Ausländische Arbeitgeber stufen Arbeitnehmer oft als Selbstständige ein, indem sie lediglich einen Vertrag unterzeichnen und dies als ausreichende Maßnahme zur Einhaltung der Vorschriften betrachten. In Deutschland kann diese Annahme zu einem kostspieligen Fehler werden.
Die deutschen Behörden verfolgen einen Ansatz, bei dem der Inhalt Vorrang vor der Form hat. Einfach ausgedrückt: Bei der Feststellung des Beschäftigungsverhältnisses prüfen sie eher die tatsächlichen Arbeitsverhältnisse als die Bezeichnung des Vertrags.
Wenn Behörden einen Arbeitnehmer als Angestellten neu einstufen, müssen Arbeitgeber unter Umständen mit Nachzahlungen zur Sozialversicherung, Steuerverbindlichkeiten, arbeitsrechtlichen Ansprüchen und behördlichen Untersuchungen rechnen. Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Risiken einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern und zeigt auf, wie diese minimiert werden können.
Autor
Ausländische Arbeitgeber stufen Arbeitnehmer oft als Selbstständige ein, indem sie lediglich einen Vertrag unterzeichnen und dies als ausreichende Maßnahme zur Einhaltung der Vorschriften betrachten. In Deutschland kann diese Annahme zu einem kostspieligen Fehler werden.
Die deutschen Behörden verfolgen einen Ansatz, bei dem der Inhalt Vorrang vor der Form hat. Einfach ausgedrückt: Bei der Feststellung des Beschäftigungsverhältnisses prüfen sie eher die tatsächlichen Arbeitsverhältnisse als die Bezeichnung des Vertrags.
Wenn Behörden einen Arbeitnehmer als Angestellten neu einstufen, müssen Arbeitgeber unter Umständen mit Nachzahlungen zur Sozialversicherung, Steuerverbindlichkeiten, arbeitsrechtlichen Ansprüchen und behördlichen Untersuchungen rechnen. Dieser Leitfaden erläutert die wichtigsten Risiken einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern und zeigt auf, wie diese minimiert werden können.
Autor
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf
Stephan Dorn
Geschäftsführender Gesellschafter
Falsche Einstufung von Arbeitnehmern, in Deutschland bekannt als Scheinselbstständigkeit („Scheinselbstständigkeit“), liegt vor, wenn eine Person als Selbstständiger behandelt wird, obwohl sie in der Praxis wie ein Arbeitnehmer arbeitet.
Gemäß § 7 des Sozialgesetzbuchs IV (SGB IV) richtet sich die Einstufung als Arbeitnehmer nach dem tatsächlichen Arbeitsverhältnis und nicht lediglich nach dem Wortlaut des Vertrags.
Deutschland überwacht die falsche Einstufung von Arbeitnehmern, um Personen zu schützen, die wirtschaftlich von einem einzigen Auftraggeber abhängig sind. Diese Arbeitnehmer arbeiten wie Angestellte, erhalten jedoch nicht den gesetzlichen Schutz und die Sozialversicherungsleistungen, die Angestellten zustehen. Diese Vorschriften tragen dazu bei, dass Arbeitgeber ihren Verpflichtungen in Bezug auf Lohnabrechnung, Steuern und Sozialversicherung nachkommen.
Offizieller Hinweis (DRV): „Weicht die tägliche Arbeitspraxis vom Vertrag ab, sind die tatsächlichen Umstände maßgeblich.“
Reddit-Realität: „Es als freiberuflich zu bezeichnen, macht es noch lange nicht legal. Scheinselbstständigkeit bedeutet, jemanden als ‚Freiberufler‘ zu bezeichnen, obwohl er tatsächlich wie ein Angestellter arbeitet. Die Bezeichnung im Vertrag spielt keine Rolle, die Realität schon.“
Viele ausländische Arbeitgeber beauftragen in Deutschland freiberufliche Mitarbeiter, da dies schneller und einfacher ist. Dies ist insbesondere bei der Einstellung von Remote-Mitarbeitern, bei der Abrechnung über globale Lohnabrechnungsplattformen oder bei der Nutzung von Verträgen für freiberufliche Mitarbeiter im Rahmen langfristiger Projekte üblich.
Das Risiko einer falschen Einstufung steigt, wenn Auftragnehmer ausschließlich für ein Unternehmen tätig sind, feste Arbeitszeiten einhalten, Unternehmenssysteme nutzen und Vorgesetzten unterstehen. Einfach ausgedrückt: Sie üben dieselben Tätigkeiten aus wie Arbeitnehmer. Eine langfristige, exklusive Geschäftsbeziehung ist einer von mehreren Faktoren, die auf Scheinselbstständigkeit hindeuten können.
Reddit-Realität: „Wir arbeiten beide in Vollzeit im Homeoffice für dasselbe Unternehmen mit Sitz in den USA und haben nicht vor, daran in naher Zukunft etwas zu ändern. Aber es sieht so aus, als könnten wir deshalb als Scheinselbstständige eingestuft werden.“
Dieses Szenario veranschaulicht ein gängiges Modell der grenzüberschreitenden Personalbeschaffung, kann jedoch in Deutschland Bedenken hinsichtlich einer falschen Einstufung von Arbeitnehmern aufkommen lassen. Im Rahmen derselben Diskussion wiesen die Teilnehmer darauf hin, dass eine langfristige Beschäftigung bei nur einem Unternehmen ein wichtiger Indikator sei.
In Deutschland wird nicht anhand eines einzigen Kriteriums entschieden, ob jemand Arbeitnehmer oder Selbstständiger ist. Stattdessen stützt sich die Deutsche Rentenversicherung (DRV), Gerichte und andere Behörden prüfen das gesamte Arbeitsverhältnis gemäß § 7 Abs. 1 SGB IV.
Ein schriftlicher Vertrag als Auftragnehmer ist zwar relevant, aber nicht entscheidend. Weicht das tatsächliche Arbeitsverhältnis vom Vertrag ab, haben die tatsächlichen Umstände Vorrang. Das bedeutet, dass selbst ein gut ausgearbeiteter Freiberuflervertrag eine falsche Einstufung des Arbeitnehmers nicht verhindern kann, wenn dieser wie ein Angestellter arbeitet, während er auf dem Papier als Auftragnehmer eingestuft ist.
Zu den wichtigsten Faktoren, die die deutschen Behörden bei der Feststellung des Beschäftigungsstatus heranziehen können, gehören:
Faktor | Kann auf eine Beschäftigung hindeuten | Kann auf eine selbstständige Tätigkeit hindeuten |
Anleitung | Der Kunde bestimmt, wie die Arbeit ausgeführt wird | Der Auftragnehmer entscheidet, wie die Arbeiten ausgeführt werden |
Aufsicht | Laufende Überwachung und Genehmigung | Arbeitet selbstständig ohne enge Aufsicht |
Integration | In die Organisation, die Teams und die Arbeitsabläufe des Kunden integriert | Betreibt ein eigenständiges Unternehmen |
Berichterstattung | Regelmäßige Berichtspflichten gegenüber der Geschäftsleitung | Berichte nur zu vereinbarten Leistungen |
Ersatzrechte | Die Arbeit muss persönlich ausgeführt werden | kann bei Bedarf qualifizierte Vertretungskräfte einsetzen |
Unternehmerische Freiheit | Geringes geschäftliches Risiko oder wenig Preisgestaltungsfreiheit | Trägt das Geschäftsrisiko und ist für die Preisgestaltung, die Kunden und die Investitionen zuständig |
Deutsche Gerichte wenden dieselbe „Gesamtumstände“. Sie bewerten alle relevanten Faktoren gemeinsam, anstatt sich auf eine Checkliste zu stützen. Kein einzelner Faktor kann über das Ergebnis entscheiden. Selbst wenn die DRV eine Statusfeststellung getroffen hat, können Gerichte auf der Grundlage der Beweislage zu anderen Schlussfolgerungen gelangen.
Beispielsweise im Sozialgericht Düsseldorf, Aktenzeichen S 45 R 1190/14, hob das Gericht nach Würdigung des gesamten Sachverhalts die Feststellung der DRV hinsichtlich eines abhängigen Beschäftigungsverhältnisses auf. Das Urteil verdeutlicht, dass der Beschäftigungsstatus von der Gesamtsituation des Verhältnisses abhängt. Dazu gehören unternehmerisches Risiko, Selbstständigkeit und die praktische Ausführung der Arbeit.
Die deutschen Behörden prüfen häufig Fälle, in denen ein Arbeitnehmer ein Unternehmen verlässt und später als Selbstständiger zurückkehrt, dabei aber im Wesentlichen die gleiche Arbeit ausführt.
Auch wenn diese Regelung nicht automatisch rechtswidrig ist, kann sie doch Zweifel daran aufkommen lassen, ob das Arbeitsverhältnis tatsächlich beendet wurde. Wenn der Auftragnehmer weiterhin unter ähnlicher Aufsicht arbeitet, die gleichen Arbeitszeiten einhält oder weiterhin in die Organisation eingebunden ist, könnten die Behörden zu dem Schluss kommen, dass die betreffende Person trotz des neuen Vertrags weiterhin als Arbeitnehmer gilt.
Ausländische Arbeitgeber sollten diese Vereinbarungen sorgfältig prüfen, bevor sie ehemalige Mitarbeiter als Auftragnehmer beschäftigen.
Die deutschen Behörden berücksichtigen bei der Feststellung des Beschäftigungsstatus in erster Linie zwei rechtliche Konzepte: Weisungsgebundenheit und Eingliederung. Diese beiden Indikatoren haben bei der Statusbeurteilung erhebliches Gewicht.
Anweisung bedeutet, dass der Auftraggeber bestimmt, wie, wann und wo der Auftragnehmer die Arbeit ausführt. Je mehr Anweisungen der Auftragnehmer befolgen muss, desto mehr gleicht das Verhältnis einem Arbeitsverhältnis und weniger einer echten selbstständigen Tätigkeit.
Integration bezieht sich darauf, wie eng der Auftragnehmer in die Organisation des Auftraggebers eingebunden ist. Die Zusammenarbeit mit internen Teams, die Nutzung von Unternehmenssystemen, die Teilnahme an regelmäßigen Besprechungen und die Einhaltung interner Abläufe können darauf hindeuten, dass die betreffende Person als Mitarbeiter fungiert, anstatt ein eigenständiges Unternehmen zu führen.
Zwar ist keiner dieser Faktoren für sich genommen ausschlaggebend, doch erhöht die Kombination aus erheblicher Weisungsbefugnis und tiefer Integration häufig die Wahrscheinlichkeit, dass die deutschen Behörden das Verhältnis als Arbeitsverhältnis einstufen.
Wie bereits erwähnt, führt kein einzelner Faktor automatisch zur Scheinselbstständigkeit. Die folgenden Indikatoren tauchen jedoch häufig bei deutschen Statusbeurteilungen auf. Je mehr Warnsignale gleichzeitig vorliegen, desto größer ist das Risiko.
Auftragnehmer, die sich an feste Tagespläne oder die Schichtpläne ihres Unternehmens halten müssen, ähneln Arbeitnehmern, da ihnen die Flexibilität fehlt, die von selbstständigen Auftragnehmern erwartet wird.
Wenn man über einen langen Zeitraum hinweg fast ausschließlich für einen einzigen Auftraggeber tätig ist, kann dies auf eine wirtschaftliche Abhängigkeit hindeuten, insbesondere wenn der Auftragnehmer kaum Gelegenheit hat, andere Geschäftsbeziehungen aufzubauen.
Die regelmäßige Nutzung des Laptops, der Software, der Büroräume oder anderer wichtiger Arbeitsmittel des Kunden deutet eher auf eine Einbindung in die Betriebsabläufe des Unternehmens hin als auf die Führung eines eigenständigen Unternehmens.
Wenn Auftragnehmer Routinberichte einreichen, an Teambesprechungen teilnehmen oder regelmäßig Genehmigungen von Vorgesetzten einholen, ist dies ein Warnsignal.
Echte Auftragnehmer entscheiden in der Regel selbst, wann sie arbeiten. Die Verpflichtung, vor der Inanspruchnahme von Urlaub eine Genehmigung einzuholen, ist ein Anzeichen für eine falsche Einstufung.
Eine enge Überwachung der Art und Weise, wie die Arbeit ausgeführt wird, und nicht nur die Bewertung der Ergebnisse, deutet auf ein Arbeitsverhältnis hin.
Muss der Auftragnehmer die Arbeiten persönlich ausführen und kann er keinen qualifizierten Vertreter benennen, schwächt dies das Argument, dass er ein eigenständiges Unternehmen betreibt.
Eine feste monatliche Vergütung unabhängig vom Arbeitsaufwand ähnelt einem Angestelltenverhältnis. Auftragnehmer sollten ihren Kunden stattdessen abgeschlossene Projekte oder vereinbarte Leistungen in Rechnung stellen.
Die Nutzung einer Firmen-E-Mail-Adresse, die Nennung in internen Verzeichnissen oder die Vertretung des Unternehmens nach außen hin können auf eine Einbindung in die Organisation des Arbeitgebers hindeuten.
Auftragnehmer mit garantiertem Einkommen, ohne finanzielle Investition und ohne die Möglichkeit von Gewinnen oder Verlusten ähneln eher Arbeitnehmern.
Die Feststellung einer falschen Einstufung eines Arbeitnehmers kann gleichzeitig Verpflichtungen im Rahmen des Sozialversicherungs-, Steuer-, Arbeits- und Aufsichtsrechts nach sich ziehen.
Eines der größten finanziellen Risiken ist die Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen. Kommt die DRV zu dem Schluss, dass ein Auftragnehmer tatsächlich ein Arbeitnehmer war, muss der Arbeitgeber möglicherweise Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen – in der Regel für bis zu vier Jahre, bei vorsätzlicher Falscheinstufung sogar für bis zu 30 Jahre – zuzüglich monatlicher Säumniszuschläge in Höhe von 1 % des ausstehenden Betrags.
Eine Neueinstufung kann auch zu Lohnsteuerverbindlichkeiten führen. Die deutschen Steuerbehörden können feststellen, dass Lohnsteuer hätte einbehalten werden müssen, und der Arbeitgeber muss diese dann möglicherweise für alle vergangenen Monate nachzahlen, je nach ihrer Entscheidung.
Wird ein Auftragnehmer als Arbeitnehmer anerkannt, stehen ihm möglicherweise gesetzliche Arbeitnehmerrechte zu. Je nach Sachverhalt kann dies Ansprüche in Bezug auf bezahlten Jahresurlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Kündigungsfristen, Überstunden sowie den Schutz durch das deutsche Arbeitsrecht umfassen.
Darüber hinaus können die Behörden Zinsen auf überfällige Sozialversicherungsbeiträge erheben. Auch auf Steuerschulden können Zinsen anfallen.
Abgesehen von finanziellen Risiken kann eine falsche Einstufung auch eine strafrechtliche Haftung nach sich ziehen. Gemäß § 266a des deutschen Strafgesetzbuchs (StGB) drohen den Verantwortlichen im Unternehmen Geldstrafen oder Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren, wenn sie die Sozialversicherungsbeiträge ihrer Mitarbeiter nicht abführen.
Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern ist nicht nur eine arbeitsrechtliche Angelegenheit. Sie kann auch die Aufmerksamkeit anderer deutscher Behörden auf sich ziehen. Die Ermittlungen können Folgendes umfassen:
Wenn Sie der Meinung sind, dass ein Auftragnehmer möglicherweise falsch eingestuft wurde, ist es in der Regel kostengünstiger, frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, als auf eine behördliche Prüfung oder einen Rechtsstreit zu warten.
Prüfen Sie, ob Auftragnehmer in der Praxis tatsächlich selbstständig arbeiten und sich nicht lediglich auf den schriftlichen Vertrag stützen. Berücksichtigen Sie dabei Faktoren wie Aufsicht, Arbeitszeiten, Einbindung in das Unternehmen und wirtschaftliche Unabhängigkeit.
Besteht Unsicherheit, können Arbeitgeber ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutsche Rentenversicherung (DRV)beantragen. Eine förmliche Feststellung schafft Rechtssicherheit hinsichtlich des Beschäftigungsstatus des Arbeitnehmers auf der Grundlage der tatsächlichen Gegebenheiten des Arbeitsverhältnisses.
Wenn das Beschäftigungsverhältnis einem Arbeitsverhältnis ähnelt, sollten Arbeitgeber in Erwägung ziehen, das Arbeitsverhältnis neu zu gestalten oder die betreffende Person als Arbeitnehmer einzustellen. Ausländische Arbeitgeber ohne deutsche Rechtspersönlichkeit greifen häufig auf eine „ Employer of Record “ (EOR) zurück, um Arbeitnehmer vorschriftsmäßig zu beschäftigen und gleichzeitig die lokale Lohn- und Personalverwaltung zu vermeiden.
Hier sind zwei wirksame und praktische Möglichkeiten, die FMC Group ausländischen Arbeitgebern empfohlen werden, um das Risiko einer falschen Einstufung deutlich zu verringern:
Als ausländischer Arbeitgeber können Sie eine formelle Statusfeststellung einholen, bevor es zu einem Rechtsstreit oder einer Prüfung kommt. In Deutschland gibt es dafür ein rechtliches Verfahren, das sogenannte Statusfeststellungsverfahren. Die Clearingstelle (Clearingstelle) der Deutschen Rentenversicherung Bund (DRV) verwaltet dieses Verfahren. Im Rahmen dieses Verfahrens können die Parteien eine rechtsverbindliche Feststellung darüber erwirken, ob es sich bei einem Arbeitsverhältnis um ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis oder um eine echte Selbstständigkeit gemäß § 7a SGB IV handelt.
Zu kopierender/einzufügender Satz (Ersetzung): „Seit April 2022 ist es nach deutschem Recht Arbeitgebern gestattet, vor Beginn des Arbeitsverhältnisses eine vorläufige (prognostizierte) Entscheidung zu beantragen. Diese Regelung ist derzeit eine befristete, versuchsweise eingeführte Maßnahme, die bis zum 30. Juni 2027 in Kraft bleiben soll, bis die Regierung ihre Wirksamkeit überprüft hat.“
Einschränkungen, die Arbeitgeber beachten sollten: Obwohl dies von großem Wert ist, stellt es keine Garantie gegen künftige Probleme bei der Einhaltung der Vorschriften dar. Selbst wenn Sie über einen Bescheid aus dem Statusfeststellungsverfahren verfügen: Sollten Sie den Auftragnehmer später wie einen Arbeitnehmer behandeln, können die Behörden das Arbeitsverhältnis prüfen und den Status ändern.
Am sichersten ist es, Mitarbeiter über einen „ Employer of Record “-Dienst (EOR) einzustellen. Wenn Sie Kosten sparen möchten, können Sie einen Auftragnehmer beauftragen, dabei müssen Sie jedoch vorsichtig sein. Wenn Sie jedoch die Gründung einer juristischen Person, die Lohnabrechnung, Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und die Personalverwaltung vermeiden möchten, ist ein „ EOR “ die beste Option. Sie zahlen eine monatliche Gebühr pro Mitarbeiter und können problemlos Personal einstellen. So stellen gut strukturierte Unternehmen Mitarbeiter im Ausland ein.