Auch die Annahmequoten liegen mit etwa 77 bis 80,8 % etwas unter dem Durchschnitt.
Im Gesundheitswesen sieht es ganz anders aus. Diese Branche verzeichnet von fast allen Branchen die geringste Bewerberzahl – nur 33 bis 47 Bewerber pro Einstellung –, erreicht aber mit 2 % die höchste Angebotsquote.
Die Besetzung dieser Stellen dauert allerdings immer noch eine Weile. Die Stellen bleiben im Durchschnitt 49 Tage unbesetzt, fast 40 % länger als der übliche Richtwert von 36 Tagen. Die Anforderungen an die Qualifikationsnachweise verlangsamen den Prozess.
Karrieremessen zeichnen ein positiveres Bild. Bei Präsenz- events n führen 85 % der Vorstellungsgespräche zu Stellenangeboten, bei virtuellen Veranstaltungen sind es 78 %. Auch die Fluktuation verursacht nach wie vor erhebliche Kosten. Die Fluktuationsrate bei examinierten Krankenschwestern und Krankenpflegern liegt bundesweit bei 17,6 %, was den Krankenhäusern im Durchschnitt über 5 Millionen Dollar pro Jahr kostet.
Im Finanzsektor gibt es eine hohe Bewerberzahl – zwischen 61 und 120 Bewerbern pro Stellenangebot. Doch die Quote der Bewerber, die es vom Bewerbungsprozess bis zum Vorstellungsgespräch schaffen, sinkt rapide und liegt manchmal bei nur noch 1,3 bis 3 %, insbesondere bei Einstiegspositionen auf der Buy-Side.
Auch hier ist der Einstellungsprozess langwierig. Im Durchschnitt dauert es mittlerweile 40 bis 45 Tage von der Stellenausschreibung bis zur Stellenzusage, und die meisten Unternehmen geben an, dass sich dieser Zeitraum von Jahr zu Jahr weiter verlängert. Die Nachfrage nach Fachkräften im Finanz- und Rechnungswesen ist im Vergleich zum Vorjahr um 150 % gestiegen, doch nur 6 % der Unternehmen geben an, über genügend qualifizierte Mitarbeiter zu verfügen, um die wichtigsten Stellen zu besetzen.
Die Fertigungsindustrie verfolgt einen völlig anderen Ansatz. Sie verzeichnet 45 bis 49 % weniger Bewerbungen als der Branchendurchschnitt, was etwa 100 bis 180 Bewerbungen pro Neueinstellung entspricht. Was ihr an Anzahl fehlt, macht sie durch Engagement wett. Die Fertigungsindustrie weist mit über 90 % die höchste Quote an angenommenen Stellenangeboten aller Branchen auf.
Die Beschäftigung in diesem Sektor ist bis Mitte 2026 weitgehend stabil geblieben, und die Arbeitslosenquote liegt bei niedrigen 2,9 %.
Die Hotellerie verzeichnet 60 % mehr Bewerbungen als der Branchendurchschnitt, nämlich rund 117 pro eingestellter Person. Doch diese hohe Bewerberzahl lässt sich nicht durch den gesamten Einstellungsprozess umsetzen. Sowohl die Einberufungs- als auch die Angebotsquote liegen deutlich unter dem Durchschnitt, nämlich etwa 55 % bzw. 50 % darunter.
Nur etwa jedes fünfte Vorstellungsgespräch in dieser Branche führt tatsächlich zu einer Einstellung. Die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle beträgt je nach Position zwischen 18 und 39 Tagen. Auch die Branche hat in letzter Zeit einen Rückschlag erlitten. Im Freizeit- und Gastgewerbe gingen in einem der letzten Monate 61.000 Arbeitsplätze verloren, und fast 38 % der Stellenangebote blieben unbeantwortet, bevor sie abliefen.
Quellen: Hrpanda, Employinc, Smartrecruiters, Jobintel, Job-Analyse, Talentmsh, Healthxevents, Reveliolabs
Die Unternehmensgröße beeinflusst den Einstellungsprozess stärker als fast jeder andere Faktor. Die Anzahl der Vorstellungsgespräche, die Einstellungsquoten und das Bewerberaufkommen variieren je nachdem, ob es sich um ein Start-up mit fünf Mitarbeitern oder um ein globales Unternehmen handelt.
Start-ups führen im Durchschnitt etwa 15 Vorstellungsgespräche pro Neueinstellung durch, wobei diese Zahl bei technischen Positionen bei 18 und bei betriebswirtschaftlichen Positionen bei 13 liegt. Die Bewerber verbringen insgesamt etwa 2,5 bis 3 Stunden mit Vorstellungsgesprächen, was dem branchenüblichen Durchschnitt entspricht.
Größere Startups investieren zudem mehr Arbeitsstunden pro Neueinstellung. Teams mit 100 bis 300 Mitarbeitern verzeichnen rund 29 Interviewstunden pro technischer Neueinstellung, verglichen mit 21 Stunden bei kleineren Unternehmen. Die Annahmequote von Stellenangeboten liegt durchweg stabil bei rund 80 %. Auch die Zahl der Bewerbungen ist stark angestiegen: Auf eine offene Stelle bei einem Startup bewerben sich mittlerweile durchschnittlich etwa 340 Bewerber, was einem Anstieg von 182 % seit 2021 entspricht.
Kleine und mittelständische Unternehmen halten ihre Vorstellungsgespräche kurz und führen pro Neueinstellung nur 9 bis 11 Gespräche durch. Lassen Sie sich davon jedoch nicht täuschen und glauben, der Einstellungsprozess sei einfach. Ein Viertel der Bewerber schafft es bis in die Vorrunden vor Ort, doch erst 0,3 % erhalten tatsächlich die Stelle, sobald die Auswahlphase beginnt.
Mittelständische Unternehmen befinden sich in einer idealen Lage, mit der andere Unternehmensgrößen nur schwer mithalten können. Die Quote der in ein Stellenangebot mündenden Vorstellungsgespräche liegt bei 16,6 %, und die Annahmequote der Angebote erreicht 89,8 % – den höchsten Wert aller untersuchten Unternehmensgrößen.
Großunternehmen führen von allen Unternehmensgrößen die meisten Vorstellungsgespräche durch – zwischen 65 und 75 pro Neueinstellung. Das ist etwa siebenmal so viel wie bei einem Kleinunternehmen, was auf das höhere Bewerberaufkommen und die mehrstufigen Einstellungsverfahren zurückzuführen ist.
Weniger als 10 % der Bewerber bei Großunternehmen erreichen die Phase vor dem Vorstellungsgespräch vor Ort, doch diejenigen, die es schaffen, weisen eine hohe Erfolgsquote auf. Daraus ergibt sich eine Einstellungsquote über den gesamten Rekrutierungsprozess hinweg von 0,7 % – mehr als doppelt so hoch wie bei kleineren Unternehmen. Auch in der Vorauswahlphase gehen Großunternehmen zügig vor: Diese dauert im Durchschnitt nur 5,7 Tage, obwohl ihnen die Größe des Unternehmens dabei eher im Weg steht. Die Annahmequote der Stellenangebote liegt bei 81,5 %.
Quellen: Ashbyhq, Yomly, Sci-Tech-Today, Recruitbpm, Employinc, Gem, Jobscore
Die Position im Unternehmen hat entscheidenden Einfluss darauf, wie lange die Einstellung dauert und wie viele Hürden ein Bewerber nehmen muss. Je höher die Position, desto länger und anspruchsvoller wird der Prozess.
Stellen für Berufseinsteiger durchlaufen den Rekrutierungsprozess am schnellsten; im Durchschnitt dauert die Besetzung nur 46 Tage. Außerdem gehen für diese Stellen mehr Bewerbungen ein als für jede andere Ebene – zwischen 300 und 500 pro Stelle, was etwa dem Zwei- bis Dreifachen der Bewerbungen für Führungspositionen entspricht.
Auch hier sind die Annahmequoten tendenziell höher, wenngleich die Zahlen je nach Quelle stark variieren. Ein Datensatz beziffert die Annahmequote für Einstiegspositionen auf 42 % gegenüber 28 % für leitende Positionen, während allgemeinere Vergleichswerte die allgemeine Annahmequote eher bei 75–82 % ansetzen. Trotz des straffen Zeitplans ist die Zahl der Stellenausschreibungen für Einstiegspositionen tatsächlich zurückgegangen und lag im Mai 2026 im Vergleich zum Vorjahr um 7,5 % niedriger.
Für Positionen auf mittlerer Ebene werden in der Regel zwei bis vier Jahre Berufserfahrung verlangt, und die Besetzung dauert etwa 60 Tage – rund 30 % länger als bei Einstiegspositionen. Auch hier geht die Zahl der Bewerbungen zurück und liegt zwischen 150 und 250 pro Stelle, was etwa der Hälfte der Bewerbungen entspricht, die bei Stellenausschreibungen für Einstiegspositionen eingehen.
Auch in diesem Bereich hat sich die Nachfrage abgeschwächt. Die Zahl der Stellenangebote im mittleren Qualifikationsbereich ging im Mai 2026 im Vergleich zum Vorjahr um 6,7 % zurück, während die Zahl der Neueinstellungen in Führungspositionen weiter stieg.
Die Besetzung von Führungspositionen dauert deutlich länger – je nachdem, ob es sich um eine Position auf Manager- oder Direktorenebene handelt, zwischen 75 und 90 Tagen. Bei fast 40 % der Führungspositionen wird die 90-Tage-Marke deutlich überschritten, und bei technischen Führungspositionen kann sich der Zeitraum sogar noch weiter verlängern.
Die Nachfrage nach erfahrenen Fachkräften steigt jedoch deutlich an. Die Zahl der Stellenangebote für erfahrene Fachkräfte stieg im Mai 2026 im Vergleich zum Vorjahr um 14,7 %. Am deutlichsten zeigt sich dieser Trend in der Softwareentwicklung, wo mittlerweile mehr als zwei Drittel der Stellenangebote auf der Ebene erfahrener Fachkräfte angesiedelt sind.
Pro Stellenausschreibung für Führungskräfte bewerben sich weniger Bewerber als für Einstiegspositionen, was darauf hindeutet, dass es einen kleineren Pool an tatsächlich qualifizierten Bewerbern gibt.
Die Besetzung von Führungspositionen hat sich erheblich verlangsamt. Die Durchlaufzeiten verlängerten sich im Jahr 2025 auf etwa 126 Tage, was einem Anstieg von 50 % gegenüber 2022 entspricht, und bei Positionen auf VP-Ebene und darüber in großen Unternehmen kann sich der Prozess auf über sechs Monate hinziehen, wenn mehrere Einstellungsgremien beteiligt sind.
Auch der Wettbewerb hat sich verschärft. Ein Kandidat auf Führungsebene bewirbt sich heute im Rahmen einer ernsthaften Stellensuche durchschnittlich auf 18 bis 24 Stellen, während es vor einigen Jahren noch nur 8 bis 12 waren. Auch auf dieser Ebene steigen die Kosten stark an: Im Durchschnitt belaufen sich die Kosten pro Einstellung auf 35.879 US-Dollar, was etwa dem Siebenfachen des Durchschnitts für Nicht-Führungskräfte entspricht. Empfehlungen haben nach wie vor die Nase vorn gegenüber Jobbörsen und machen 36 % der tatsächlichen Vermittlungen aus, während auf Jobbörsen nur 7 % entfallen.
Quellen: Theresource, Matchr, Nu, Hiringlab, Careerhelp, Worldmetrics, Tryjobhunter, Closecohen, Pin, Interviewkosten, Eine Stunde
Nicht jedes Einstellungsszenario folgt denselben Regeln. Ob Remote- oder Vor-Ort-Arbeit, hohe oder geringe Nachfrage sowie interne oder externe Einstellungen – all diese Fälle weisen ihre eigenen Muster auf, die es zu kennen lohnt.
Stellenangebote für Remote-Arbeitsplätze ziehen weitaus mehr Bewerbungen an – oft zwischen 400 und über 1.000 pro Stelle, verglichen mit 100 bis 200 für Stellen vor Ort. Doch diese Flut an Interesse schlägt sich nicht in gleicher Weise in der Anzahl der Einladungen zu Vorstellungsgesprächen nieder.
Fast die Hälfte der Arbeitssuchenden gibt an, dass sie eine reine Remote-Tätigkeit bevorzugen, was den Wettbewerb verschärft und die Quote der Vorstellungsgespräche pro Bewerber senkt. Die Besetzung von Remote-Stellen dauert zudem tendenziell etwas länger: weltweit durchschnittlich 32,4 Tage gegenüber 27,2 Tagen bei Stellen vor Ort.
Unternehmen setzen heutzutage verstärkt auf ihre eigenen Mitarbeiter. Der Anteil der internen Besetzungen an allen Neueinstellungen stieg von 51 % im Jahr 2021 auf 62 % im Jahr 2025. Dennoch haben die meisten Unternehmen diesen Wandel noch nicht vollständig umgesetzt. Nur 22 bis 25 % besetzen mehr als 30 bis 50 % der Stellen intern.
Auch die Einstellung von externen Mitarbeitern ist mit echten Kosten verbunden. Eine Studie der Wharton School ergab, dass externe Mitarbeiter etwa 18 % mehr verdienen, jedoch zwei bis drei Jahre benötigen, um das Leistungsniveau eines intern beförderten Mitarbeiters zu erreichen. Dennoch nimmt die Zahl der externen Einstellungen weiter zu. Sowohl die Zahl der externen Bewerbungen als auch die der Einstellungen stiegen im Vergleich zum Vorjahr um 5–6 %, während die Zahl der internen Einstellungen trotz einer höheren Zahl interner Bewerber leicht zurückging.
Die Vermittlung von Zeitarbeitskräften gewinnt in einigen Märkten an Fahrt, während die Vermittlung von Festanstellungen nachlässt. Daten aus Großbritannien vom Juni 2026 zeigen, dass die Umsätze im Bereich Zeitarbeit so stark wachsen wie seit über drei Jahren nicht mehr.
Auch Stellen auf Zeit werden im Verhältnis zur Anzahl der ausgeschriebenen Stellen schneller besetzt. Kleine Personalagenturen verzeichnen bei Stellen auf Zeit eine Besetzungsquote von 111 %, während sie bei Festanstellungen nur bei 37 % liegt. Allerdings bringen Festanstellungen mit rund 14.900 Dollar pro Einstellung immer noch mehr Umsatz ein. Nur etwa 5 % der europäischen Arbeitgeber nutzen derzeit beide Einstellungswege parallel, sodass der duale Ansatz eher die Ausnahme als die Regel bleibt.
Die Anzahl der Vorstellungsgespräche nimmt von Jahr zu Jahr zu, und die Kluft zwischen den Erwartungen der Arbeitgeber und dem, was die Bewerber bereit sind zu akzeptieren, wird immer größer. Schauen wir uns einmal genauer an, wo der Prozess derzeit tatsächlich steht.
Heutzutage durchläuft ein Bewerber im Durchschnitt fünf separate Interviewrunden, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Das ist auch kein Einzelfall. 42 % der Arbeitgeber lassen Bewerber mittlerweile fünf oder mehr Runden durchlaufen, und die Hälfte aller Einstellungsverfahren dauert länger als vier Wochen.
Die Bewerber sind von dieser Entwicklung nicht begeistert. 65 % der Bewerber im Vereinigten Königreich geben an, dass sie lieber nur 1 bis 2 Runden hätten, und 52 % bezeichnen 4 bis 5 Runden sogar als übertrieben. Die Arbeitgeber fügen immer mehr Schritte hinzu, während die Bewerber immer weniger fordern.
Das Warten ist derzeit ein echtes Problem bei der Personalbeschaffung. Etwa ein Drittel der Bewerber erwartet, dass die Terminvereinbarung innerhalb von zwei bis drei Wochen erfolgt, doch diese Geduld geht schnell zu Ende.
Die gute Nachricht ist, dass sich die Vorauswahl etwas beschleunigt hat: Die Dauer ist innerhalb von nur zwei Jahren von 8,3 auf 7,2 Tage gesunken. Sobald das erste Vorstellungsgespräch abgeschlossen ist, zieht sich der Rest des Prozesses jedoch im Durchschnitt immer noch etwa fünf Wochen hin. Auch das „Ghosting“ bleibt ein großes Problem. 83 % der Bewerber wünschen sich eine schnelle Antwort – egal ob positiv oder negativ –, doch 61 % geben an, nach einem Vorstellungsgespräch komplett ignoriert zu werden – eine Zahl, die von Jahr zu Jahr weiter steigt.
Die Zeit bis zur Besetzung einer Stelle hat sich in den letzten fünf Jahren erheblich verschlechtert. Der nationale Durchschnitt liegt nun bei 44 Tagen, was einem Anstieg um ein Drittel gegenüber den 33 Tagen im Jahr 2021 entspricht. Einige Quellen beziffern diesen Wert sogar noch höher, je nach Methodik zwischen 63 und 68 Tagen.
Empfehlungen verkürzen diese Verzögerung erheblich. Die Einstellung von Bewerbern aus Empfehlungen erfolgt um 55 % schneller als bei Bewerbern, die über herkömmliche Kanäle gewonnen wurden, und liegt damit rund 29 Tage unter dem durchschnittlichen Zeitrahmen. KI bietet eine noch deutlichere Abkürzung. Der Einsatz von KI am Anfang des Rekrutierungsprozesses kann die Zeit bis zur Einstellung von 44 Tagen auf nur 11 Tage verkürzen – eine Reduzierung um 75 %.
Die Personalbeschaffung ist auf jeder Ebene mit Kosten verbunden, und diese Kosten steigen stetig an. Die Kosten pro Neueinstellung von Nicht-Führungskräften liegen mittlerweile im Durchschnitt bei 5.475 US-Dollar, während sie noch vor wenigen Jahren bei etwa 4.700 US-Dollar lagen.
Vertriebsprozesse kosten zwischen 4.000 und 10.000 US-Dollar und umfassen in der Regel 10 bis 16 Stunden für Vorstellungsgespräche. Verfahren zur Besetzung von Führungspositionen sind weitaus aufwendiger: Oft sind 20 bis über 30 Stunden sowie externe Vermittlungsgebühren über einen Zeitraum von 60 bis 120 Tagen erforderlich. Teams, die bei der Vorauswahl und Terminplanung auf KI setzen, geben an, die Kosten pro Einstellung um 20 bis 40 % senken zu können. Selbst die Bewerber spüren die Belastung. Ein einzelnes Vorstellungsgespräch kann für einen Bewerber persönliche Kosten in Höhe von etwa 70 US-Dollar verursachen.
Quellen: Pin, Instantinterview, Yomly, Nu, Standout-cv, Jobintel, Provenbase, Talentmsh, Theresource, Nextinhr, Interviewcost
Es war noch nie so schwer, den Fuß in die Tür zu bekommen, und die Daten zu den Ablehnungen zeigen genau, warum so viele qualifizierte Bewerber nie eine Rückmeldung erhalten.
Am Anfang des Auswahlprozesses wird äußerst streng selektiert. Nur 8 % der Bewerber kommen über die erste Vorauswahl hinaus, und lediglich 0,5 % erhalten letztendlich ein Stellenangebot. Das entspricht etwa einer Einstellung pro 200 eingereichten Bewerbungen.
Bei einer typischen Stellenausschreibung, auf die 250 Bewerbungen eingehen, werden nur 4 bis 6 Kandidaten tatsächlich zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen, und nur einer erhält schließlich die Stelle.
Wer die Vorauswahl durch den Personalvermittler besteht, hat bereits gute Chancen. Etwa 35 % kommen in die erste formelle Vorstellungsrunde, und 95 % derjenigen, die die Phase nach dem Vorstellungsgespräch vor Ort erreichen, schaffen es bis zum Schluss.
Das KI-Screening scheint auch die Ergebnisse in den nachfolgenden Phasen zu verbessern. Bewerber, die ein KI-gestütztes Screening bestanden hatten, waren in 53 % der Fälle auch in den anschließenden persönlichen Vorstellungsgesprächen erfolgreich – deutlich mehr als die Erfolgsquote von 29 % bei den Bewerbern, die auf herkömmliche Weise geprüft wurden.
Die Quote der erfolgreichen Bewerbungen nach einem Vorstellungsgespräch variiert je nach Quelle erheblich und reicht von 27 % bis zu 47,5 %. Sobald jedoch tatsächlich ein Stellenangebot unterbreitet wird, liegt die Annahmequote bei hohen 82 % – der höchste Wert seit 2021. Insgesamt wird etwas mehr als ein Viertel der befragten Bewerber eingestellt, was einer Quote von 27 % zwischen Vorstellungsgespräch und Einstellung entspricht.
Die meisten Ablehnungen lassen sich auf eine Handvoll immer wiederkehrender Probleme zurückführen. An erster Stelle steht mit 16,6 % mangelnde Erfahrung, dicht gefolgt von einem falschen Stellenprofil und einem falschen Branchenhintergrund.
Sobald Bewerber es bis zum persönlichen Gespräch schaffen, kehrt sich die Argumentation komplett um. 72,2 % der Ablehnungen in dieser Phase sind einfach auf „kein Interesse“ zurückzuführen und nicht auf mangelnde Qualifikationen. Auch hier spielen „weiche Faktoren“ eine große Rolle. 71 % der Arbeitgeber lehnen Bewerber aufgrund unangemessener Kleidung ab, und 77 % lehnen Bewerbungen ab, die voller Rechtschreibfehler sind.
Die Interviewphase führt zu mehr Abbrüchen bei den Bewerbern als jeder andere Schritt im Rekrutierungsprozess und macht 32 % aller Ausfälle aus. Das übertrifft die Summe aus abgebrochenen Bewerbungen, Verzögerungen bei der Terminvereinbarung und Problemen beim Onboarding.
Bei der Personalbeschaffung im Tech-Bereich zeigt sich dieses Muster am deutlichsten. Rund 60 % der Bewerber ziehen sich nach vier oder mehr Auswahlrunden zurück, was vor allem auf langwierige Abläufe und das Ausbleiben von Rückmeldungen nach den Vorstellungsgesprächen zurückzuführen ist. Selbst Bewerber, die es bis zur Angebotsphase schaffen, sind noch nicht vollständig an das Unternehmen gebunden. Etwa 9 % springen nach Erhalt eines Angebots ab, und 40 % geben an, insbesondere nach der zweiten oder dritten Runde einfach ignoriert worden zu sein.
KI hat sich von einem „Nice-to-have“ zu einem zentralen Bestandteil der Verfahren entwickelt, mit denen Unternehmen Bewerber filtern und bewerten. Die Zahlen zeigen, wie weit dieser Wandel bereits fortgeschritten ist.
Die Schätzungen zur Verbreitung schwanken je nachdem, wen man fragt, doch der Trend ist eindeutig. 51 % der Unternehmen setzen KI zur Unterstützung der Personalbeschaffung ein, und dieser Anteil steigt bei den großen Akteuren noch deutlich an.
Insbesondere unter den Großunternehmen nutzen 82 % KI zur Vorauswahl von Bewerbungen, und fast jedes Fortune-500-Unternehmen setzt ein ATS mit integrierter KI-gestützter Filterfunktion ein. In breiter angelegten Umfragen unter Arbeitgebern liegt dieser Anteil sogar noch höher: 87 % der Unternehmen geben an, KI in irgendeiner Form einzusetzen Personalsuche.
Mithilfe von Sprach- und Dialog-KI-Tools können Personalvermittler pro Stellenangebot rund 70 Bewerber zu Vorstellungsgesprächen der ersten Runde einladen – ein Umfang, den kein menschliches Gremium manuell bewältigen könnte. Die meisten dieser Eingeladenen, nämlich 70 bis 85 %, absolvieren das Vorstellungsgespräch innerhalb von vier Tagen.
Durch den Einsatz von KI-Screening am oberen Ende des Trichters lässt sich die Zeit bis zur Einstellung von 44 Tagen auf nur noch 11 Tage verkürzen. Dennoch ist die Gesamtzahl der Vorstellungsgespräche pro Einstellung tatsächlich gestiegen – von 14 im Jahr 2021 auf 20 im Jahr 2026. KI erweitert den Trichter am oberen Ende, während die Selektivität weiter unten zunimmt, sodass beide Trends gleichzeitig zunehmen. 73 % der Personalvermittler, die KI einsetzen, geben an, dass sie Kandidaten innerhalb von 24 Stunden in die engere Auswahl nehmen können – ein Tempo, mit dem eine manuelle Prüfung einfach nicht mithalten kann.
KI-Ranking-Tools schneiden bei objektiven Aufgaben gut ab. Die Analyse von Lebensläufen erzielt mit einer Genauigkeit von 94 % das beste Ergebnis, gefolgt von der Analyse der Berufserfahrung und dem Abgleich von Kompetenzen.
Unternehmen, die den KI-gestützten „ Personalsuche “ nutzen, verzeichnen echte Fortschritte. Die Einstellungsprozesse laufen um 31 % schneller ab, und die Kennzahlen zur Einstellungsqualität verbessern sich um etwa die Hälfte.
KI hilft sogar Bewerbern, die sie in ihren eigenen Lebensläufen einsetzen. Diese Bewerber hatten eine um 7,8 % höhere Einstellungswahrscheinlichkeit und erzielten im Durchschnitt um 8,4 % höhere Gehälter. Dennoch ist eine vollständige Automatisierung nach wie vor selten. Nur etwa jedes fünfte Unternehmen hat eine echte durchgängige KI-gestützte Personalauswahl erreicht, was bedeutet, dass in den allermeisten Fällen immer noch Menschen die endgültige Entscheidung treffen.
Quellen: Marxel, Stealthagents, Employer Branding, Coversentry, Secondtalent, Osforyour, Careertrainer, Yena, Taleva, Sqmagazine, Azumo, Toolixlab
Die Personalbeschaffung im Jahr 2026 sieht ganz anders aus als noch vor fünf Jahren. Vorstellungsgespräche dauern länger, die Auswahlprozesse sind straffer gestaltet, und KI kommt mittlerweile in fast jeder Phase zum Einsatz, bevor ein Mensch ins Spiel kommt. Unternehmensgröße, Hierarchiestufe und Branche bestimmen, wie viele Auswahlrunden ein Bewerber durchlaufen muss und wie schnell ein Stellenangebot folgt. Eines bleibt jedoch unverändert. Die Teams, die sich an diese Veränderungen anpassen – sei es durch KI-Screening, schnellere Terminplanung oder schlankere Prozesse –, sind diejenigen, die Top-Talente für sich gewinnen, bevor diese ihnen durch die Lappen gehen.