In Deutschland zahlen Arbeitnehmer verschiedene Arten von Steuern und Sozialabgaben, die ihrem Wohlergehen und ihrer Absicherung dienen. Diese Abzüge beschränken sich nicht nur auf einige wenige Zahlungen, sondern umfassen eine lange Liste, die Arbeitgeber oft überfordert. Dabei versäumen sie nicht nur Zahlungen, sondern müssen aufgrund von Verstößen auch mit Strafen rechnen.
In diesem Beitrag befassen wir uns speziell mit allen Abzügen, die Arbeitgeber von den Gehältern ihrer Mitarbeiter vornehmen. Dabei ist zu beachten, dass die Mitarbeiter einen Teil dieser Abzüge selbst tragen müssen. In diesem Artikel geht es um die vom Arbeitgeber einbehaltenen Zahlungen der Mitarbeiter und deren Beiträge.
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In Deutschland zahlen Arbeitnehmer verschiedene Arten von Steuern und Sozialabgaben, die ihrem Wohlergehen und ihrer Absicherung dienen. Diese Abzüge beschränken sich nicht nur auf einige wenige Zahlungen, sondern umfassen eine lange Liste, die Arbeitgeber oft überfordert. Dabei versäumen sie nicht nur Zahlungen, sondern müssen aufgrund von Verstößen auch mit Strafen rechnen.
In diesem Beitrag befassen wir uns speziell mit allen Abzügen, die Arbeitgeber von den Gehältern ihrer Mitarbeiter vornehmen. Dabei ist zu beachten, dass die Mitarbeiter einen Teil dieser Abzüge selbst tragen müssen. In diesem Artikel geht es um die vom Arbeitgeber einbehaltenen Zahlungen der Mitarbeiter und deren Beiträge.
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Stephan Dorn
Geschäftsführender Gesellschafter
Die Lohnsteuer ist der wichtigste Abzug vom Gehalt. Es handelt sich dabei nicht um einen für alle einheitlichen Prozentsatz, da sich dieser je nach Einkommen und Steuerklasse ändert. Arbeitgeber müssen sie bei jeder monatlichen Gehaltsabrechnung einbehalten.
Der Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 % des Lohnsteuerbetrags, nicht 5,5 % des Bruttogehalts. Viele Arbeitnehmer zahlen ihn nicht, aber Besserverdienende müssen ihn möglicherweise dennoch entrichten.
Die Kirchensteuer beträgt in Bayern und Baden-Württemberg in der Regel 8 % der Lohnsteuer und in den meisten anderen Bundesländern 9 %. Der Arbeitgeber zieht sie nur dann ein, wenn der Arbeitnehmer als Kirchensteuerpflichtiger gemeldet ist.
Die gesetzliche Krankenversicherung setzt sich aus einem allgemeinen Beitragssatz von 14,6 % sowie einem zusätzlichen Beitragssatz zusammen, der von der Krankenkasse festgelegt wird. Der durchschnittliche zusätzliche Beitragssatz beträgt im Jahr 2026 2,9 %, was einen durchschnittlichen Gesamtbeitragssatz von 17,5 % ergibt. Der tatsächliche Beitragssatz kann je nach Krankenkasse des Arbeitnehmers variieren.
Die Rentenversicherung beträgt 18,6 % des Bruttolohns und wird zu gleichen Teilen aufgeteilt. Der Arbeitgeber zieht 9,3 % vom Lohn des Arbeitnehmers ab und zahlt selbst 9,3 % ein.
Die Arbeitslosenversicherung beträgt 2,6 % des Bruttolohns und wird ebenfalls zu gleichen Teilen aufgeteilt. Der Arbeitgeber behält 1,3 % vom Lohn ein und zahlt zusätzlich 1,3 %.
Die Beiträge zur Pflegeversicherung richten sich nach der Anzahl der Kinder des Arbeitnehmers. Der Standardsatz wird durch Zuschläge und Ermäßigungen angepasst. Kinderlose Arbeitnehmer ab 23 Jahren zahlen in der Regel einen zusätzlichen Zuschlag für Einzelpersonen.
Arbeitgeber behalten in der Regel 1,8 % vom Gehalt ein. Je nach Kinderzahl können einige Arbeitnehmer jedoch einen höheren Beitrag zahlen, und in Sachsen gilt eine andere Aufteilung der Beiträge.
Der Arbeitgeber übernimmt die Hälfte des gesetzlichen Krankenversicherungsbeitrags. Dieser setzt sich zusammen aus 7,3 % des allgemeinen Beitragssatzes sowie der Hälfte des jeweiligen Zusatzbeitragssatzes, den die Krankenkasse des Arbeitnehmers erhebt.
Der Arbeitgeber zahlt 9,3 % des Bruttogehalts in die Rentenversicherung ein. Dies entspricht dem Arbeitgeberanteil am Gesamtsatz von 18,6 %.
Der Arbeitgeber zahlt 1,3 % des Bruttogehalts als Beitrag zur Arbeitslosenversicherung. Der Arbeitnehmer übernimmt die andere Hälfte.
Der Arbeitgeber zahlt in der Regel 1,8 % des Bruttogehalts für die Pflegeversicherung. In Sachsen liegt der Arbeitgeberanteil mit 1,3 % niedriger.
Die Beiträge zur Unfallversicherung werden vollständig vom Arbeitgeber getragen und von der zuständigen Berufsgenossenschaft auf der Grundlage der Branchenzugehörigkeit des Unternehmens und der Schadenshistorie festgelegt.
Arbeitgeber zahlen außerdem eine geringe Insolvenzabgabe (eine Zahlung, die Arbeitnehmer schützt, falls ein Unternehmen insolvent wird und keine Löhne mehr zahlen kann). Im Jahr 2026 beträgt diese 0,15 % und wird ausschließlich vom Arbeitgeber getragen.
U1 und U2 sind reine Arbeitgeberbeiträge, deren Sätze je nach Krankenkasse variieren. Über U1 erhalten Arbeitgeber einen Teil der während der Krankheit des Arbeitnehmers weitergezahlten Löhne erstattet. Über U2 erhalten Arbeitgeber die Kosten im Zusammenhang mit Mutterschaft erstattet. Die Beitragssätze variieren je nach Krankenkasse.
Wenn ein Arbeitgeber eine betriebliche Altersvorsorge anbietet, kann ein Teil des Gehalts in diese eingezahlt werden. Dies richtet sich in der Regel nach dem Arbeitsvertrag oder dem betrieblichen Vorsorgeplan, sodass der Betrag von Mitarbeiter zu Mitarbeiter variieren kann.
Manche Arbeitgeber bieten private oder zusätzliche Krankenversicherungen an. Wenn der Arbeitnehmer einen solchen Versicherungsvertrag abschließt, kann der Arbeitgeber je nach Versicherungsplan einen entsprechenden Betrag vom Gehalt abziehen.
Gewerkschaftsbeiträge werden nur abgezogen, wenn der Arbeitnehmer dies beantragt oder seine Zustimmung erteilt. Arbeitgeber dürfen diese Beiträge nicht ohne rechtliche oder schriftliche Grundlage einbehalten.
Manche Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, über die Gehaltsabrechnung für wohltätige Zwecke zu spenden. Diese Abzüge sind freiwillig und hängen von den Unternehmensrichtlinien sowie der Zustimmung der Mitarbeiter ab.
Manche Unternehmen ermöglichen es ihren Mitarbeitern, einen Teil ihres Gehalts gegen bestimmte Leistungen einzutauschen, beispielsweise gegen Rentenbeiträge oder Fahrtkostenzuschüsse. Diese Regelungen hängen von den Unternehmensrichtlinien und der Zustimmung der Mitarbeiter ab.
Wenn ein Gericht oder eine Behörde eine Pfändung anordnet (d. h., wenn ein Arbeitgeber aufgrund einer gerichtlichen Anordnung Geld vom Lohn eines Arbeitnehmers einbehalten muss), muss der Arbeitgeber den Betrag vom Lohn abziehen. Diese Abzüge sind nicht freiwillig und müssen genau der Anordnung entsprechen.
Arbeitgeber müssen die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer elektronisch beim örtlichen Finanzamt melden. Die Häufigkeit der Lohnsteuererklärungen hängt von der Höhe der im vorangegangenen Kalenderjahr gezahlten Lohnsteuer ab. Arbeitgeber können verpflichtet sein, monatliche, vierteljährliche oder jährliche Erklärungen abzugeben, unabhängig davon, ob es sich um inländische oder ausländische Arbeitgeber handelt.
Arbeitgeber müssen außerdem Sozialversicherungsbeiträge für die Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung melden. Dies erfolgt elektronisch über das Lohnabrechnungssystem oder das Meldesystem der Sozialversicherung.
Arbeitgeber müssen lohnbezogene Daten an die Krankenkasse des Arbeitnehmers übermitteln. Dies dient dazu, die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung nachzuverfolgen und mit den Lohnunterlagen abzugleichen.
Am Jahresende müssen Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer eine jährliche Lohnsteuerbescheinigung ausstellen. Diese müssen sie bis zum letzten Tag im Februar des folgenden Jahres an die Steuerbehörden übermitteln.
ELStAM ist das elektronische System für Lohnsteuerdaten in Deutschland. Arbeitgeber nutzen es, um Steuerklasse und Freibeträge ihrer Mitarbeiter abzurufen; die Aktualisierungen erfolgen nun elektronisch statt in Papierform.
Bisher haben Sie erfahren, dass die Verwaltung von Lohnabzügen in Deutschland für ausländische Arbeitgeber eine große Herausforderung darstellen kann. Von der Lohnsteuer und den Sozialversicherungsbeiträgen bis hin zur Krankenversicherung, den Rentenbeiträgen und der Lohnmeldung – die Einhaltung der deutschen Lohnabrechnungsvorschriften erfordert zusätzlichen Aufwand und Zeit. Selbst kleine Rechen- oder Meldefehler können zu Strafen, Streitigkeiten mit Mitarbeitern oder Compliance-Risiken führen.
Aus diesem Grund entscheiden sich viele internationale Unternehmen dafür, die Lohn- und Personalverwaltung an einen einzigen Dienstleister auszulagern: einen Employer of Record“. Sie arbeiten mit erfahrenen lokalen Anbietern wie FMC Groupzusammen. Als vertrauenswürdiger Employer of Record EOR) FMC Group Unternehmen dabei, Mitarbeiter in Deutschland einzustellen und zu verwalten, ohne dass sie eine lokale Gesellschaft gründen müssen.
FMC Group wichtige Aufgaben im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dazu gehören Gehaltsabzüge, Steuerabzüge, Sozialversicherungsanmeldungen, die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen sowie die Meldungen an die Behörden. Die lokalen Personal- und Compliance-Experten des Unternehmens stellen sicher, dass alle Prozesse der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Einklang mit dem deutschen Arbeitsrecht und den steuerrechtlichen Vorschriften stehen.
Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie EOR an FMC Group können Arbeitgeber ihren Verwaltungsaufwand reduzieren, Compliance-Risiken minimieren und sich auf das Unternehmenswachstum statt auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung konzentrieren. Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen, die ihre Teams in Deutschland zum ersten Mal ausbauen und interne Remote-Teams leiten möchten.
Mit lokaler Expertise und umfassender Betreuung FMC Group für internationale Arbeitgeber die Einhaltung der deutschen Arbeitsrechtsvorschriften.